كل مكتب لديه ميل قوي نحو الورق. من الملاحظات البسيطة إلى الأعمال المهمة، تتم طباعة كل شيء على الورق. في المقام الأول، لأنه كان دائمًا جزءًا من إنجاز الأمور. إنها الأداة الأساسية وتنجز المهمة.
ومع ذلك، هذا لا يعني أنه كان موجودًا دائمًا؛ هذا هو الخيار الافضل. لم تستخدم المكاتب وسائل أخرى، مما منعها من اكتشاف بديل أفضل للورق. ولكن في الواقع، يعد الاستغناء عن الأوراق خيارًا أفضل بكثير.
لماذا لا تستخدم الورق؟
يمكن أن يتم وضع الورق في غير مكانه، أو تجعده، أو رميه، أو جعله ضخمًا عند تخزينه. قم بالانتقال إلى النظام الرقمي وستحصل على الفوائد على الفور.
يمكن الوصول إلى كل شيء على الفور، ونقله من زميل إلى آخر دون عناء، كما أنه من السهل تخزينه ووضعه جانبًا حتى يحين وقت سحب معلومات معينة من الأرشيف.
لذا، فالسؤال ليس كثيرًا ما إذا كان الاستغناء عن الورق يستحق ذلك أم لا، بل كيف يمكنك تنفيذه بشكل صحيح؟
احصل على لوحة إعلانات
الشيء الوحيد الذي يتميز به الورق عن الرقمي هو أن هناك شيئًا يمكن لمسه جسديًا. لذلك، فهو يوفر هذا الشعور بالأمان لأنه موجود ويعرف الناس أين يمكن الحصول عليه.
الحل السهل لهذه المعضلة سيكون بمساعدة لوحة الإعلانات. سيتم نشر كل ما يدخل في الفضاء الرقمي على لوحة إعلانات فعلية. سيُعلم هذا أي شخص بوجود شيء واحد وأين يمكنه الحصول عليه.
تحويل المواد الرقمية إلى رموز QR
بمجرد الانتهاء من إعداد لوحة الإعلانات الخاصة بك وتشغيلها، فإن السؤال هو، ما الذي يجب أن يضعه الأشخاص عليها؟
لجعلها فعالة تماما، يجب أن تكون الإجابة على هذا السؤال QR رموز. سيتم تحويل المادة الرقمية إلى الصورة وسيتم عرضها على لوحة الإعلانات. لذلك، سيتمكن الأشخاص الذين يحتاجون إليها من الوصول إليها بسهولة من خلال مسح هواتفهم الذكية. لإنشاء واحدة، يمكنك دمجها لاستخدام رمز الاستجابة السريعة PDF
ما الذي يمكنك تحويله؟
قد تتساءل، هل هناك أي قيود على رموز QR؟ في مرحلة ما، هل ستكون هناك تحديات تقنية يجب التغلب عليها؟
قد يكون من الصعب تصديق ذلك، ولكن من النادر جدًا الوصول إلى حدود رموز QR. التكنولوجيا متعددة الاستخدامات ومرنة. لذا، إذا كنت تستطيع التفكير في الأمر، فمن الممكن القيام بذلك.
إليك الأشياء التي يمكنك تحويلها.
1. كتيبات وأدلة
داخل المكتب سيكون هناك كتيبات وأدلة لأشياء مختلفة. قد يتعلق الأمر بكيفية استخدام بعض الأجهزة المكتبية أو إجراءات العمل القياسية. مهما كان، يمكنك تحويله إلى رمز الاستجابة السريعة.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي الحصول على ملف PDF الخاص بالدليل، إذا كان متاحًا. مع إستخدام الأفضل مولد رمز الاستجابة السريعة عبر الإنترنت، يمكنك استخدامه على الفور لإنشاء رمز الاستجابة السريعة.
إذا لم يكن هناك ملف PDF متاح، قم بإنشاء واحد بنفسك. قم بمسح المستندات ضوئيًا أو قم بتحويل نسخة مشفرة إلى ملف PDF. بعد ذلك، ما عليك سوى تنفيذ الخطوات التالية المذكورة سابقًا.
2. استمارات
لا تنسى النماذج. يلتزم الموظفون بملء نموذج الإجازة، واستمارة الغياب الطبي، وغيرها الكثير.
يمكن تحويله بسهولة إلى ملف PDF يمكن لأي شخص الوصول إليه وتنزيله. من خلال التحويل، يمكنك دمج استخدام أ كود QR PDF لعمليات التكامل غير الورقية الخاصة بك.
وبطريقة مختلفة، يمكن تحويل النموذج المملوء إلى صورة. ثم قم بإنشاء رمز الاستجابة السريعة لذلك. سيكون الوصول إليه وإرساله سهلاً مثل استخدام ملف PDF.
3. وثائق العمل
إذا كان هناك نوع واحد من الورق يملأ كل طاولة، فهو أوراق العمل الذي بين يديك. إنها تتراكم، وعندما يحدث ذلك، يكون من الصعب العثور على أهمها، وقد يتم فقدان بعضها.
تمامًا مثل الأولين في هذه القائمة، يمكن تحويل الأوراق الموجودة إلى ملف PDF أو مستند Word. ولكن في حالة زيادة حجم الملف، يمكن تحميله كمستند Google. ما عليك سوى الحصول على الرابط القابل للمشاركة واستخدامه في إنشاء رمز QR الذي يمكن مشاركته في المكتب.
إضافة عبارة للحث على اتخاذ إجراء
لا تنس أن جميع رموز QR تبدو متشابهة. لذا، إذا قمت بوضعها على لوحة الإعلانات الخاصة بك، فسيكون من الصعب التمييز بين الغرض منها. لذلك، لا تنس إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لتلميح الغرض من رمز الاستجابة السريعة هذا.
اعتمادًا على منشئ رمز الاستجابة السريعة الخاص بك، سواء كنت تستخدمه otix أو أي شيء آخر، يمكنك أيضًا تخصيص الصورة إلى حد ما. يمكنك تغيير اللون وإضافة شعار، من بين أشياء أخرى. لذا، يمكنك أيضًا التلميح إلى ما تفعله الصورة ومن تهدف إليه.
الخلاصة:
في حين أن الورق ليس مثاليًا، فإن البديل غير الورقي ليس كذلك. هناك بعض التحديات عندما تضع كل شيء في الفضاء الرقمي. ومع ذلك، توفر رموز QR حلولاً بديلة لهذه المعضلات.
ما كان يبدو في السابق وكأنه مشكلة كبيرة أصبح الآن لا يكاد يذكر. ونتيجة لذلك، أصبح الاستغناء عن الورق أكثر ملاءمة من أي شيء آخر باستخدام مولد رمز الاستجابة السريعة الذي يحمل شعارًا مثل QRTiger.
بينغبك:كيف تحول مكتبك الورقي إلى مكتب بلا أوراق باستخدام رموز QR؟ - لوريلي ويب