Der typische Büroangestellte erhält etwa 80 E-Mails pro Tag. Bei dieser Menge an E-Mails können einzelne Nachrichten leicht übersehen werden. Befolgen Sie diese Grundregeln, um Ihre E-Mails zu notieren und darauf zu reagieren.
- Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail.
- Nutzen Sie die Zeilen des Betreffs angemessen.
- Halten Sie Ihre Nachrichten klar und kurz.
- Sei irgendwie höflich.
- Überprüfen Sie den Ton.
- Korrekturlesen.
1. Kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail
Eine der größten Stressquellen am Arbeitsplatz ist die schiere Menge an E-Mails, die Menschen erhalten. Bevor Sie also mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen, fragen Sie sich: „Ist das notwendig?“
Als Teil davon können Sie Ihr Telefon oder Instant Messaging verwenden, um Probleme zu beheben, die wahrscheinlich ein Hin- und Hergespräch erfordern. Nutzen Sie unser Tool zur Engagement-Vorbereitung
Identifizieren Sie die Plattformen, die für verschiedene Arten der Kommunikation ideal geeignet sind.
Außerdem sind E-Mails nicht so sicher, wie Sie es gerne hätten, zumal Menschen E-Mails senden können, ohne sich Gedanken über das Löschen des Konversationsverlaufs machen zu müssen. Vermeiden Sie den Austausch vertraulicher oder persönlicher Daten in einer E-Mail und schreiben Sie nicht über etwas, das Sie oder das Thema Ihrer E-Mail nicht auf einer Werbetafel in Ihrem Büro sehen möchten.
Versenden Sie, wann immer möglich, schlechte Nachrichten
Persönlich, Mann. Dies hilft Ihnen, sich mit Sympathie, Mitgefühl und Empathie zu verbinden und Wiedergutmachung zu leisten.
Wenn Ihr Beitrag falsch verstanden wird.
2. Erlauben Sie eine faire Verwendung der Zeilen des Betreffs
Die Schlagzeile einer Zeitung hat zwei Funktionen: Sie weckt Ihre Aufmerksamkeit und fasst den Artikel zusammen, sodass Sie entscheiden können, ob Sie ihn lesen möchten oder nicht. Von der Betreffzeile Ihrer E-Mail wird erwartet, dass sie dasselbe bewirkt.
Eine leere Betreffzeile wird eher ignoriert oder als Spam abgewiesen. Verwenden Sie daher immer ein paar sorgfältig ausgewählte Begriffe, um den Empfänger darüber zu informieren, worum es in der E-Mail geht.
Möglicherweise möchten Sie der Betreffzeile ein Datum hinzufügen, wenn Ihre Nachricht zu einer täglichen E-Mail-Serie gehört, z. B. einem wöchentlichen Projektupdate. Für eine Nachricht, die beantwortet werden muss, möchten Sie möglicherweise auch einen Aufruf zum Handeln hinzufügen, z. B. „Bitte antworten Sie bis zum 7. November.“
Die wertvollsten Informationen liefert eine gut geschriebene Betreffzeile wie die folgende, ohne dass der Empfänger überhaupt eine E-Mail öffnen muss. Dies dient als Erinnerung und erinnert die Empfänger jedes Mal an Ihr Meeting, wenn sie in ihren Posteingang schauen.
3. Halten Sie Ihre Nachrichten transparent und kurz
E-Mails müssen wie herkömmliche Geschäftsbriefe unkompliziert und prägnant sein. Halten Sie Ihre Sätze etwas kurz und auf den Punkt. Der Text der E-Mail sollte direkt und beschreibend sein und alle relevanten Informationen enthalten. Bitte lesen Sie unseren Beitrag zum Thema Schreibfähigkeiten.
Im Gegensatz zum herkömmlichen Brief kostet der Versand einiger E-Mails jedoch nicht mehr als nur eine. Wenn Sie also mit jemandem über verschiedene Themen sprechen müssen, sollten Sie für jeden eine eigene E-Mail schreiben. Dadurch wird Ihre Nachricht einfacher und Ihr Korrespondent kann jeweils nur auf ein Thema antworten.
Es ist wichtig, hier die Balance zu finden. Man möchte niemanden mit Buchstaben bombardieren und es macht Sinn, viele ähnliche Punkte in einem Text zu vereinen. Halten Sie es in diesem Fall mit nummerierten Absätzen oder Aufzählungspunkten locker und denken Sie über eine Aufteilung nach.
Details zu kleinen, gut organisierten Einheiten, um die Verdauung zu erleichtern.
Denken Sie auch daran, dass Monica angegeben hat, was Jackie tun soll (in diesem Fall den Bericht ändern). Wenn Sie es den Leuten leicht machen, zu sehen, was Sie wollen, ist die Chance größer, dass sie Ihnen dies bieten.
4. Seien Sie politisch
Man geht auch davon aus, dass E-Mails weniger formell sein sollten als herkömmliche E-Mails. Aber die Nachrichten, die Sie senden, sind das Ergebnis Ihrer Professionalität.
Prinzipien und Liebe zum Detail, sodass ein gewisses Maß an Formalität erforderlich ist.
Wenn Sie keine gute Freundschaft mit anderen haben, vermeiden Sie lockere Sprache, Slang, Fachjargon und falsche Abkürzungen. Emoticons können nützlich sein, um Ihre Bedeutung zu erklären, aber es ist am besten, sie nur für Personen zu verwenden, die Sie gut kennen.
Schließen Sie Ihre Nachricht je nach Situation mit den Worten „Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Alles Gute“ ab.
Empfänger können sich dafür entscheiden, E-Mails auszudrucken und mit anderen auszutauschen. Seien Sie also immer respektvoll.
5. Überprüfen Sie Ihren Ton
Wenn wir Menschen von Angesicht zu Angesicht treffen, verwenden wir die Körpersprache der anderen Person.
, Stimmton und Mimik, um festzustellen, wie sie sich fühlen. E-Mails berauben uns dieses Wissens, was bedeutet, dass wir nicht sagen können, wann jemand unsere Nachrichten missverstanden hat.
Die Wahl Ihres Wortschatzes, die Länge des Satzes, die Zeichensetzung und die Groß-/Kleinschreibung können ohne visuelle und akustische Hinweise leicht falsch interpretiert werden. Im ersten Beispiel unten geht Emma möglicherweise davon aus, dass Harry verärgert oder wütend ist, aber tatsächlich geht es ihm gut.