Wie verwandeln Sie Ihr papierbasiertes Büro mit QR-Codes in ein papierloses?

Jedes Büro hat eine starke Vorliebe für Papier. Von einfachen Notizen bis hin zu wichtigen Arbeiten wird alles auf Papier gedruckt. Vor allem, weil es schon immer dazu gehörte, Dinge zu erledigen. Es ist das einfachste Werkzeug und erledigt die Arbeit. 

Das bedeutet jedoch nicht, dass es schon immer da war; es ist die beste Wahl. Büros haben einfach keine anderen Medien genutzt, was sie daran hindert, eine bessere Alternative zum Papier zu finden. Aber in Wirklichkeit ist es eine viel bessere Wahl, papierlos zu arbeiten.

Warum papierlos werden?

Papier kann verlegt, zerknittert oder weggeworfen werden und ist sperrig aufzubewahren. Wenn Sie auf digital umsteigen, erleben Sie sofort die Vorteile.

Auf alles kann sofort zugegriffen werden, es kann mühelos von einem Kollegen zum anderen weitergegeben werden und es lässt sich leicht lagern und beiseite legen, bis bestimmte Informationen aus den Archiven entnommen werden müssen.

Es geht also nicht so sehr um die Frage, ob es sich lohnt, papierlos zu arbeiten, sondern vielmehr darum, wie man es richtig umsetzt.

Haben Sie ein Schwarzes Brett

Ein Vorteil von Papier gegenüber digitalem Material besteht darin, dass es etwas gibt, das physisch berührt werden kann. Es vermittelt also das Gefühl der Sicherheit, dass es da ist und die Leute wissen, wo sie es bekommen können.

Die einfache Lösung dieses Dilemmas wäre die Hilfe eines schwarzen Bretts. Alles, was in den digitalen Raum gelangt, wird auf einem echten Schwarzen Brett veröffentlicht. Dadurch wird jeder darüber informiert, dass etwas vorhanden ist und wo er es bekommen kann.

Konvertieren Sie digitale Materialien in QR-Codes

Sobald Sie Ihr Schwarzes Brett eingerichtet und in Betrieb genommen haben, stellt sich die Frage: Was sollten die Leute darauf veröffentlichen?

Um die volle Wirkung zu erzielen, sollte die Antwort auf diese Frage lauten QR-Codes. Ein digitales Material wird in das Bild umgewandelt und an die Pinnwand gestellt. So haben Personen, die es benötigen, mit dem Scan ihres Smartphones einfachen Zugriff darauf. Um einen zu erstellen, können Sie einen PDF-QR-Code integrieren

Was können Sie konvertieren?

Sie fragen sich vielleicht: Gibt es Einschränkungen für QR-Codes? Gibt es irgendwann technische Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt?

Es mag kaum zu glauben sein, aber es kommt sehr selten vor, dass QR-Codes an ihre Grenzen stoßen. Die Technologie ist vielseitig und flexibel. Wenn Sie also daran denken können, ist es möglich, es zu tun.

Hier sind die Dinge, die Sie konvertieren können.

1.  Handbücher und Anleitungen

Im Büro gibt es Handbücher und Leitfäden zu verschiedenen Themen. Dabei kann es sich um den Umgang mit bestimmten Bürogeräten oder um Standardarbeitsabläufe handeln. Was auch immer es sein mag, Sie können es in einen QR-Code umwandeln.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sich die PDF-Datei des Handbuchs zu besorgen, sofern diese verfügbar ist. Mit dem Einsatz des Besten QR-Code-Generator Online können Sie damit sofort einen QR-Code erstellen. 

Wenn keine PDF-Datei verfügbar ist, erstellen Sie selbst eine. Scannen Sie die Dokumente oder konvertieren Sie eine verschlüsselte Version in eine PDF-Datei. Führen Sie danach einfach die oben genannten nächsten Schritte aus.

2.  Online Formulare

Vergessen Sie nicht die Formulare. Mitarbeiter sind verpflichtet, ein Urlaubsformular, ein Formular für krankheitsbedingte Abwesenheit und vieles mehr auszufüllen.

Es kann einfach in eine PDF-Datei umgewandelt werden, die jeder, der es benötigt, abrufen und herunterladen kann. Durch die Konvertierung können Sie die Verwendung von a einbinden PDF-QR-Code zu Ihren papierlosen Integrationen.

Bei einem anderen Ansatz kann das ausgefüllte Formular in ein Bild umgewandelt werden. Erstellen Sie dann einen QR-Code dafür. Der Zugriff und die Übermittlung sind so einfach wie bei der Verwendung einer PDF-Datei.

3.  Arbeitsunterlagen

Wenn es eine Papiersorte gibt, die jeden Tisch füllt, dann ist es der Papierkram der jeweiligen Arbeit. Sie häufen sich, und wenn das passiert, ist es schwierig, die wichtigsten zu finden, und einige können sogar verloren gehen.

Genau wie die ersten beiden auf dieser Liste können die vorliegenden Unterlagen in eine PDF-Datei oder ein Word-Dokument umgewandelt werden. Sollte die Datei jedoch zu groß werden, kann sie als Google-Dokument hochgeladen werden. Holen Sie sich einfach den gemeinsam nutzbaren Link und erstellen Sie damit einen QR-Code, der im Büro geteilt werden kann.

Fügen Sie einen Handlungsaufruf hinzu

Vergessen Sie nicht, dass alle QR-Codes ähnlich aussehen. Wenn Sie sie also an Ihrer Pinnwand anbringen, ist es schwierig zu unterscheiden, wofür sie gedacht sind. Vergessen Sie daher nicht, einen Call-to-Action hinzuzufügen, der angibt, wofür dieser QR-Code gedacht ist.

Abhängig davon, ob Sie Ihren QR-Code-Generator verwenden otix oder etwas anderes, Sie können das Bild auch in gewissem Umfang personalisieren. Sie können unter anderem die Farbe ändern und ein Logo hinzufügen. So können Sie weitere Hinweise darauf geben, was das Bild bewirkt und für wen es bestimmt ist.

Fazit:

Während Papier nicht perfekt ist, ist die papierlose Alternative nicht perfekt. Es gibt einige Herausforderungen, wenn man alles in den digitalen Raum stellt. QR-Codes bieten jedoch alternative Lösungen für diese Probleme.

Was einst wie ein riesiger Aufwand schien, ist mittlerweile vernachlässigbar geworden. Dadurch ist die papierlose Nutzung durch die Verwendung eines QR-Code-Generators mit Logo wie QRTiger bequemer geworden als alles andere.