Tyypillinen toimistotyöntekijä saa noin 80 sähköpostia päivässä. Tällä postimäärällä yksittäiset viestit jäävät helposti huomaamatta. Noudata näitä perussääntöjä, kun haluat huomioida sähköpostisi ja toimia niiden mukaisesti.
- Älä ylikommunikoi sähköpostitse.
- Käytä oikeudenmukaisesti aiheen linjoja.
- Pidä viestisi selkeinä ja lyhyinä.
- Ole kohtelias.
- Tarkista ääni.
- Oikoluku.
1. Älä ylikommunikoi sähköpostitse
Yksi merkittävimmistä työstressin lähteistä on ihmisten vastaanottamien sähköpostien valtava määrä. Joten ennen kuin aloitat sähköpostin kirjoittamisen, kysy itseltäsi: "Onko tämä tarpeen?"
Osana tätä voit käyttää puhelinta tai pikaviestiä korjataksesi ongelmia, jotka todennäköisesti vaativat edestakaisin keskustelua. Käytä sitoutumisen valmistelutyökaluamme
Tunnista alustat, jotka sopivat ihanteellisesti erityyppiseen viestintään.
Sähköposti ei myöskään ole niin turvallinen kuin haluaisit sen olevan, varsinkin kun ihmiset voivat lähettää sähköposteja murehtimatta keskusteluhistorian poistamisesta. Vältä luottamuksellisten tai henkilökohtaisten tietojen vaihtamista sähköpostissa, äläkä kirjoita jostain, mitä sinä tai sähköpostisi aihepiiri, et halua toimistosi näkevän mainostaululla.
Aina kun mahdollista, lähetä huonoja uutisia
Henkilökohtaisesti, kaveri. Tämä auttaa sinua saamaan yhteyden sympatiaan, myötätuntoon ja empatiaan ja korjaamaan.
Jos viestisi on otettu väärin.
2. Salli aiheen linjojen oikeudenmukainen käyttö
Sanomalehden otsikolla on kaksi tehtävää: se kiinnittää huomiosi ja tiivistää artikkelin, jotta voit päättää, luetko sen vai et. Sähköpostisi aiherivin odotetaan tekevän saman.
Tyhjä aiherivi jätetään todennäköisemmin huomiotta tai hylätään roskapostina, joten käytä aina muutamaa hyvin valittua termiä kertoaksesi vastaanottajalle, mistä sähköpostista on kyse.
Voit halutessasi lisätä päivämäärän aiheriville, jos viestisi on yksi päivittäisistä sähköpostiviesteistä, kuten viikoittainen projektipäivitys. Jos viestiin on vastattava, voit myös lisätä toimintakehotuksen, kuten "Vastaa 7. marraskuuta mennessä".
Arvokkaimmat tiedot saadaan alla olevan kaltaisella hyvin kirjoitetulla aiherivillä ilman, että vastaanottajan tarvitsee edes avata sähköpostia. Tämä toimii muistutuksena, joka muistuttaa vastaanottajia kokouksestasi aina, kun he katsovat postilaatikkoaan.
3. Pidä viestisi läpinäkyvinä ja lyhyinä
Sähköpostien, kuten tavanomaisten liikekirjeiden, on oltava yksinkertaisia ja ytimekkäitä. Pidä lauseesi hieman lyhyitä ja ytimekkäitä. Sähköpostin tekstiosan tulee olla suora ja kuvaava, ja sen tulee sisältää kaikki asiaankuuluvat tiedot. Katso kirjoitustaidoistamme kertova viestimme.
Toisin kuin perinteiset kirjeet, muutaman sähköpostin lähettäminen ei kuitenkaan maksa enempää kuin yksi. Joten jos sinun on keskusteltava jonkun kanssa useista eri aiheista, harkitse erillisen sähköpostin kirjoittamista kullekin heistä. Tämä tekee viestistäsi yksinkertaisempaa ja auttaa kirjeenvaihtajaasi vastaamaan yhteen aiheeseen kerrallaan.
Tässä on tärkeää löytää tasapaino. Et halua pommittaa ketään kirjaimilla, ja on järkevää yhdistää useita samanlaisia kohtia samaan tekstiin. Kun näin tapahtuu, pidä se rennosti numeroitujen kappaleiden tai luettelomerkkien avulla ja harkitse "paloittamista".
Yksityiskohdat pienistä, hyvin organisoiduista yksiköistä ruoansulatuksen helpottamiseksi.
Muista myös, että Monica ilmoitti, mitä hän halusi Jackien tekevän (tässä tapauksessa muuta raporttia). Jos teet ihmisten näkevän haluamansa helpoksi, he antavat sinulle tämän todennäköisemmin.
4. Ole poliittinen
Ihmiset olettavat myös, että sähköpostien tulisi olla vähemmän muodollisia kuin perinteiset. Mutta lähettämäsi viestit ovat tulosta ammattitaidostasi.
Periaatteet ja huomiota yksityiskohtiin siten, että vaaditaan tiettyä muodollisuutta.
Jos sinulla ei ole kunnollista ystävyyttä muiden kanssa, vältä satunnaista kieltä, slangia, ammattislangia ja vääriä lyhenteitä. Hymiöt voivat olla hyödyllisiä selittämään merkityksesi, mutta on parasta käyttää niitä vain tuntemillesi ihmisille.
Lopeta viestisi sanoilla "Terveisin", "Ystävällisin terveisin" tai "Terveisintä" tilanteesta riippuen.
Vastaanottajat voivat päättää tulostaa ja vaihtaa sähköposteja muiden kanssa, joten ole aina kunnioittava.
5. Tarkista äänensävy
Kun tapaamme ihmisiä kasvokkain, käytämme toisen henkilön kehonkieltä.
, äänen sävy ja ilmeet määrittääksesi, miltä heistä tuntuu. Sähköposti vie meiltä tämän tiedon, mikä tarkoittaa, että emme voi sanoa, milloin ihmiset ovat ymmärtäneet viestimme väärin.
Sanastovalintasi, lauseen pituus, välimerkit ja isot kirjaimet voidaan helposti tulkita väärin ilman visuaalisia ja kuultavia vihjeitä. Alla olevassa ensimmäisessä esimerkissä Emma voi olettaa, että Harry on järkyttynyt tai vihainen, mutta itse asiassa hän voi hyvin.