Kuinka muuttaa paperipohjainen toimistosi paperittomaksi QR-koodien avulla?

Jokaisella toimistolla on vahva mieltymys paperia kohtaan. Yksinkertaisista muistiinpanoista tärkeisiin töihin kaikki on painettu paperille. Lähinnä siksi, että se on aina ollut osa asioiden hoitamista. Se on alkeellisin työkalu ja sillä saa työn tehtyä. 

Se ei kuitenkaan tarkoita, että se on aina ollut siellä; se on paras valinta. Toimistot eivät vain ole käyttäneet muita välineitä, mikä estää niitä löytämästä parempaa vaihtoehtoa paperille. Mutta todellisuudessa paperittomaksi siirtyminen on paljon parempi valinta.

Miksi mennä paperittomaksi?

Paperi voi joutua väärään paikkaan, rypistyä, sinkoutua ja olla tilaa vieviä varastointia varten. Siirry digitaalisuuteen ja koet heti edut.

Kaikki on saatavilla välittömästi, siirtää työtoverilta toiselle vaivattomasti, ja se on helppo varastoida ja jättää syrjään siihen hetkeen, jolloin tiettyjä tietoja on poistettava arkistosta.

Kyse ei siis ole siitä, onko paperittomaksi siirtyminen sen arvoista, vaan pikemminkin siitä, kuinka se toteutetaan oikein?

Pidä ilmoitustaulu

Yksi asia, jolla paperilla on etu digitaaliseen verrattuna, on se, että siinä on jotain, jota voidaan fyysisesti koskettaa. Joten se tarjoaa sen turvallisuuden tunteen, että se on olemassa ja ihmiset tietävät, mistä sen saa.

Helppo ratkaisu tähän ongelmaan olisi ilmoitustaulun avulla. Kaikki, mikä menee digitaaliseen tilaan, julkaistaan ​​varsinaiselle ilmoitustaululle. Tämä ilmoittaa kenelle tahansa, että yksi asia on läsnä ja mistä he voivat saada sen.

Muunna digitaaliset materiaalit QR-koodeiksi

Kun olet saanut ilmoitustaulusi käyntiin, kysymys kuuluu, mitä ihmisten pitäisi laittaa sille?

Jotta se olisi täysin tehokas, vastauksen tähän kysymykseen tulisi olla QR-koodit. Digitaalinen materiaali muunnetaan kuvaksi ja se nostetaan ilmoitustaululle. Joten ihmiset, jotka tarvitsevat sitä, pääsevät siihen helposti älypuhelimensa skannauksen avulla. Voit tehdä sellaisen integroimalla PDF- QR-koodin

Mitä voit muuntaa?

Saatat ihmetellä, onko QR-koodeilla rajoituksia? Olisiko jossain vaiheessa teknisiä haasteita, jotka pitäisi voittaa?

Sitä voi olla vaikea uskoa, mutta QR-koodien rajojen saavuttaminen on erittäin harvinaista. Tekniikka on monipuolinen ja joustava. Joten jos voit ajatella sitä, se on mahdollista tehdä.

Tässä ovat asiat, jotka voit muuntaa.

1.  Käsikirjat ja oppaat

Toimiston sisällä on eri asioiden oppaita ja oppaita. Se voi olla tiettyjen toimistolaitteiden tai tavallisten työmenetelmien käyttäminen. Mikä tahansa se voi olla, voit muuntaa sen QR-koodiksi.

Paras tapa tehdä tämä on hankkia käsikirjan PDF-tiedosto, jos se on saatavilla. Käyttämällä parasta QR-koodin generaattori verkossa, voit heti käyttää sitä QR-koodin luomiseen. 

Jos PDF-tiedostoa ei ole saatavilla, tee sellainen itse. Skannaa asiakirjat tai muunna koodattu versio PDF-tiedostoksi. Suorita sen jälkeen vain edellä mainitut seuraavat vaiheet.

2.  Lomakkeet

Älä unohda lomakkeita. Työntekijöiden on täytettävä lomalomake, sairauspoissaololomake ja paljon muuta.

Se voidaan helposti muuntaa PDF-tiedostoksi, jota kuka tahansa sitä tarvitseva voi käyttää ja ladata. Muunnoksen avulla voit käyttää a PDF QR-koodi paperittomiin integraatioihisi.

Toisella tavalla täytetty lomake voidaan muuntaa kuvaksi. Luo sitten sille QR-koodi. Se on yhtä helppo käyttää ja lähettää kuin PDF-tiedoston käyttäminen.

3.  Työasiakirjat

Jos on olemassa yksi paperityyppi, joka täyttää jokaisen pöydän, se on käsillä olevan työn paperityö. Niitä kasaantuu, ja kun niin tapahtuu, tärkeimpiä on vaikea löytää ja osa voi jopa kadota.

Kuten tämän luettelon kaksi ensimmäistä, käsillä oleva paperityö voidaan muuntaa PDF-tiedostoksi tai Word-asiakirjaksi. Mutta jos tiedosto kasvaa liian suureksi, se voidaan ladata Google-asiakirjana. Hanki vain jaettava linkki ja käytä sitä luodessasi QR-koodin, joka voidaan jakaa toimistossa.

Lisää toimintakehotus

Älä unohda, että kaikki QR-koodit näyttävät samanlaisilta. Joten jos rivität ne ilmoitustaulullesi, olisi vaikea erottaa, mihin se on tarkoitettu. Siksi älä unohda lisätä toimintakehotusta, joka vihjaa QR-koodin tarkoitukseen.

Riippuen QR-koodigeneraattoristasi, käytätkö sitä Otix tai jotain muuta, voit myös muokata kuvaa tietyssä määrin. Voit muuttaa väriä ja lisätä logon mm. Voit siis vielä vihjata, mitä kuva tekee ja kenelle se on tarkoitettu.

Johtopäätös:

Vaikka paperi ei ole täydellinen, paperiton vaihtoehto ei ole yhtä hyvä. On joitain haasteita, kun laittaa kaiken digitaaliseen tilaan. QR-koodit tarjoavat kuitenkin vaihtoehtoisia ratkaisuja näihin ongelmiin.

Se, mikä ennen tuntui valtavalta vaivalta, on nyt muuttunut merkityksettömäksi. Tämän seurauksena paperittomasta käytöstä on tullut helpompaa kuin mikään muu käyttämällä QR-koodigeneraattoria, jossa on logo, kuten QRTiger.