Kako pretvoriti svoj papirnati ured u ured bez papira pomoću QR kodova?

Svaki ured jako voli papir. Od jednostavnih bilješki do važnih poslova, sve je ispisano na papiru. Uglavnom zato što je to uvijek bio dio obavljanja stvari. To je najosnovniji alat i obavlja posao. 

Međutim, to ne znači da je oduvijek bilo tu; to je najbolji izbor. Uredi jednostavno nisu koristili druge medije, što ih sprječava da otkriju bolju alternativu papiru. Ali u stvarnosti, bez papira je mnogo bolji izbor.

Zašto ići bez papira?

Papir se može izgubiti, zgužvati, baciti i glomazan za spremanje. Pređite na digitalno i odmah ćete osjetiti prednosti.

Svemu se može pristupiti odmah, bez napora se može prenositi od jednog kolege do drugog i lako se skladišti i odlaže sa strane do trenutka kada se određene informacije trebaju izvući iz arhive.

Dakle, nije veliko pitanje isplati li se bezpapirni rad ili ne, već kako to pravilno implementirati?

Imajte oglasnu ploču

Jedna stvar u kojoj papir ima prednost u odnosu na digitalni je da postoji nešto što se može fizički dotaknuti. Dakle, pruža osjećaj sigurnosti da je tu i da ljudi znaju gdje ga mogu nabaviti.

Jednostavno rješenje ove dileme bilo bi uz pomoć oglasne ploče. Sve što ide u digitalni prostor bit će objavljeno na stvarnoj oglasnoj ploči. To će svakoga obavijestiti da je jedna stvar prisutna i gdje je mogu nabaviti.

Pretvorite digitalne materijale u QR kodove

Nakon što ste svoju oglasnu ploču pokrenuli, pitanje je što bi ljudi trebali staviti na nju?

Da bi bio potpuno učinkovit, odgovor na to pitanje trebao bi biti QR kodove. Digitalni materijal će se pretvoriti u sliku i to će biti postavljeno na oglasnu ploču. Dakle, ljudi kojima je to potrebno imat će jednostavan pristup skeniranjem svog pametnog telefona. Da biste ga napravili, možete integrirati korištenje PDF QR koda

Što možete pretvoriti?

Možda se pitate postoje li ograničenja za QR kodove? Hoće li u nekom trenutku biti tehničkih izazova koje treba prevladati?

Možda je teško povjerovati, ali vrlo je rijetko doseći granice QR kodova. Tehnologija je svestrana i fleksibilna. Dakle, ako se toga možete sjetiti, moguće je to učiniti.

Evo stvari koje možete pretvoriti.

1.  Priručnici i vodiči

Unutar ureda bit će priručnici i vodiči o različitim stvarima. To može biti kako koristiti određene uredske uređaje ili standardne radne procedure. Što god to bilo, možete ga pretvoriti u QR kod.

Najbolji način da to učinite je da dobijete PDF datoteku priručnika, ako je dostupna. Uz korištenje najboljih Generator QR kodova online, možete ga odmah koristiti za izradu QR koda. 

Ako nema dostupne PDF datoteke, napravite je sami. Skenirajte dokumente ili pretvorite kodiranu verziju u PDF datoteku. Nakon toga jednostavno izvršite sljedeće korake spomenute ranije.

2.  Obrasci

Ne zaboravite na obrasce. Zaposlenici su dužni ispuniti obrazac za dopust, obrazac za bolničko odsustvo i još mnogo toga.

Može se jednostavno pretvoriti u PDF datoteku kojoj može pristupiti i preuzeti svatko kome je potrebna. Pretvorbom možete uključiti korištenje a PDF QR kod vašim integracijama bez papira.

Na drugačiji način, ispunjeni obrazac se može pretvoriti u sliku. Zatim izradite QR kod za njega. Bit će mu lako pristupiti i poslati kao da koristite PDF datoteku.

3.  Radni dokumenti

Ako postoji jedna vrsta papira koja ispunjava svaki stol, to je papirologija posla koji je pri ruci. Nagomilavaju se, a kada se to dogodi, teško je pronaći najvažnije, a neki se mogu i izgubiti.

Baš kao i prva dva na ovom popisu, papirologija koja je pri ruci može se pretvoriti u PDF datoteku ili Word dokument. Ali u slučaju da datoteka postane prevelika, može se učitati kao Google dokument. Jednostavno nabavite poveznicu za dijeljenje i upotrijebite je za izradu QR koda koji se može dijeliti u uredu.

Dodajte poziv na radnju

Ne zaboravite da svi QR kodovi izgledaju slično. Dakle, ako ih postavite na svoju oglasnu ploču, bilo bi teško razlikovati za što je jedan. Stoga ne zaboravite dodati poziv na akciju kako biste nagovijestili čemu taj QR kod.

Ovisno o vašem generatoru QR koda, koristite li ga Otix ili nešto drugo, također možete personalizirati sliku do određene mjere. Između ostalog možete promijeniti boju i dodati logo. Dakle, možete dodatno nagovijestiti što slika radi i kome je namijenjena.

Zaključak:

Iako papir nije savršen, alternativa bez papira nije tako dobra. Postoje neki izazovi kada sve stavite u digitalni prostor. Međutim, QR kodovi daju alternativna rješenja za ove dileme.

Ono što se nekada činilo kao velika gnjavaža sada je postalo zanemarivo. Kao rezultat toga, korištenje generatora QR kodova s ​​logotipom kao što je QRTiger postalo je praktičnije bez papira u odnosu na bilo što drugo.