Hogyan lehet papíralapú irodáját QR-kódokkal papírmentessé alakítani?

Minden iroda erősen kedveli a papírt. Az egyszerű jegyzetektől a fontos munkákig minden papírra van nyomtatva. Főleg azért, mert ez mindig is része volt a dolgok elvégzésének. Ez a legalapvetőbb eszköz, és elvégzi a munkát. 

Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindig is ott volt; ez a legjobb választás. Az irodák egyszerűen nem használtak más médiát, ami megakadályozza őket abban, hogy jobb alternatívát fedezzenek fel a papír helyett. De a valóságban a papírmentesség sokkal jobb választás.

Miért válassz papírmentessé?

A papír rossz helyen, gyűrött, kidobható és terjedelmes tárolás esetén előfordulhat. Váltson át a digitálisra, és azonnal megtapasztalhatja az előnyöket.

Minden azonnal elérhető, könnyedén átadható egyik kollégáról a másiknak, könnyen raktározható és félretehető mindaddig, amíg bizonyos információkat ki kell húzni az archívumból.

Tehát nem az a kérdés, hogy megéri-e papírmentessé válni vagy sem, hanem inkább az, hogyan valósítsd meg helyesen?

Legyen egy hirdetőtábla

Az egyik dolog, hogy a papírnak előnye van a digitálishoz képest, hogy van valami, amit fizikailag meg lehet érinteni. Tehát azt a biztonságérzetet nyújtja, hogy ott van, és az emberek tudják, hol szerezhetik be.

Ennek a dilemmának a könnyű megoldása egy hirdetőtábla segítségével lenne. Minden, ami a digitális térbe kerül, egy tényleges hirdetőtáblára kerül. Ezzel mindenkit tájékoztatni fog arról, hogy egy dolog jelen van, és hol szerezheti be.

Konvertálja a digitális anyagokat QR-kódokká

Miután felállította a hirdetőtáblát, a kérdés az, hogy mit tegyenek rá az emberek?

Ahhoz, hogy teljesen hatékony legyen, a kérdésre a választ kell adni QR-kód. A digitális anyag képpé lesz konvertálva, és felkerül a faliújságra. Így azok, akiknek szükségük van rá, könnyen hozzáférhetnek az okostelefonjuk beolvasásával. Ennek elkészítéséhez integrálhatja a PDF QR-kód használatát

Mit tudsz konvertálni?

Kíváncsi lehet, van-e korlátozás a QR-kódokra? Lesznek valamikor technikai kihívások, amelyeket le kell küzdeni?

Lehet, hogy nehéz elhinni, de nagyon ritka, hogy elérjük a QR-kódok határait. A technológia sokoldalú és rugalmas. Szóval, ha gondolod, meg tudod csinálni.

Itt vannak a konvertálható dolgok.

1.  Kézikönyvek és útmutatók

Az irodán belül különböző dolgokról szóló kézikönyvek és útmutatók lesznek. Lehet, hogy bizonyos irodai eszközöket hogyan kell használni, vagy szabványos munkafolyamatokat. Bármi legyen is az, QR-kóddá alakíthatja.

Ennek legjobb módja, ha kézbe veszi a kézikönyv PDF-fájlját, ha az elérhető. A legjobb felhasználásával QR kód generátor online, azonnal felhasználhatja QR-kód létrehozására. 

Ha nem áll rendelkezésre PDF-fájl, készítsen egyet saját maga. Szkennelje be a dokumentumokat, vagy konvertálja a kódolt verziót PDF-fájllá. Ezt követően egyszerűen hajtsa végre a korábban említett következő lépéseket.

2.  Űrlapok

Ne feledkezzünk meg a formákról. Az alkalmazottaknak ki kell tölteniük a szabadságról szóló űrlapot, az egészségügyi hiányzási űrlapot és még sok mást.

Könnyen konvertálható PDF fájllá, amelyhez bárki hozzáférhet és letölthető, akinek szüksége van rá. Az átalakításon keresztül beépítheti az a PDF QR kód a papírmentes integrációihoz.

Más megközelítésben a kitöltött űrlap képpé alakítható. Ezután hozzon létre egy QR-kódot. Olyan egyszerű lesz elérni és beküldeni, mint egy PDF-fájlt.

3.  Munkadokumentumok

Ha van egyfajta papír, amely minden asztalt megtölt, az az éppen aktuális munka papírmunkája. Felhalmozódnak, és amikor ez megtörténik, nehéz megtalálni a legfontosabbakat, és néhányuk elveszhet.

Csakúgy, mint a lista első kettője, a kéznél lévő papírmunka PDF-fájllá vagy Word-dokumentummá konvertálható. De abban az esetben, ha a fájl túl nagy lesz, feltöltheti Google-dokumentumként. Egyszerűen szerezze be a megosztható linket, és használja azt az irodában megosztható QR-kód létrehozásához.

Adjon hozzá cselekvésre ösztönzést

Ne felejtse el, hogy minden QR-kód hasonlóan néz ki. Tehát, ha felsorakoztatja őket a hirdetőtábláján, nehéz lenne megkülönböztetni, mire való. Ezért ne felejtsen el cselekvésre ösztönzést hozzáadni, amely utal arra, hogy mire való ez a QR-kód.

A QR-kód generátortól függően, hogy használja-e Otix vagy valami más, bizonyos mértékig személyre szabhatja a képet. Többek között megváltoztathatja a színt és hozzáadhat logót. Így tovább utalhat arra, hogy mit csinál a kép, és kinek szánja.

Következtetés:

Bár a papír nem tökéletes, a papírmentes alternatíva nem olyan. Vannak kihívások, amikor mindent a digitális térbe helyezünk. A QR-kódok azonban alternatív megoldásokat kínálnak ezekre a dilemmákra.

Ami korábban óriási szóváltásnak tűnt, az mára elhanyagolhatóvá vált. Ennek eredményeként a papírmentessé válás minden mással szemben kényelmesebbé vált a QRTigerhez hasonló logóval ellátott QR-kód generátor használatával.