Hampir setiap organisasi saat ini sedang mengerjakan bentuk digitalisasi tertentu. Digitalisasi ini semakin berkaitan dengan karyawan itu sendiri. Bagaimanapun, mereka harus mulai bekerja dengan cara yang berbeda. Hal ini sering kali terjadi karena tersedianya solusi baru seperti Office365, aplikasi (bisnis) baru, atau intranet sosial. Semua alat digital ini dimaksudkan untuk berkontribusi terhadap peningkatan produktivitas dan/atau kolaborasi yang lebih cerdas. Itu adalah tujuannya, tapi apakah itu berhasil…
Kami melihat banyak organisasi kini menyadari perlunya mengikuti transformasi digital. Keinginan dan persyaratan alat baru dicatat dan berdasarkan keinginan dan persyaratan tersebut, solusi kerja dibuat. Proyek ini ‘berhasil’.
Namun, yang menyakitkan adalah bahwa solusi tersebut pada akhirnya terlalu sering tidak digunakan atau tidak cukup. Karyawan masih sering harus bekerja secara berbeda, tanpa dukungan yang memadai. Terdengar familiar di telinga bukan?
Para profesional melihat perlunya memikirkan pengguna.
Bukan hal baru saat ini bahwa kita tidak bisa begitu saja mengimplementasikan alat digital baru dengan dorongan teknis. Lalu tiba-tiba alat baru akan dipasang, tanpa pengguna akhir secara aktif mendengarnya serta didampingi dan dilibatkan. Singkatnya, para profesional melihat perlunya berpikir dari 'bagaimana kita menyelesaikan masalah untuk pengguna akhir.' Mereka semakin menyadari bahwa pengguna adalah pusatnya, kita harus berkomunikasi tentang 'mengapa' dan bahwa desain dan fungsionalitasnya bermakna dan relevan dengan kebutuhan. pengguna akhir.
Singkatnya, para profesional melihat perlunya berpikir dari 'bagaimana kami menyelesaikan berbagai hal untuk pengguna akhir.'
Dalam sebuah blog dari grup pemasaran presisi, organisasi yang berfokus pada persepsi pengguna akhir menghasilkan 60% lebih banyak penjualan. Namun demikian, mereka menggambarkan bahwa relatif sedikit organisasi yang meluangkan anggarannya untuk ‘adopsi’ dan pengalaman pengguna alat baru ini. 37% dari seluruh organisasi melihat urgensinya dan mengeluarkan anggaran untuk memperkenalkan alat digital baru dari pengguna akhir.
Kami dengan jelas melihat ‘rasa sakit’ ketika alat baru ini tidak digunakan. Banyak waktu dan anggaran yang telah diinvestasikan untuk sebuah alat kerja, namun alat tersebut belum (cukup) memberikan kontribusi untuk menjadi lebih produktif atau bekerja lebih cerdas.
Menarik juga: Transformasi digital adalah tentang manusia
Secara keseluruhan, pertanyaan utamanya adalah: ‘Bagaimana kita dapat memastikan bahwa pengguna akhir menginginkan sistem baru, namun dapat dan akan terus menggunakannya? Dalam artikel ini, saya akan membawa Anda ke sebuah metode – Model Kematangan – yang membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.
Adopsi lebih dari sekedar pelatihan.
Ada banyak aspek yang berperan dalam ‘menerima’ alat digital baru. Tekniknya harus teratur, sistemnya juga harus user-friendly, kontennya harus ada dengan benar, dan kontennya harus relevan dan mutakhir. Namun fungsionalitas alat tersebut juga harus sesuai dengan keinginan pengguna akhir.
Pengguna akhir ini dihadapkan pada rasa frustrasi tertentu, dan kami ingin sistem baru dapat mengatasi rasa frustrasi tersebut untuk mereka. Itupun belum semuanya, karena komunikasi harus sejalan dengan budaya organisasi dan pengguna akhir juga harus mendapat bimbingan dan dukungan yang tepat dan sesuai bagi mereka. Itu adalah daftar lengkapnya!
Sebelumnya, kami berpikir bahwa pelatihan atau dukungan saja sudah cukup, namun hal tersebut sudah ketinggalan jaman. Jika karyawan tidak tahu mengapa mereka harus beralih ke alat baru atau tidak tahu apa yang harus dilakukan dengannya, hanya sedikit orang yang akan memikirkan hal ini sendiri. Karyawan lainnya lebih memilih untuk terus bekerja dengan cara lama. Oleh karena itu, adopsi adalah proses berkelanjutan di mana Anda terus merespons budaya organisasi dan karyawan. Baik sebelum dan sesudah diluncurkan dengan perangkat lunak baru.
Oleh karena itu, adopsi adalah proses berkelanjutan di mana Anda terus merespons budaya organisasi dan karyawan.
Karyawan dengan sikap berbeda terhadap perubahan
Untuk mencapai hasil akhir, yaitu keberhasilan penggunaan alat baru ini oleh kelompok sasaran yang dituju, kami menyadari bahwa tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua. Kami memiliki kelompok orang berbeda yang memiliki sikap berbeda terhadap perubahan. Teori inovasi Rogers yang berasal dari pemasaran menggambarkan istilah inovator, pengadopsi awal, dan lamban. Istilah-istilah ini juga cocok dengan penerapan alat digital baru. Anda ingin menggunakan sumber daya dan aktivitas yang tersedia seefisien mungkin, dan panduan apa pun mudah dilakukan.
Model kedewasaan sebagai pedoman dalam bekerja menuju kesuksesan
Model kedewasaan – sebuah model yang disusun berdasarkan pengalaman praktis dan, antara lain, teori Rogers – membantu secara bertahap menuju keberhasilan penggunaan sistem baru, oleh 80 hingga 85% pengguna akhir dalam organisasi. Dalam model (lihat gambar) dibedakan antara 3 jenis sikap karyawan selama proses perubahan:
- Peminatnya: yang terdepan (10-15%)
- Yang sedikit ditunggu: pengikut (30-35%)
- Makhluk kebiasaan: orang yang tersesat (30-35%)
Setiap lintasan perubahan berbeda-beda dalam hal sasaran, ukuran, dampak, dan kelompok sasaran. Namun dalam setiap perubahan, Anda dapat mengidentifikasi berbagai tipe orang, masing-masing memiliki sikapnya sendiri terhadap perubahan. Model Kedewasaan merespons tipe orang seperti ini.
Dengan setiap perubahan dan di setiap organisasi Anda mendengar pernyataan seperti:
'Saya ingin melihat demonya!'
'Jika ada masalah gigi, saya tidak mau mengatasinya.'
“Saya suka berpikir.”
“Saya akan terus bekerja dengan cara lama selama mungkin.”
“Pertama, saya ingin diyakinkan dan memahami cara kerjanya.”
“Apa yang diharapkan dariku?”
“Mengapa saya harus mengerjakan ini?”
Pernyataan yang dapat dikenali?
Jenis pengguna akhir
Ketika salah satu pengguna akhir suka berpikir bersama, berpartisipasi dan antusias (pemimpin), pengguna akhir lainnya akan menolak ketika mereka mendengar bahwa perubahan akan terjadi (lamban). Pengguna akhir ini ingin membiasakannya. Jika salah satu pengguna akhir menginginkan kejelasan dan baru kemudian menjadi yakin (pengikut), pengguna akhir lainnya memerlukan lebih banyak dukungan dan perhatian pribadi (lamban). Selain itu, yang satu terpotong karena masalah besar dalam sistem (pengikut), sementara yang lain tidak berfungsi karena go-live terus-menerus ditunda (pemimpin).
Asumsi yang tidak disadari
Arend Ardon menulis dalam Breakthrough the Circle (aff.) Bahwa kita memiliki asumsi bawah sadar tentang perubahan. Para manajer berpendapat bahwa kita harus terbuka dan jujur terhadap karyawan kita, namun jika menyangkut hal ini, sering kali mereka tidak bersikap sama sekali. Kita juga secara tidak sadar menganggap generasi tua sulit berubah dan generasi muda antusias.
Selain itu, kami berpikir bahwa kami meyakinkan setiap orang tentang perubahan dengan cara yang sama. Secara tidak sadar, kita berasumsi bahwa jika kita terus berkomunikasi dan terlibat, kita akan menyadarkan seluruh karyawan bahwa sistem baru ini menawarkan keunggulan dibandingkan cara kerja yang ada saat ini. Tidak ada yang kurang benar.
Di seluruh organisasi, dari departemen hingga tim, manajemen hingga karyawan, dan antara muda dan tua, terdapat orang-orang dengan sikap berbeda terhadap perubahan. Anda harus menangani kelompok orang ini dengan cara yang berbeda dan melibatkan mereka dalam perubahan. Sekali lagi, satu ukuran tidak cocok untuk semua!
Mengapa model kedewasaan membantu organisasi Anda?
Pendekatan yang tepat, orang yang tepat, sumber daya yang tepat
Anda tidak dapat mengubah seluruh organisasi sekaligus. Model ini tidak hanya didasarkan pada berbagai tipe orang yang harus Anda perhitungkan dengan cara yang berbeda, namun juga menggambarkan aktivitas bulanan dan sumber daya yang diperlukan untuk pada akhirnya bekerja menuju kesuksesan.
Untuk penerapan alat baru Anda, misalnya, penting untuk terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang tujuan dan peta jalan dari proses tersebut. Penting juga untuk menjelaskan manfaat dari pengguna akhir agar dapat mengatasinya dengan cara yang benar. Nanti dalam proses adopsi Anda – jika Anda telah meyakinkan para terdepan (penggemar), bagikan kisah sukses dan pengalaman grup ini dengan rekan-rekan lainnya.
Aktivitas dan sumber daya ini berperan dan sejalan dengan perbedaan sikap karyawan terhadap perubahan. Pada setiap tahap, Anda menangani kelompok yang berbeda (pemimpin, pengikut, dan kelompok lamban). Anda kemudian mengetahui cara menggunakan aktivitas dan sumber daya yang tepat secara efektif, dan Anda berbicara dengan orang yang tepat.
Saya sudah menyebutkannya, tapi jangan mencoba meyakinkan semua orang sekaligus. Itu tidak berhasil. Pada awal perubahan, fokuslah pada para peminat dalam organisasi, para pelopor. Buat mereka antusias dan serahkan pemimpin ke tangan mereka untuk meyakinkan rekan-rekan mereka. Mereka senang melakukan itu. Semakin banyak pengikut yang ditunggu, mereka hanya mau bergabung dengan perubahan jika sudah ada kejelasan lebih lanjut. Mereka yang tersesat tidak akan bergabung sampai yang lama sudah tidak ada lagi, dan mereka menerima bimbingan pribadi. Anda secara aktif melibatkan mereka setelah para pelopor dan pengikutnya yakin.
Mengukur berarti mengetahui
Model kedewasaan juga mengasumsikan bahwa Anda terus melakukan pengukuran selama proses perubahan, untuk melacak apakah Anda telah mencapai tujuan yang ditetapkan. Pengukuran pertama adalah pengukuran dasar, yang membantu menentukan kapan alat baru tersebut berhasil. Kemajuannya akan terus diukur dan tidak akan berakhir ketika proyek berakhir.
Metode pengukuran dilakukan sekitar tiga, enam, dan sembilan bulan setelah diluncurkan. Pikirkan pengukuran kuantitatif dan kualitatif tentang penggunaan alat yang bermakna, apresiasi karyawan, dan kontribusi terhadap tujuan organisasi.
Dengan mengukur, Anda selalu mengetahui kemajuan proses dan Anda dapat tetap berkomunikasi dengan manajemen. Anda melihat aktivitas apa yang sudah atau belum Anda lakukan dan Anda melihat di statistik berapa persen pengguna yang sudah aktif menggunakan alat baru ini.
Antusias?
Apakah Anda ingin segera memulai model kedewasaan? Kiat-kiat ini membantu Anda dalam perjalanan:
Jangan langsung fokus pada keseluruhan organisasi, tapi carilah peminatnya. Buatlah rencana tentang bagaimana mempertahankan para peminat ini dan kemudian melibatkan rekan-rekan lain dalam perubahan tersebut. Anda dapat memikirkan hadiah atas dedikasinya (seperti kursus menulis), kompetisi, atau hadiah menarik, seperti sebatang coklat atau kartu ucapan terima kasih. Tetapkan tujuan (SMART) dan tentukan ambisi alat baru. Anda dapat memikirkan ambisi seperti: 'berbagi file internal difasilitasi dalam (waktu) dengan (X)%' atau 'penilaian informasi pada [nama alat] meningkat dalam [waktu] dengan (X) %'.
Tentukan momen pengukuran dan cara Anda terus mengukur sasaran tersebut. Pikirkan metode seperti survei, jajak pendapat, atau statistik. Tip tambahan: rangkum tujuan dan ambisi ini dalam sebuah poster yang membantu Anda meyakinkan manajemen.
Penggunaan sumber daya dan aktivitas bukanlah tujuan, melainkan alat. Pastikan Anda memilih sumber daya dan aktivitas berdasarkan budaya organisasi, kebiasaan, dan kelompok sasaran.
Pastikan waktu dan anggaran dibebaskan dari manajemen. Tanpa dukungan manajemen, proses tersebut menjadi pekerjaan yang sulit.
Saya penasaran, seperti apa transformasi digital dan adopsi alat digital bagi Anda? Apakah Anda sudah bermain-main dengan berbagai jenis pengguna akhir?