Bagaimana Mengubah Kantor Berbasis Kertas Anda menjadi Kantor Tanpa Kertas dengan Kode QR?

Setiap kantor memiliki kesukaan yang kuat terhadap kertas. Dari catatan sederhana hingga pekerjaan penting, semuanya dicetak di atas kertas. Terutama karena hal ini selalu menjadi bagian dalam menyelesaikan sesuatu. Ini adalah alat paling dasar dan menyelesaikan pekerjaannya. 

Namun, bukan berarti hal itu selalu ada; itu adalah pilihan terbaik. Kantor-kantor belum menggunakan media lain, sehingga menghalangi mereka menemukan alternatif yang lebih baik selain kertas. Namun pada kenyataannya, menerapkan paperless adalah pilihan yang jauh lebih baik.

Mengapa Tidak Menggunakan Kertas?

Kertas dapat salah letak, kusut, terlempar, dan berukuran besar saat disimpan. Lakukan transisi ke digital dan Anda akan segera merasakan manfaatnya.

Semuanya dapat diakses dengan segera, diteruskan dari satu kolega ke kolega lainnya dengan mudah, dan mudah untuk disimpan dan disisihkan hingga suatu saat informasi tertentu perlu diambil dari arsip.

Jadi, yang menjadi pertanyaan bukanlah apakah melakukan paperless atau tidak, melainkan bagaimana cara menerapkannya dengan benar?

Miliki Papan Buletin

Satu keunggulan kertas dibandingkan digital adalah adanya sesuatu yang dapat disentuh secara fisik. Jadi, hal ini memberikan rasa aman karena ada dan orang tahu di mana mendapatkannya.

Solusi mudah untuk dilema ini adalah dengan bantuan papan buletin. Segala sesuatu yang masuk ke ruang digital akan diposting di papan buletin yang sebenarnya. Ini akan memberi tahu siapa pun bahwa ada sesuatu dan di mana mereka bisa mendapatkannya.

Ubah Materi Digital menjadi Kode QR

Setelah papan buletin Anda aktif dan berjalan, pertanyaannya adalah, apa yang harus orang-orang pasang di papan itu?

Untuk membuatnya benar-benar efektif, jawaban atas pertanyaan itu seharusnya adalah Kode QR. Materi digital akan diubah menjadi gambar dan akan dipajang di papan buletin. Jadi, masyarakat yang membutuhkannya akan mudah mengaksesnya hanya dengan scan di smartphone-nya. Untuk membuatnya Anda dapat mengintegrasikan menggunakan kode QR PDF

Apa yang Dapat Anda Konversi?

Anda mungkin bertanya-tanya, apakah ada batasan pada kode QR? Pada titik tertentu, apakah akan ada tantangan teknis yang perlu diatasi?

Mungkin sulit dipercaya, namun sangat jarang mencapai batas kode QR. Teknologi ini serbaguna dan fleksibel. Jadi, jika Anda bisa memikirkannya, Anda bisa melakukannya.

Inilah hal-hal yang dapat Anda konversi.

1.  Manual dan Panduan

Di dalam kantor, akan ada manual dan panduan tentang berbagai hal. Bisa berupa cara penggunaan perangkat kantor tertentu atau prosedur kerja standar. Apapun itu, Anda dapat mengubahnya menjadi kode QR.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mendapatkan file PDF dari manual tersebut, jika tersedia. Dengan penggunaan yang terbaik Pembuat kode QR online, Anda dapat langsung menggunakannya untuk membuat kode QR. 

Jika tidak ada file PDF yang tersedia, buatlah sendiri. Pindai dokumen atau ubah versi yang disandikan menjadi file PDF. Setelah itu, cukup lakukan langkah selanjutnya yang disebutkan sebelumnya.

2.  Formulir

Jangan lupa tentang formulir. Karyawan wajib mengisi formulir cuti, formulir absensi kesehatan, dan masih banyak lagi.

Itu dapat dengan mudah diubah menjadi file PDF yang dapat diakses dan diunduh oleh siapa saja yang membutuhkannya. Melalui konversi, Anda dapat menggabungkan penggunaan a Kode QR PDF untuk integrasi tanpa kertas Anda.

Pada pendekatan yang berbeda, formulir yang telah diisi dapat diubah menjadi gambar. Kemudian, buat kode QR untuk itu. Mengakses dan mengirimkannya semudah menggunakan file PDF.

3.  Dokumen Kerja

Jika ada satu jenis kertas yang memenuhi setiap meja, itu adalah dokumen pekerjaan yang ada. Mereka menumpuk, dan ketika itu terjadi, sulit untuk menemukan yang paling penting dan bahkan ada yang hilang.

Sama seperti dua dokumen pertama dalam daftar ini, dokumen yang ada dapat diubah menjadi file PDF atau dokumen Word. Namun jika file terlalu besar, maka dapat diunggah sebagai dokumen Google. Cukup dapatkan tautan yang dapat dibagikan dan gunakan itu untuk membuat kode QR yang dapat dibagikan di kantor.

Tambahkan Ajakan Bertindak

Jangan lupa bahwa semua kode QR terlihat serupa. Jadi, jika Anda melapisinya di papan buletin, akan sulit membedakan kegunaannya. Oleh karena itu, jangan lupa untuk menambahkan ajakan bertindak untuk memberi petunjuk untuk apa kode QR tersebut.

Tergantung pada pembuat kode QR Anda, apakah Anda menggunakannya Otik atau yang lainnya, Anda juga dapat mempersonalisasi gambar sampai batas tertentu. Anda dapat mengubah warna dan menambahkan logo, antara lain. Jadi, Anda dapat memberi petunjuk lebih lanjut tentang fungsi gambar tersebut dan untuk siapa gambar tersebut ditujukan.

Kesimpulan:

Meskipun kertas tidak sempurna, alternatif tanpa kertas juga tidak sempurna. Ada beberapa tantangan ketika Anda menempatkan segala sesuatunya di ruang digital. Namun, kode QR memberikan solusi alternatif terhadap dilema ini.

Apa yang tadinya terlihat seperti sebuah kerumitan besar, kini menjadi tidak berarti lagi. Hasilnya, penggunaan tanpa kertas menjadi lebih nyaman dibandingkan apa pun dengan penggunaan pembuat kode QR dengan logo seperti QRTiger.