L'impiegato tipico riceve circa 80 e-mail al giorno. Con una tale quantità di posta, i singoli messaggi possono essere facilmente persi. Segui queste regole di base per annotare e agire sulle tue email.
- Non comunicare eccessivamente via e-mail.
- Fai un uso corretto delle linee del soggetto.
- Mantieni i tuoi messaggi diretti e brevi.
- Sii gentile.
- Controlla il suono.
- Correzione di bozze.
1. Non comunicare eccessivamente via e-mail
Una delle fonti più significative di stress sul lavoro è l’enorme numero di e-mail che le persone ricevono. Quindi, prima di iniziare a scrivere un’e-mail, chiediti: “È necessario?”
Come parte di ciò, puoi utilizzare il telefono o la messaggistica istantanea per risolvere problemi che potrebbero richiedere una conversazione avanti e indietro. Utilizza il nostro strumento di preparazione al coinvolgimento
Identificare le piattaforme ideali per i vari tipi di comunicazione.
Inoltre, la posta elettronica non è sicura come vorresti, soprattutto perché le persone possono inviare e-mail senza preoccuparsi di eliminare la cronologia delle conversazioni. Evita di scambiare dettagli riservati o personali in un'e-mail e non scrivere su qualcosa che tu o l'argomento della tua e-mail non volete che il vostro ufficio veda su un cartellone pubblicitario.
Quando possibile, invia cattive notizie
Di persona, ragazzo. Questo ti aiuta a connetterti con simpatia, compassione ed empatia e a fare ammenda.
Se il tuo post viene interpretato nel modo sbagliato.
2. Consentire un uso corretto delle linee del soggetto
Il titolo del giornale ha due funzioni: attira la tua attenzione e riassume l'articolo in modo che tu possa decidere se leggerlo o meno. Si prevede che la riga dell'oggetto della tua email faccia la stessa cosa.
È più probabile che una riga dell'oggetto vuota venga ignorata o rifiutata come spam, quindi utilizza sempre alcuni termini ben scelti per informare il destinatario sull'argomento dell'e-mail.
Potresti voler aggiungere una data nella riga dell'oggetto se il tuo messaggio fa parte di una serie di e-mail giornaliere, ad esempio un aggiornamento settimanale del progetto. Per un messaggio a cui è necessario rispondere, potresti anche voler aggiungere un invito all'azione, ad esempio "Rispondi entro il 7 novembre".
Le informazioni più preziose sono fornite da un oggetto ben scritto come quello qui sotto, senza che il destinatario debba nemmeno aprire un'e-mail. Funziona come un promemoria che ricorda ai destinatari della tua riunione ogni volta che guardano la loro casella di posta.
3. Mantieni i tuoi messaggi trasparenti e brevi
Le e-mail, come le lettere commerciali convenzionali, devono essere semplici e concise. Mantieni le tue frasi un po' brevi e pertinenti. Il corpo dell'e-mail dovrebbe essere diretto e descrittivo e dovrebbe includere tutte le informazioni rilevanti. Si prega di consultare il nostro post sulle abilità di scrittura.
A differenza delle lettere convenzionali, però, inviare poche email non costa più di una sola. Quindi, se hai bisogno di parlare con qualcuno su una varietà di argomenti diversi, valuta la possibilità di scrivere un'e-mail separata per ciascuno di essi. Questo rende il tuo messaggio più semplice e aiuta il tuo corrispondente a rispondere a un argomento alla volta.
È essenziale trovare l’equilibrio proprio qui. Non vuoi bombardare nessuno con le lettere ed è logico combinare una varietà di punti simili in un unico testo. Quando ciò accade, mantieni le cose facili con paragrafi numerati o elenchi puntati e considera la possibilità di "suddividere in blocchi".
Dettagli su unità piccole e ben organizzate per facilitare la digestione.
Ricorda anche che Monica ha dichiarato cosa voleva che Jackie facesse (in questo caso, modificare il rapporto). Se rendi facile alle persone vedere ciò che desideri, ci sono maggiori possibilità che ti diano questo.
4. Sii politico
Le persone presumono anche che le e-mail dovrebbero essere meno formali di quelle convenzionali. Ma i messaggi che invii sono il risultato della tua professionalità.
Principi e attenzione ai dettagli, tali da richiedere un certo grado di formalità.
Se non hai un'amicizia decente con gli altri, evita il linguaggio casuale, lo slang, il gergo e le abbreviazioni sbagliate. Le emoticon possono essere utili per spiegare ciò che intendi, ma è meglio usarle solo per le persone che conosci bene.
Chiudi il messaggio con le parole "Saluti", "Distinti saluti" o Ti auguro il meglio", a seconda della situazione.
I destinatari possono decidere di stampare e scambiare email con altri, quindi sii sempre rispettoso.
5. Controlla il tuo tono
Quando incontriamo le persone faccia a faccia, usiamo il linguaggio del corpo dell'altra persona.
, tono vocale ed espressioni facciali per determinare come si sentono. Le e-mail ci privano di questa conoscenza, il che significa che non possiamo dire quando le persone hanno frainteso i nostri messaggi.
La scelta del tuo vocabolario, la lunghezza della frase, la punteggiatura e le maiuscole possono essere facilmente fraintese senza segnali visivi e acustici. Nel primo esempio qui sotto, Emma può presumere che Harry sia turbato o arrabbiato, ma in realtà si sente bene.