Pekerja pejabat biasa menerima kira-kira 80 e-mel setiap hari. Dengan jumlah mel itu, mesej individu boleh terlepas dengan mudah. Ikut peraturan asas ini untuk mengambil perhatian dan bertindak pada e-mel anda.
- Jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui e-mel.
- Gunakan secara adil baris subjek.
- Pastikan mesej anda terus terang dan pendek.
- Berbudi bahasa.
- Semak bunyi.
- proofreading.
1. Jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui e-mel
Salah satu sumber tekanan yang paling ketara di tempat kerja ialah banyaknya e-mel yang diterima oleh orang ramai. Jadi sebelum anda mula menulis e-mel, tanya diri anda, "Adakah ini perlu?"
Sebagai sebahagian daripada ini, anda boleh menggunakan telefon atau IM anda untuk menyelesaikan masalah yang mungkin memerlukan perbualan berulang-alik. Gunakan Alat Persediaan Penglibatan kami
Kenal pasti platform yang sesuai untuk pelbagai jenis komunikasi.
Selain itu, e-mel tidak selamat seperti yang anda mahukan, terutamanya kerana orang ramai boleh menghantar e-mel tanpa perlu risau tentang memadamkan sejarah perbualan. Elakkan bertukar-tukar butiran sulit atau peribadi dalam e-mel, dan jangan tulis tentang sesuatu yang anda atau topik e-mel anda, tidak mahu pejabat anda lihat di papan iklan.
Seboleh-bolehnya, hantar berita buruk
Secara peribadi, lelaki. Ini membantu anda untuk berhubung dengan simpati, belas kasihan dan empati, dan untuk membuat perubahan.
Jika siaran anda diambil dengan cara yang salah.
2. Benarkan penggunaan adil bagi baris subjek
Tajuk akhbar mempunyai dua fungsi: ia menarik perhatian anda dan meringkaskan artikel supaya anda boleh menentukan sama ada untuk membacanya atau tidak. Baris subjek e-mel anda dijangka melakukan perkara yang sama.
Baris subjek kosong berkemungkinan besar untuk diabaikan atau ditolak sebagai spam, jadi sentiasa gunakan beberapa istilah yang dipilih dengan baik untuk memaklumkan penerima tentang maksud e-mel itu.
Anda mungkin ingin menambah tarikh pada baris subjek jika mesej anda adalah salah satu daripada siri e-mel harian, seperti kemas kini projek mingguan. Untuk mesej yang perlu dijawab, anda mungkin juga ingin menambahkan seruan untuk bertindak, seperti "Sila balas selewat-lewatnya pada 7 November".
Maklumat yang paling berharga disediakan oleh baris subjek yang ditulis dengan baik seperti di bawah, tanpa penerima perlu membuka e-mel. Ini bertindak sebagai peringatan yang mengingatkan penerima tentang mesyuarat anda setiap kali mereka melihat peti masuk mereka.
3. Pastikan mesej anda telus dan ringkas
E-mel, seperti surat perniagaan konvensional, mestilah mudah dan ringkas. Pastikan ayat anda ringkas dan pada intinya. Badan e-mel hendaklah langsung dan deskriptif serta harus merangkumi semua maklumat yang berkaitan. Sila lihat siaran kami mengenai kemahiran menulis.
Tidak seperti surat konvensional, bagaimanapun, ia tidak memerlukan kos lebih daripada hanya satu untuk menghantar beberapa e-mel. Oleh itu, jika anda perlu bercakap dengan seseorang mengenai pelbagai subjek yang berbeza, pertimbangkan untuk menulis e-mel yang berasingan untuk setiap daripada mereka. Ini menjadikan mesej anda lebih mudah dan membantu wartawan anda membalas satu topik pada satu masa.
Adalah penting untuk mencari keseimbangan di sini. Anda tidak mahu mengebom sesiapa dengan huruf, dan masuk akal untuk menggabungkan pelbagai mata yang serupa dalam satu teks. Apabila ini berlaku, permudahkan dengan perenggan bernombor atau titik tumpu, dan pertimbangkan untuk "ketulan".
Butiran tentang unit yang kecil dan teratur untuk memudahkan penghadaman.
Ingat juga bahawa Monica menyatakan apa yang dia mahu Jackie lakukan (dalam kes ini, pinda laporan itu). Jika anda memudahkan orang melihat perkara yang anda mahukan, ada peluang yang lebih baik mereka akan memberikan perkara ini kepada anda.
4. Berpolitik
Orang ramai juga beranggapan bahawa e-mel sepatutnya kurang formal daripada yang konvensional. Tetapi mesej yang anda hantar adalah hasil daripada profesionalisme anda.
Prinsip dan perhatian terhadap perincian, sehingga tahap formaliti tertentu diperlukan.
Jika anda tidak mempunyai persahabatan yang baik dengan orang lain, elakkan bahasa santai, slanga, jargon dan singkatan yang salah. Emotikon boleh berguna untuk menerangkan maksud anda, tetapi sebaiknya gunakannya hanya untuk orang yang anda kenali dengan baik.
Tutup mesej anda dengan perkataan "Yang Hormat," "Yang ikhlas," atau Salam sejahtera," bergantung pada situasi.
Penerima boleh memutuskan untuk mencetak dan bertukar-tukar e-mel dengan orang lain, jadi sentiasa menghormati.
5. Semak nada anda
Apabila kita bertemu dengan orang secara bersemuka, kita menggunakan bahasa badan orang lain.
, nada suara dan ekspresi muka untuk menentukan perasaan mereka. E-mel merampas pengetahuan ini, yang bermaksud kita tidak boleh mengatakan apabila orang telah salah faham mesej kita.
Pilihan perbendaharaan kata, panjang ayat, tanda baca dan huruf besar anda boleh disalahtafsirkan dengan mudah tanpa isyarat visual dan boleh didengar. Dalam contoh pertama di bawah, Emma mungkin menganggap bahawa Harry kecewa atau marah, tetapi sebenarnya, dia berasa baik-baik saja.