Hampir setiap organisasi sedang mengusahakan bentuk pendigitalan tertentu. Semakin hari, pendigitalan ini berkaitan dengan pekerja itu sendiri. Lagipun, mereka perlu mula bekerja dengan cara yang berbeza. Ini selalunya kerana penyelesaian baharu disediakan seperti Office365, aplikasi baharu (perniagaan) atau intranet sosial. Semua alatan digital ini bertujuan untuk menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan/atau kerjasama yang lebih bijak. Itulah matlamatnya, tetapi sama ada ia berfungsi …
Kami melihat bahawa banyak organisasi kini melihat keperluan untuk mengikuti transformasi digital. Kehendak dan keperluan alat baharu direkodkan dan berdasarkan kehendak dan keperluan tersebut penyelesaian yang berkesan diletakkan. Projek itu 'berjaya.'
Tetapi, yang menyakitkan adalah bahawa penyelesaian itu akhirnya terlalu kerap tidak digunakan atau tidak mencukupi. Pekerja masih terlalu kerap terpaksa bekerja secara berbeza, tanpa mendapat sokongan yang mencukupi. Kedengaran biasa di telinga, bukan?
Profesional melihat keperluan untuk memikirkan pengguna.
Ia bukanlah sesuatu yang baru sekarang bahawa kita tidak boleh hanya melaksanakan alat digital baharu dengan dorongan teknikal. Kemudian tiba-tiba alat baharu akan dipasang, tanpa pengguna akhir secara aktif mendengarnya dan ditemani serta terlibat. Ringkasnya, profesional melihat keperluan untuk berfikir dari 'cara kami menyelesaikan sesuatu untuk pengguna akhir.' Mereka semakin menyedari bahawa pengguna adalah pusat, kita perlu berkomunikasi tentang 'mengapa' dan bahawa reka bentuk serta fungsi adalah bermakna dan relevan kepada pengguna akhir.
Ringkasnya, profesional melihat keperluan untuk berfikir dari 'cara kami menyelesaikan sesuatu untuk pengguna akhir.'
Dalam blog daripada kumpulan pemasaran ketepatan, organisasi yang menumpukan pada persepsi pengguna akhir memperoleh 60% lebih jualan. Namun begitu, mereka menggambarkan bahawa agak sedikit organisasi yang membebaskan belanjawan untuk dibelanjakan bagi 'penggunaan' dan pengalaman pengguna alat baharu itu. 37% daripada semua organisasi melihat keperluan mendesak dan mengeluarkan belanjawan untuk memperkenalkan alat digital baharu daripada pengguna akhir.
Kami jelas melihat 'sakit' apabila alat baru tidak digunakan. Banyak masa dan belanjawan telah dilaburkan dalam alat yang berfungsi, tetapi alat itu tidak (cukup) menyumbang kepada menjadi lebih produktif atau bekerja dengan lebih bijak.
Juga menarik: Transformasi digital adalah mengenai orang
Secara keseluruhannya, persoalan utama kekal: 'Bagaimanakah kami boleh memastikan bahawa pengguna akhir mahukan sistem baharu, tetapi boleh dan akan terus menggunakannya? Dalam artikel ini, saya akan membawa anda ke kaedah - Model Kematangan - yang membantu menjawab soalan ini.
Pengangkatan adalah lebih daripada sekadar latihan.
Terdapat banyak aspek yang memainkan peranan dalam 'merangkul' alat digital baharu. Teknik mestilah teratur, sistem juga mesti mesra pengguna, kandungan yang betul mesti ada, dan kandungan mestilah relevan dan terkini. Tetapi fungsi alat juga mesti sepadan dengan kehendak pengguna akhir.
Pengguna akhir ini berhadapan dengan kekecewaan tertentu, dan kami mahu sistem baharu menyelesaikan kekecewaan ini untuk mereka. Itu bukan segala-galanya, kerana komunikasi mesti selaras dengan budaya organisasi dan pengguna akhir juga mesti menerima bimbingan dan sokongan yang betul yang sesuai dengan mereka. Itu adalah senarai lengkap!
Sebelum ini, kami fikir latihan atau sokongan sudah memadai, tetapi itu sudah lapuk. Jika pekerja tidak tahu mengapa mereka perlu beralih kepada alat baharu atau tidak tahu apa yang perlu dilakukan dengannya, hanya beberapa orang yang akan memikirkannya sendiri. Selebihnya pekerja lebih suka meneruskan kerja dengan cara lama. Oleh itu, pengambilan anak angkat ialah proses berterusan di mana anda terus bertindak balas terhadap budaya organisasi dan pekerja. Kedua-dua sebelum dan selepas disiarkan secara langsung dengan perisian baharu.
Oleh itu, pengambilan anak angkat ialah proses berterusan di mana anda terus bertindak balas terhadap budaya organisasi dan pekerja.
Pekerja yang mempunyai sikap yang berbeza terhadap perubahan
Untuk mencapai hasil akhir, iaitu kejayaan penggunaan alat baharu oleh kumpulan sasaran yang dimaksudkan, kami menyedari bahawa tidak ada satu saiz yang sesuai untuk semua. Kita mempunyai kumpulan orang yang berbeza yang mempunyai sikap berbeza terhadap perubahan. Teori inovasi Rogers yang berasal dari pemasaran menerangkan istilah inovator, pengguna awal, dan ketinggalan. Istilah ini juga sesuai dengan penggunaan alat digital baharu. Anda ingin menggunakan sumber dan aktiviti yang ada secekap mungkin, dan sebarang panduan adalah mudah.
Model kematangan sebagai panduan untuk berusaha ke arah kejayaan
Model kematangan – model yang telah disediakan daripada pengalaman praktikal dan, antara lain, teori Rogers – membantu untuk berusaha secara beransur-ansur ke arah kejayaan penggunaan sistem baharu, oleh 80 hingga 85% pengguna akhir dalam organisasi. Dalam model (lihat imej) perbezaan dibuat antara 3 jenis sikap pekerja semasa proses perubahan:
- Peminat: pelari hadapan (10-15%)
- Yang ditunggu-tunggu: pengikut (30-35%)
- Makhluk tabiat: orang yang tersesat (30-35%)
Setiap trajektori perubahan berbeza dalam sasaran, saiz, impak dan kumpulan sasaran. Namun dalam setiap perubahan, anda boleh mengenal pasti jenis orang yang berbeza, masing-masing dengan sikap mereka sendiri terhadap perubahan. Model Kematangan bertindak balas kepada jenis orang ini.
Dengan setiap perubahan dan dalam setiap organisasi anda mendengar kenyataan seperti:
'Saya ingin melihat demo!'
'Jika ada masalah tumbuh gigi, saya tidak mahu mengatasinya.'
"Saya suka berfikir."
"Saya akan terus bekerja dengan cara lama selama mungkin."
'Pertama, saya mahu yakin dan memahami cara ia berfungsi.'
“Apa yang diharapkan daripada saya?”
"Kenapa saya perlu bekerja dengan ini?"
Kenyataan yang boleh dikenali?
Jenis pengguna akhir
Di mana seorang pengguna akhir suka berfikir bersama, mengambil bahagian dan bersemangat (pemimpin), orang lain mendapat tentangan apabila mereka mendengar bahawa perubahan akan datang (laggard). Pengguna akhir ini mahu membiasakannya. Di mana seorang pengguna akhir mahukan kejelasan dan hanya kemudian menjadi yakin (pengikut), orang lain memerlukan lebih banyak sokongan dan perhatian peribadi (laggard). Selain itu, seseorang terputus kepada masalah tumbuh gigi dalam sistem (pengikut), manakala yang lain kink off kerana siaran langsung sentiasa ditangguhkan (pemimpin).
Andaian tanpa sedar
Arend Ardon menulis dalam Breakthrough the circle (aff.) Bahawa kita mempunyai andaian tidak sedar tentang perubahan. Pengurus berpendapat bahawa kita harus bersikap terbuka dan jujur dengan pekerja kita, tetapi apabila ia berkaitan dengan ini, mereka selalunya tidak sama sekali. Kita juga secara tidak sedar beranggapan bahawa generasi yang lebih tua menghadapi kesukaran untuk berubah dan generasi muda bersemangat.
Tambahan pula, kami berpendapat bahawa kami meyakinkan setiap perubahan dengan cara yang sama. Secara tidak sedar, kami menganggap bahawa jika kami terus berkomunikasi dan melibatkan diri, kami menyedarkan semua pekerja kami bahawa sistem baharu ini menawarkan kelebihan berbanding cara kerja semasa. Tidak ada yang kurang benar.
Sepanjang organisasi, dari jabatan kepada pasukan, pengurusan kepada pekerja dan antara muda dan tua, terdapat orang yang berbeza sikap terhadap perubahan. Anda mesti menangani kumpulan orang ini dengan cara yang berbeza dan melibatkan mereka dalam perubahan. Sekali lagi, satu saiz tidak sesuai untuk semua!
Mengapakah model kematangan membantu organisasi anda?
Pendekatan yang betul, orang yang betul, sumber yang betul
Anda tidak boleh mengubah keseluruhan organisasi sekaligus. Model ini bukan sahaja berdasarkan jenis orang yang berbeza yang anda perlu ambil kira dengan cara yang berbeza tetapi juga menerangkan aktiviti dan sumber bulanan yang diperlukan untuk akhirnya berusaha ke arah kejayaan.
Untuk penggunaan alat baharu anda, sebagai contoh, adalah penting untuk sentiasa memaklumkan pihak berkepentingan tentang tujuan dan peta jalan proses tersebut. Ia juga penting untuk menerangkan faedah daripada pengguna akhir untuk menanganinya dengan cara yang betul. Kemudian dalam proses penerimaan anda - jika anda telah meyakinkan pelari hadapan (peminat), kongsi kisah kejayaan dan pengalaman anda dalam kumpulan ini dengan rakan sekerja yang lain.
Aktiviti dan sumber ini bermain dan selaras dengan sikap pekerja yang berbeza terhadap perubahan. Pada setiap peringkat, anda menangani kumpulan yang berbeza (pemimpin, pengikut, dan ketinggalan). Anda kemudian tahu cara menggunakan aktiviti dan sumber yang betul dengan berkesan, dan anda bercakap dengan orang yang betul.
Saya telah menyebutnya, tetapi jangan cuba meyakinkan semua orang sekaligus. Itu tidak berfungsi. Pada permulaan perubahan, tumpukan perhatian kepada peminat dalam organisasi, iaitu pendahulu. Buat mereka bersemangat dan letakkan pemimpin di tangan mereka untuk meyakinkan rakan sekerja mereka. Mereka gembira melakukannya. Pengikut yang lebih ditunggu-tunggu hanya mahu menyertai perubahan apabila terdapat lebih banyak kejelasan. Orang-orang yang terkial-kial tidak akan bergabung sehingga yang lama tidak ada lagi, dan mereka menerima bimbingan peribadi. Anda melibatkan mereka secara aktif selepas pendahulu dan pengikut yakin.
Mengukur adalah mengetahui
Model kematangan juga menganggap bahawa anda terus mengukur semasa proses perubahan anda, untuk menjejaki sama ada anda telah mencapai matlamat yang ditetapkan. Pengukuran pertama ialah ukuran garis dasar, yang membantu menentukan bila alat baharu itu berjaya. Kemajuan akan terus diukur dan tidak akan berakhir apabila projek tamat.
Kaedah pengukuran berlaku kira-kira tiga, enam dan sembilan bulan selepas disiarkan secara langsung. Fikirkan ukuran kuantitatif dan kualitatif penggunaan alat yang bermakna, penghargaan pekerja dan sumbangan kepada objektif organisasi.
Dengan mengukur anda sentiasa mengetahui perkembangan proses dan anda boleh terus bercakap dengan pihak pengurusan. Anda melihat aktiviti yang anda telah atau belum lakukan dan anda lihat dalam statistik berapa peratus pengguna sudah aktif dalam penggunaan alat baharu itu.
Bersemangat?
Adakah anda mahu mula segera dengan model kematangan? Petua ini membantu anda dalam perjalanan anda:
Jangan segera memberi tumpuan kepada keseluruhan organisasi, tetapi cari peminat. Sediakan rancangan tentang cara menahan peminat ini dan kemudiannya untuk melibatkan rakan sekerja lain dalam perubahan. Anda boleh memikirkan ganjaran untuk dedikasi mereka (seperti kursus menulis), pertandingan atau gula-gula yang menarik, seperti bar coklat atau kad terima kasih. Tetapkan matlamat (SMART) dan tentukan cita-cita alat baharu. Anda boleh memikirkan cita-cita seperti: 'perkongsian fail dalaman dipermudahkan dalam (masa) dengan (X)%' atau 'penilaian maklumat pada [alat nama] telah meningkat dalam [masa] dengan (X) %'.
Tentukan detik pengukuran dan cara anda terus mengukur matlamat ini. Fikirkan kaedah seperti tinjauan, tinjauan pendapat atau statistik. Petua tambahan: ringkaskan objektif dan cita-cita ini dalam poster yang membantu anda meyakinkan pihak pengurusan.
Penggunaan sumber dan aktiviti bukanlah penghujungnya sendiri, tetapi alat. Pastikan anda memilih sumber dan aktiviti berdasarkan budaya organisasi, tabiat dan kumpulan sasaran.
Memastikan masa dan belanjawan dikeluarkan daripada pihak pengurusan. Tanpa sokongan pihak pengurusan, proses itu menjadi kerja yang sukar.
Saya ingin tahu, apakah rupa transformasi digital dan penggunaan alat digital kepada anda? Adakah anda sudah bermain pada pelbagai jenis pengguna akhir?