Bagaimana untuk Mengubah Pejabat Berasaskan Kertas Anda menjadi Pejabat Tanpa Kertas dengan Kod QR?

Setiap pejabat mempunyai minat yang kuat terhadap kertas. Daripada nota ringkas sehinggalah kepada kerja penting, semuanya dicetak di atas kertas. Terutamanya, kerana ia sentiasa menjadi sebahagian daripada menyelesaikan sesuatu. Ia adalah alat yang paling asas dan ia menyelesaikan tugas. 

Walau bagaimanapun, ia tidak bermakna ia sentiasa ada; ia adalah pilihan terbaik. Pejabat hanya tidak menggunakan medium lain, menghalang mereka daripada menemui alternatif yang lebih baik kepada kertas. Tetapi pada hakikatnya, pergi tanpa kertas adalah pilihan yang lebih baik.

Mengapa Pergi Tanpa Kertas?

Kertas boleh tersalah letak, renyuk, dibuang dan besar untuk disimpan. Buat peralihan kepada digital dan anda serta-merta mengalami faedahnya.

Segala-galanya boleh diakses serta-merta, dihantar dari seorang rakan sekerja kepada rakan sekerja yang lain dengan mudah, dan mudah untuk disimpan dan diketepikan sehingga masa maklumat tertentu perlu dikeluarkan daripada arkib.

Jadi, bukan persoalan sama ada tanpa kertas berbaloi atau tidak, sebaliknya, bagaimana anda melaksanakannya dengan betul?

Mempunyai Papan Buletin

Satu perkara bahawa kertas mempunyai kelebihan berbanding digital ialah terdapat sesuatu yang boleh disentuh secara fizikal. Jadi, ia memberikan rasa selamat bahawa ia ada dan orang tahu di mana untuk mendapatkannya.

Penyelesaian mudah untuk dilema ini adalah dengan bantuan papan buletin. Semua yang masuk ke dalam ruang digital akan disiarkan pada papan kenyataan sebenar. Ini akan memberitahu sesiapa sahaja bahawa satu perkara ada dan di mana mereka boleh mendapatkannya.

Tukar Bahan Digital kepada Kod QR

Sebaik sahaja anda telah menyediakan papan buletin anda dan berjalan, persoalannya ialah, apakah yang perlu diletakkan di atasnya?

Untuk menjadikannya berkesan sepenuhnya, jawapan kepada soalan itu sepatutnya Kod QR. Bahan digital akan ditukar kepada imej dan itu akan muncul di papan kenyataan. Jadi, orang yang memerlukannya akan mempunyai akses mudah kepadanya dengan imbasan telefon pintar mereka. Untuk membuat satu, anda boleh menyepadukan untuk menggunakan kod QR PDF

Apa yang Boleh Anda Tukarkan?

Anda mungkin tertanya-tanya, adakah terdapat sebarang had kepada kod QR? Pada satu ketika, adakah terdapat cabaran teknikal yang perlu diatasi?

Mungkin sukar untuk dipercayai, tetapi sangat jarang untuk mencapai had kod QR. Teknologi ini serba boleh dan fleksibel. Jadi, jika anda boleh memikirkannya, adalah mungkin untuk melakukannya.

Berikut ialah perkara yang boleh anda tukar.

1.  Manual dan Panduan

Di dalam pejabat, akan ada manual dan panduan tentang perkara yang berbeza. Ini mungkin cara menggunakan peranti pejabat tertentu atau prosedur kerja standard. Walau apa pun, anda boleh menukarnya kepada kod QR.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah untuk mendapatkan fail PDF manual, jika ia tersedia. Dengan penggunaan yang terbaik Penjana kod QR dalam talian, anda boleh menggunakannya dengan segera untuk membuat kod QR. 

Jika tiada fail PDF tersedia, buat sendiri. Imbas dokumen atau tukar versi yang dikodkan kepada fail PDF. Selepas itu, lakukan sahaja langkah seterusnya yang dinyatakan sebelum ini.

2.  Borang

Jangan lupa tentang borang. Pekerja terikat untuk mengisi borang cuti, borang ketidakhadiran perubatan, dan banyak lagi.

Ia boleh ditukar dengan mudah menjadi fail PDF yang boleh diakses dan dimuat turun oleh sesiapa sahaja yang memerlukannya. Melalui penukaran, anda boleh menggabungkan penggunaan a Kod QR PDF kepada penyepaduan tanpa kertas anda.

Dengan pendekatan yang berbeza, borang yang diisi boleh ditukar kepada imej. Kemudian, buat kod QR untuknya. Ia akan menjadi semudah untuk mengakses dan menyerahkan seperti menggunakan fail PDF.

3.  Dokumen Kerja

Jika terdapat satu jenis kertas yang memenuhi setiap meja, ia adalah kertas kerja kerja yang ada. Mereka bertimbun, dan apabila itu berlaku, sukar untuk mencari yang paling penting malah ada yang boleh hilang.

Sama seperti dua yang pertama dalam senarai ini, kertas kerja yang ada boleh ditukar menjadi fail PDF atau dokumen perkataan. Tetapi sekiranya fail menjadi terlalu besar, ia boleh dimuat naik sebagai dokumen Google. Hanya dapatkan pautan yang boleh dikongsi dan gunakannya dalam membuat kod QR yang boleh dikongsi di pejabat.

Tambahkan Ajakan Bertindak

Jangan lupa bahawa semua kod QR kelihatan serupa. Jadi, jika anda meletakkannya di papan kenyataan anda, sukar untuk membezakan untuk kegunaannya. Oleh itu, jangan lupa untuk menambah seruan tindak untuk membayangkan kegunaan kod QR itu.

Bergantung pada penjana kod QR anda, sama ada anda gunakan Otix atau sesuatu yang lain, anda juga boleh memperibadikan imej pada tahap tertentu. Anda boleh menukar warna dan menambah logo, antara lain. Jadi, anda boleh memberi petunjuk lebih lanjut tentang apa yang dilakukan oleh imej itu dan untuk siapa ia bertujuan.

Kesimpulan:

Walaupun kertas tidak sempurna, alternatif tanpa kertas juga tidak begitu baik. Terdapat beberapa cabaran apabila anda meletakkan segala-galanya dalam ruang digital. Walau bagaimanapun, kod QR memberikan penyelesaian alternatif kepada dilema ini.

Apa yang dahulunya kelihatan seperti kerumitan besar kini menjadi diabaikan. Akibatnya, penggunaan tanpa kertas menjadi lebih mudah berbanding perkara lain dengan menggunakan penjana kod QR dengan logo seperti QRTiger.