De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt ongeveer 80 e-mails per dag. Met die hoeveelheid post kunnen individuele berichten gemakkelijk worden gemist. Volg deze basisregels om uw e-mails te noteren en ernaar te handelen.
- Communiceer niet te veel via e-mail.
- Maak eerlijk gebruik van de lijnen van het onderwerp.
- Houd uw berichten eenvoudig en kort.
- Wees een beetje beleefd.
- Controleer het geluid.
- Proeflezen.
1. Communiceer niet te veel via e-mail
Een van de belangrijkste bronnen van stress op het werk is het enorme aantal e-mails dat mensen ontvangen. Dus voordat u begint met het schrijven van een e-mail, vraag uzelf af: “Is dit nodig?”
Als onderdeel hiervan kunt u uw telefoon of IM gebruiken om problemen op te lossen waarvoor waarschijnlijk een heen en weer gesprek nodig is. Gebruik onze Engagement Preparation Tool
Identificeer de platforms die bij uitstek geschikt zijn voor verschillende soorten communicatie.
Bovendien is e-mail niet zo veilig als je zou willen, vooral omdat mensen e-mails kunnen verzenden zonder zich zorgen te hoeven maken over het verwijderen van de gespreksgeschiedenis. Vermijd het uitwisselen van vertrouwelijke of persoonlijke gegevens in een e-mail, en schrijf niet over iets waarvan u of het onderwerp van uw e-mail niet wilt dat uw kantoor op een reclamebord ziet.
Stuur indien mogelijk slecht nieuws
Persoonlijk, kerel. Dit helpt je om verbinding te maken met sympathie, mededogen en empathie, en om het goed te maken.
Als uw bericht verkeerd wordt opgevat.
2. Sta een eerlijk gebruik van de lijnen van het onderwerp toe
De krantenkop heeft twee functies: hij trekt uw aandacht en vat het artikel samen, zodat u kunt beslissen of u het wilt lezen of niet. Van de onderwerpregel van uw e-mail wordt verwacht dat dit hetzelfde doet.
Een lege onderwerpregel wordt waarschijnlijk genegeerd of afgewezen als spam, dus gebruik altijd een paar goedgekozen termen om de ontvanger te informeren waar de e-mail over gaat.
Mogelijk wilt u een datum toevoegen aan de onderwerpregel als uw bericht deel uitmaakt van een dagelijkse reeks e-mails, zoals een wekelijkse projectupdate. Voor een bericht dat moet worden beantwoord, kunt u ook een oproep tot actie toevoegen, zoals 'Beantwoord alstublieft vóór 7 november'.
De meest waardevolle informatie wordt geleverd door een goed geschreven onderwerpregel zoals hieronder, zonder dat de ontvanger zelfs maar een e-mail hoeft te openen. Dit fungeert als een herinnering die ontvangers elke keer dat ze naar hun inbox kijken, aan uw vergadering herinnert.
3. Houd uw berichten transparant en kort
E-mails moeten, net als conventionele zakelijke brieven, eenvoudig en beknopt zijn. Houd je zinnen een beetje kort en to the point. De hoofdtekst van de e-mail moet direct en beschrijvend zijn en alle relevante informatie bevatten. Zie ons artikel over schrijfvaardigheid.
In tegenstelling tot conventionele brieven kost het echter niet meer dan één keer om een paar e-mails te versturen. Dus als je met iemand over verschillende onderwerpen wilt praten, overweeg dan om voor elk van hen een aparte e-mail te schrijven. Dit maakt uw bericht eenvoudiger en helpt uw correspondent om op één onderwerp tegelijk te reageren.
Het is essentieel om hier de balans te vinden. Je wilt niemand bombarderen met letters, en het is logisch om verschillende soortgelijke punten in één tekst te combineren. Als dit gebeurt, houd het dan gemakkelijk met genummerde alinea's of opsommingstekens, en overweeg 'chunking'.
Details over kleine, goed georganiseerde eenheden om de vertering gemakkelijker te maken.
Bedenk ook dat Monica heeft aangegeven wat zij wilde dat Jackie zou doen (in dit geval: wijzig het rapport). Als je het mensen gemakkelijk maakt om te zien wat je wilt, is de kans groter dat ze je dit zullen geven.
4. Wees politiek
Mensen gaan er ook van uit dat e-mails minder formeel moeten zijn dan conventionele e-mails. Maar de berichten die u verzendt, zijn het resultaat van uw professionaliteit.
Principes en aandacht voor detail, zodat een zekere mate van formaliteit vereist is.
Als je geen fatsoenlijke vriendschap met anderen hebt, vermijd dan informele taal, straattaal, jargon en onjuiste afkortingen. Emoticons kunnen nuttig zijn om uw bedoelingen uit te leggen, maar u kunt ze het beste alleen gebruiken voor mensen die u goed kent.
Sluit uw bericht af met de woorden 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' of Het allerbeste, afhankelijk van de situatie.
Ontvangers kunnen besluiten e-mails af te drukken en met anderen uit te wisselen, dus wees altijd respectvol.
5. Controleer je toon
Wanneer we mensen face-to-face ontmoeten, gebruiken we de lichaamstaal van de ander.
, stemtoon en gezichtsuitdrukkingen om te bepalen hoe ze zich voelen. E-mail berooft ons van deze kennis, wat betekent dat we niet kunnen zeggen wanneer mensen onze berichten verkeerd hebben begrepen.
Uw woordenschatkeuze, zinsduur, interpunctie en hoofdlettergebruik kunnen gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd zonder visuele en hoorbare aanwijzingen. In het eerste voorbeeld hieronder gaat Emma ervan uit dat Harry van streek of boos is, maar in werkelijkheid voelt hij zich prima.