Hoe kunt u uw papieren kantoor transformeren in een papierloos kantoor met QR-codes?

Elk kantoor heeft een sterke voorliefde voor papier. Van eenvoudige aantekeningen tot belangrijk werk, alles wordt op papier gedrukt. Vooral omdat het altijd een onderdeel is geweest van het gedaan krijgen van dingen. Het is het meest basale hulpmiddel en het klaart de klus. 

Het betekent echter niet dat het er altijd al is geweest; het is de beste keuze. Kantoren hebben simpelweg geen gebruik gemaakt van andere media, waardoor ze geen beter alternatief voor papier hebben ontdekt. Maar in werkelijkheid is papierloos werken een veel betere keuze.

Waarom papierloos gaan?

Papier kan misplaatst, verkreukeld, weggegooid en volumineus zijn om op te bergen. Maak de overstap naar digitaal en je ervaart direct de voordelen.

Alles is direct toegankelijk, wordt moeiteloos doorgegeven van de ene collega naar de andere en is eenvoudig op te slaan en opzij te zetten tot het moment dat bepaalde informatie uit de archieven moet worden gehaald.

Het gaat dus niet zozeer om de vraag of papierloos werken de moeite waard is, maar eerder: hoe implementeer je dit op de juiste manier?

Zorg voor een prikbord

Eén ding dat papier een voordeel heeft ten opzichte van digitaal, is dat er iets is dat fysiek kan worden aangeraakt. Het geeft dus het gevoel van veiligheid dat het er is en dat mensen weten waar ze het kunnen krijgen.

De gemakkelijke oplossing voor dit dilemma zou zijn met behulp van een prikbord. Alles wat de digitale ruimte ingaat, wordt op een echt prikbord geplaatst. Hierdoor wordt iedereen geïnformeerd dat er iets aanwezig is en waar ze het kunnen krijgen.

Converteer digitale materialen naar QR-codes

Als u uw prikbord eenmaal operationeel heeft, is de vraag: wat moeten mensen erop zetten?

Om het volledig effectief te maken, zou het antwoord op die vraag moeten zijn QR-codes. Een digitaal materiaal wordt omgezet naar de afbeelding en die komt op het prikbord te staan. Mensen die het nodig hebben, hebben er dus eenvoudig toegang toe met de scan van hun smartphone. Om er een te maken, kunt u integreren om PDF QR-code te gebruiken

Wat kunt u converteren?

Je vraagt ​​​​je misschien af: zijn er beperkingen aan QR-codes? Zouden er op een gegeven moment technische uitdagingen zijn die overwonnen moeten worden?

Het is misschien moeilijk te geloven, maar het is zeer zeldzaam om de grenzen van QR-codes te bereiken. De technologie is veelzijdig en flexibel. Dus als je het kunt bedenken, is het ook mogelijk om het te doen.

Dit zijn de dingen die u kunt converteren.

1.  Handleidingen en gidsen

Op kantoor zullen er handleidingen en handleidingen over verschillende zaken aanwezig zijn. Het kan gaan om het gebruik van bepaalde kantoorapparatuur of om standaardwerkprocedures. Wat het ook is, je kunt het omzetten naar een QR-code.

De beste manier om dit te doen is door het PDF-bestand van de handleiding te bemachtigen, indien beschikbaar. Met gebruik van de beste QR-codegenerator online kunt u er meteen een QR-code mee aanmaken. 

Als er geen PDF-bestand beschikbaar is, maak er dan zelf een. Scan de documenten of converteer een gecodeerde versie naar een PDF-bestand. Voer daarna eenvoudigweg de eerder genoemde volgende stappen uit.

2.  Formulieren

Vergeet formulieren niet. Werknemers zijn verplicht een verlofformulier, een formulier voor medisch verzuim en nog veel meer in te vullen.

Het kan eenvoudig worden geconverteerd naar een PDF-bestand dat kan worden geopend en gedownload door iedereen die het nodig heeft. Door de conversie kunt u het gebruik van een PDF QR-code voor uw papierloze integraties.

Bij een andere aanpak kan het ingevulde formulier worden omgezet naar een afbeelding. Maak er vervolgens een QR-code voor. Het is net zo eenvoudig te openen en in te dienen als het gebruik van een PDF-bestand.

3.  Werkdocumenten

Als er één soort papier is dat elke tafel vult, dan is het wel het papierwerk van het werk dat voorhanden is. Ze stapelen zich op, en als dat gebeurt, is het moeilijk om de belangrijkste te vinden en sommige kunnen zelfs verloren gaan.

Net als de eerste twee op deze lijst kan het papierwerk worden omgezet in een PDF-bestand of een Word-document. Maar mocht het bestand te groot worden, dan kan het als Google-document worden geüpload. Haal eenvoudigweg de deelbare link op en gebruik die om een ​​QR-code te maken die op kantoor kan worden gedeeld.

Voeg een call-to-action toe

Vergeet niet dat alle QR-codes op elkaar lijken. Als u ze dus op uw prikbord plaatst, is het moeilijk te onderscheiden waarvoor ze dienen. Vergeet daarom niet een call-to-action toe te voegen om aan te geven waar die QR-code voor dient.

Afhankelijk van uw QR-codegenerator, of u deze gebruikt otix of iets anders, je kunt de afbeelding ook tot op zekere hoogte personaliseren. Je kunt onder andere de kleur veranderen en een logo toevoegen. U kunt dus nog meer aangeven wat de afbeelding doet en voor wie deze bedoeld is.

Conclusie:

Hoewel papier niet perfect is, is het papierloze alternatief dat niet zo goed. Er zijn enkele uitdagingen als je alles in de digitale ruimte plaatst. QR-codes bieden echter alternatieve oplossingen voor deze dilemma’s.

Wat ooit een enorm gedoe leek, is nu verwaarloosbaar geworden. Als gevolg hiervan is papierloos werken gemakkelijker geworden dan al het andere door het gebruik van een QR-codegenerator met logo zoals QRTiger.