Angajatorul obișnuit de birou primește aproximativ 80 de e-mailuri pe zi. Cu această cantitate de e-mail, mesajele individuale pot fi ușor ratate. Urmați aceste reguli de bază pentru a nota și a acționa asupra e-mailurilor dvs.
- Nu exagerați prin e-mail.
- Faceți o utilizare corectă a liniilor subiectului.
- Păstrați-vă mesajele directe și scurte.
- Fii cumva politicos.
- Verificați sunetul.
- Corectare.
1. Nu supracomunicați prin e-mail
Una dintre cele mai importante surse de stres la locul de muncă este numărul mare de e-mailuri primite de oameni. Deci, înainte de a începe să scrieți un e-mail, întrebați-vă: „Este necesar?”
Ca parte a acestui lucru, puteți folosi telefonul sau IM pentru a remedia problemele care probabil vor avea nevoie de conversații dus-întors. Folosiți Instrumentul nostru de pregătire pentru implicare
Identificați platformele care sunt ideale pentru diferite tipuri de comunicații.
De asemenea, e-mailul nu este atât de sigur pe cât ți-ai dori să fie, mai ales că oamenii pot trimite e-mailuri fără a-și face griji cu privire la ștergerea istoricului conversațiilor. Evitați schimbul de detalii confidențiale sau personale într-un e-mail și nu scrieți despre ceva ce dvs. sau subiectul e-mailului dvs. nu doriți ca biroul dvs. să vadă pe un panou publicitar.
Ori de câte ori este posibil, trimiteți vești proaste
În persoană, băiete. Acest lucru vă ajută să vă conectați cu simpatie, compasiune și empatie și să vă reparați.
Dacă postarea ta este luată greșit.
2. Permite utilizarea corectă a liniilor subiectului
Titlul ziarului are două funcții: vă atrage atenția și rezumă articolul astfel încât să puteți stabili dacă să îl citiți sau nu. Linia de subiect al e-mailului dvs. este de așteptat să facă același lucru.
Un subiect necompletat este mai probabil să fie ignorat sau respins ca spam, așa că folosiți întotdeauna câțiva termeni bine aleși pentru a informa destinatarul despre ce este vorba în e-mail.
Poate doriți să adăugați o dată pe linia de subiect dacă mesajul dvs. face parte dintr-o serie zilnică de e-mailuri, cum ar fi o actualizare săptămânală a proiectului. Pentru un mesaj la care trebuie să se răspundă, poate doriți să adăugați și un îndemn, cum ar fi „Vă rugăm să răspundeți până pe 7 noiembrie”.
Cele mai valoroase informații sunt furnizate de un subiect bine scris ca cel de mai jos, fără ca destinatarul să fie nevoie să deschidă un e-mail. Acesta acționează ca un memento care le reamintește destinatarilor întâlnirea dvs. de fiecare dată când se uită la căsuța lor de e-mail.
3. Păstrați-vă mesajele transparente și scurte
E-mailurile, precum scrisorile de afaceri convenționale, trebuie să fie directe și concise. Păstrați-vă propozițiile puțin scurte și la obiect. Corpul e-mailului trebuie să fie direct și descriptiv și ar trebui să includă toate informațiile relevante. Vă rugăm să vedeți postarea noastră despre abilitățile de scriere.
Spre deosebire de scrisorile convenționale, însă, nu costă mai mult decât unul pentru a trimite câteva e-mailuri. Deci, dacă trebuie să vorbiți cu cineva pe o varietate de subiecte diferite, luați în considerare să scrieți un e-mail separat pentru fiecare dintre ei. Acest lucru simplifică mesajul și îl ajută pe corespondent să răspundă la un subiect la un moment dat.
Este esențial să găsim echilibrul chiar aici. Nu doriți să bombardați pe nimeni cu litere și este logic să combinați o varietate de puncte similare într-un singur text. Când se întâmplă acest lucru, ține-l ușor cu paragrafe numerotate sau marcatori și ia în considerare „departajarea în bucăți”.
Detalii despre unități mici, bine organizate pentru a facilita digestia.
Amintiți-vă, de asemenea, că Monica a spus ce a vrut să facă Jackie (în acest caz, modificați raportul). Dacă faci ca oamenii să vadă cu ușurință ceea ce vrei, există șanse mai mari să-ți dea asta.
4. Fii politic
Oamenii presupun, de asemenea, că e-mailurile ar trebui să fie mai puțin formale decât cele convenționale. Dar mesajele pe care le trimiteți sunt rezultatul profesionalismului dumneavoastră.
Principii și atenție la detalii, astfel încât este necesar un anumit grad de formalitate.
Dacă nu aveți o prietenie decentă cu ceilalți, evitați limbajul obișnuit, argoul, jargonul și abrevierile incorecte. Emoticoanele pot fi utile pentru a-ți explica semnificația, dar cel mai bine este să le folosești doar pentru persoanele pe care le cunoști bine.
Închideți mesajul cu cuvintele „Cu stima”, „Cu drag” sau Toate cele bune”, în funcție de situație.
Destinatarii pot decide să imprime și să facă schimb de e-mailuri cu alții, așa că fiți întotdeauna respectuoși.
5. Verifică-ți tonul
Când întâlnim oameni față în față, folosim limbajul corpului celuilalt.
, tonul vocal și expresiile faciale pentru a determina cum se simt. E-mailul ne fură aceste cunoștințe, ceea ce înseamnă că nu putem spune când oamenii au înțeles greșit mesajele noastre.
Alegerea dvs. de vocabular, lungimea propoziției, punctuația și scrierea cu majuscule pot fi ușor interpretate greșit fără indicii vizuale și sonore. În primul exemplu de mai jos, Emma poate presupune că Harry este supărat sau furios, dar, de fapt, se simte bine.