En typisk kontorsarbetare får cirka 80 e-postmeddelanden per dag. Med den mängden e-post kan enskilda meddelanden lätt missas. Följ dessa grundläggande regler för att notera och agera på dina e-postmeddelanden.
- Överkommunicera inte via e-post.
- Använd rättvisa linjerna i ämnet.
- Håll dina meddelanden raka och korta.
- Var lite artig.
- Kontrollera ljudet.
- Korrekturläsning.
1. Överkommunicera inte via e-post
En av de viktigaste källorna till stress på jobbet är det stora antalet e-postmeddelanden människor får. Så innan du börjar skriva ett e-postmeddelande, fråga dig själv: "Är det här nödvändigt?"
Som en del av detta kan du använda din telefon eller snabbmeddelanden för att åtgärda problem som sannolikt kommer att behöva lite fram och tillbaka konversation. Använd vårt verktyg för förberedelse för engagemang
Identifiera de plattformar som är idealiska för olika typer av kommunikation.
Dessutom är e-post inte så säkert som du skulle vilja att det ska vara, särskilt som människor kan skicka e-postmeddelanden utan att oroa dig för att radera konversationshistorik. Undvik att utbyta konfidentiella eller personliga uppgifter i ett e-postmeddelande, och skriv inte om något som du eller ämnet för ditt e-postmeddelande, inte vill att ditt kontor ska se på en skylt.
När det är möjligt, skicka ut dåliga nyheter
Personligen, kille. Detta hjälper dig att få kontakt med sympati, medkänsla och empati, och att gottgöra.
Om ditt inlägg tas på fel sätt.
2. Tillåt rättvis användning av ämnets rader
Tidningsrubriken har två funktioner: den fångar din uppmärksamhet och sammanfattar artikeln så att du kan avgöra om du ska läsa den eller inte. Ämnesraden i ditt e-postmeddelande förväntas göra samma sak.
En tom ämnesrad är mer sannolikt att ignoreras eller avvisas som skräppost, så använd alltid några väl valda termer för att informera mottagaren om vad mejlet handlar om.
Du kanske vill lägga till ett datum i ämnesraden om ditt meddelande är ett av en daglig serie av e-postmeddelanden, till exempel en veckovis projektuppdatering. För ett meddelande som behöver besvaras kanske du också vill lägga till en uppmaning till åtgärder, till exempel "Svara senast den 7 november."
Den mest värdefulla informationen tillhandahålls av en välskriven ämnesrad som den nedan, utan att mottagaren ens behöver öppna ett mejl. Detta fungerar som en påminnelse som påminner mottagarna om ditt möte varje gång de tittar i sin inkorg.
3. Håll dina meddelanden transparenta och korta
E-postmeddelanden, som vanliga affärsbrev, måste vara raka och koncisa. Håll dina meningar lite korta och raka. E-postmeddelandets brödtext ska vara direkt och beskrivande och bör innehålla all relevant information. Se vårt inlägg om skrivkunskaper.
Till skillnad från konventionella brev kostar det dock inte mer än bara ett att skicka några e-postmeddelanden. Så om du behöver prata med någon om en mängd olika ämnen, överväg att skriva ett separat e-postmeddelande för var och en av dem. Detta gör ditt meddelande enklare och hjälper din korrespondent att svara på ett ämne i taget.
Det är viktigt att hitta balansen här. Du vill inte bomba någon med bokstäver, och det är vettigt att kombinera en mängd liknande punkter i en text. När detta händer, håll det enkelt med numrerade stycken eller punktpunkter och överväg att "chunka".
Detaljer om små, välorganiserade enheter för att göra smältningen lättare.
Kom också ihåg att Monica sa vad hon ville att Jackie skulle göra (i det här fallet ändra rapporten). Om du gör det enkelt för människor att se vad du vill ha, är det större chans att de kommer att ge dig detta.
4. Var politisk
Människor antar också att e-postmeddelanden bör vara mindre formella än konventionella. Men de meddelanden du skickar är ett resultat av din professionalism.
Principer och uppmärksamhet på detaljer, så att en viss grad av formalitet krävs.
Om du inte har en anständig vänskap med andra, undvik slentrianmässigt språk, slang, jargong och felaktiga förkortningar. Emoticons kan vara användbara för att förklara din mening, men det är bäst att bara använda dem för personer du känner väl.
Stäng ditt meddelande med orden "Hälsningar", "Med vänliga hälsningar" eller Lycka till, beroende på situationen.
Mottagare kan välja att skriva ut och utbyta e-postmeddelanden med andra, så var alltid respektfull.
5. Kontrollera din ton
När vi träffar människor ansikte mot ansikte använder vi den andra personens kroppsspråk.
, röstton och ansiktsuttryck för att avgöra hur de mår. E-post berövar oss denna kunskap, vilket betyder att vi inte kan säga när folk har missförstått våra meddelanden.
Ditt vokabulärval, meningens längd, interpunktion och versaler kan lätt misstolkas utan visuella och hörbara signaler. I det första exemplet nedan kan Emma anta att Harry är upprörd eller arg, men i själva verket mår han bra.