จะเปลี่ยนสำนักงานที่ใช้กระดาษของคุณให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษด้วยรหัส QR ได้อย่างไร

ทุกสำนักงานมีความชื่นชอบกระดาษเป็นอย่างมาก ตั้งแต่บันทึกย่อธรรมดาไปจนถึงงานสำคัญ ทุกอย่างถูกพิมพ์ลงบนกระดาษ โดยหลักแล้ว เพราะมันเป็นส่วนหนึ่งของการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จมาโดยตลอด มันเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่สุดและทำให้งานสำเร็จ 

อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่าจะมีอยู่เสมอ มันเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด สำนักงานไม่ได้ใช้สื่ออื่นๆ ทำให้ไม่สามารถค้นพบทางเลือกที่ดีกว่าแทนกระดาษได้ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การเลิกใช้กระดาษเป็นทางเลือกที่ดีกว่ามาก

ทำไมต้องไร้กระดาษ?

กระดาษอาจถูกวางผิดที่ ยับยู่ยี่ โยนทิ้ง และมีขนาดใหญ่เทอะทะในการจัดเก็บ เปลี่ยนมาใช้ดิจิทัลแล้วคุณจะได้รับประโยชน์ทันที

ทุกสิ่งสามารถเข้าถึงได้ทันที ส่งต่อจากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งได้อย่างง่ายดาย และง่ายต่อการจัดเก็บและกันไว้จนกว่าจะถึงเวลาที่ต้องดึงข้อมูลบางอย่างออกจากคลังข้อมูล

ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องสำคัญว่าการเลิกใช้กระดาษจะคุ้มค่าหรือไม่ แต่คุณจะนำไปใช้อย่างเหมาะสมอย่างไร

มีกระดานข่าว

สิ่งหนึ่งที่กระดาษมีข้อได้เปรียบเหนือดิจิทัลก็คือมีบางสิ่งที่สามารถสัมผัสได้ทางกายภาพ ดังนั้นจึงให้ความรู้สึกปลอดภัยเมื่ออยู่ที่นั่นและผู้คนรู้ว่าจะไปได้จากที่ไหน

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกนี้ก็คือการใช้กระดานข่าว ทุกสิ่งที่เข้าสู่พื้นที่ดิจิทัลจะถูกโพสต์บนกระดานข่าวจริง วิธีนี้จะแจ้งให้ทุกคนทราบว่ามีสิ่งหนึ่งที่มีอยู่และจะหาได้จากที่ไหน

แปลงสื่อดิจิทัลเป็นรหัส QR

เมื่อคุณเริ่มใช้งานกระดานข่าวแล้ว คำถามก็คือ ผู้คนควรใส่อะไรลงไป?

เพื่อให้มีประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์ คำตอบสำหรับคำถามนั้นควรเป็น รหัส QR. สื่อดิจิทัลจะถูกแปลงเป็นรูปภาพและจะปรากฏบนกระดานข่าว ดังนั้นผู้ที่ต้องการจะสามารถเข้าถึงมันได้อย่างง่ายดายด้วยการสแกนสมาร์ทโฟนของพวกเขา หากต้องการสร้างสิ่งนี้ขึ้นมา คุณสามารถผสานรวมเพื่อใช้โค้ด PDF QR ได้

คุณสามารถแปลงอะไรได้บ้าง?

คุณอาจสงสัยว่ารหัส QR มีข้อ จำกัด หรือไม่? เมื่อถึงจุดหนึ่ง จะมีความท้าทายด้านเทคนิคที่ต้องเอาชนะหรือไม่

อาจเป็นเรื่องยากที่จะเชื่อ แต่เป็นเรื่องยากมากที่จะเข้าถึงขีดจำกัดของรหัส QR เทคโนโลยีนี้มีความหลากหลายและยืดหยุ่น ดังนั้น ถ้าคิดได้ก็สามารถทำได้

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถแปลงได้

1.  คู่มือและคำแนะนำ

ภายในสำนักงานจะมีคู่มือและคำแนะนำต่างๆ อาจเป็นวิธีการใช้อุปกรณ์สำนักงานบางอย่างหรือขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม คุณสามารถแปลงเป็นโค้ด QR ได้

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการได้รับไฟล์ PDF ของคู่มือ หากมี ด้วยการใช้สิ่งที่ดีที่สุด เครื่องกำเนิดรหัส QR ออนไลน์คุณสามารถใช้สร้างรหัส QR ได้ทันที 

หากไม่มีไฟล์ PDF ให้สร้างด้วยตนเอง สแกนเอกสารหรือแปลงเวอร์ชันที่เข้ารหัสเป็นไฟล์ PDF หลังจากนั้นเพียงทำตามขั้นตอนถัดไปที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

2.  รูปแบบ

อย่าลืมเกี่ยวกับแบบฟอร์ม พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์มการลา แบบฟอร์มลาพักร้อน และอื่นๆ อีกมากมาย

สามารถแปลงเป็นไฟล์ PDF ได้อย่างง่ายดายซึ่งทุกคนที่ต้องการสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดได้ ผ่านการแปลง คุณสามารถรวมการใช้ PDF คิวอาร์โค้ด สู่การบูรณาการแบบไร้กระดาษของคุณ

สำหรับแนวทางอื่น แบบฟอร์มที่กรอกแล้วสามารถแปลงเป็นรูปภาพได้ จากนั้นสร้างโค้ด QR ให้กับมัน จะเข้าถึงและส่งได้ง่ายเหมือนกับการใช้ไฟล์ PDF

3.  เอกสารการทำงาน

หากมีกระดาษประเภทหนึ่งเต็มทุกโต๊ะก็ถือเป็นเอกสารของงานที่ทำอยู่ พวกมันกองพะเนินเทินทึก และเมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น ก็ยากที่จะหาอันที่สำคัญที่สุด และบางตัวอาจสูญหายได้ด้วยซ้ำ

เช่นเดียวกับสองรายการแรกในรายการนี้ เอกสารที่มีอยู่สามารถแปลงเป็นไฟล์ PDF หรือเอกสารคำได้ แต่ในกรณีที่ไฟล์ใหญ่เกินไปสามารถอัพโหลดเป็นเอกสาร Google ได้ เพียงรับลิงก์ที่แชร์ได้และใช้ลิงก์นั้นในการสร้างโค้ด QR ที่สามารถแชร์ในสำนักงานได้

เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ

อย่าลืมว่ารหัส QR ทั้งหมดมีลักษณะคล้ายกัน ดังนั้น หากคุณเขียนไว้บนกระดานข่าว ก็ยากที่จะแยกแยะได้ว่ามีไว้เพื่ออะไร ดังนั้น อย่าลืมเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อบอกเป็นนัยว่าโค้ด QR มีไว้เพื่ออะไร

ขึ้นอยู่กับเครื่องสร้างโค้ด QR ของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้หรือไม่ โอทิกซ์ หรืออย่างอื่นคุณสามารถปรับแต่งภาพได้ในระดับหนึ่ง คุณสามารถเปลี่ยนสีและเพิ่มโลโก้ได้ เหนือสิ่งอื่นใด ดังนั้น คุณสามารถบอกเป็นนัยเพิ่มเติมได้ว่ารูปภาพนี้ทำหน้าที่อะไรและมีจุดประสงค์เพื่อใคร

สรุป:

แม้ว่ากระดาษจะไม่สมบูรณ์แบบ แต่ทางเลือกที่ไม่ต้องใช้กระดาษก็ไม่สมบูรณ์แบบเช่นกัน มีความท้าทายบางประการเมื่อคุณใส่ทุกสิ่งทุกอย่างลงในพื้นที่ดิจิทัล อย่างไรก็ตาม รหัส QR เป็นทางเลือกทางเลือกสำหรับการแก้ปัญหาเหล่านี้

สิ่งที่ครั้งหนึ่งดูเหมือนเป็นปัญหาใหญ่กลับกลายเป็นเรื่องเล็กน้อยไปแล้ว เป็นผลให้การเลิกใช้กระดาษมีความสะดวกมากกว่าสิ่งอื่นใดด้วยการใช้เครื่องสร้างโค้ด QR พร้อมโลโก้เช่น QRTiger