Paano Gawing Paperless ang Iyong Tanggapan na Nakabatay sa Papel na may mga QR Code?

Ang bawat opisina ay may matinding pagkagusto sa papel. Mula sa mga simpleng tala hanggang sa mahahalagang gawain, lahat ay nakalimbag sa papel. Higit sa lahat, dahil ito ay palaging bahagi ng paggawa ng mga bagay. Ito ang pinakapangunahing tool at ginagawa nito ang trabaho. 

Gayunpaman, hindi ito nangangahulugan na ito ay palaging naroroon; ito ang pinakamahusay na pagpipilian. Ang mga opisina ay hindi pa gumamit ng ibang mga medium, na pumipigil sa kanila sa pagtuklas ng isang mas mahusay na alternatibo sa papel. Ngunit sa katotohanan, ang pagpunta sa walang papel ay isang mas mahusay na pagpipilian.

Bakit Walang Papel?

Ang papel ay maaaring maling ilagay, gusot, itapon, at malaki upang iimbak. Gawin ang paglipat sa digital at maranasan mo kaagad ang mga benepisyo.

Maa-access kaagad ang lahat, maipasa mula sa isang kasamahan patungo sa isa pa nang walang kahirap-hirap, at madaling i-stock at itabi hanggang sa oras na kailangang kunin ang ilang partikular na impormasyon mula sa archive.

Kaya, hindi gaanong tanong kung sulit ba o hindi ang pagiging walang papel, ngunit sa halip, paano mo ito maipapatupad nang maayos?

Magkaroon ng Bulletin Board

Ang isang bagay na ang papel ay may kalamangan sa digital ay mayroong isang bagay na maaaring pisikal na mahawakan. Kaya, nagbibigay ito ng pakiramdam ng seguridad na naroroon at alam ng mga tao kung saan ito kukunin.

Ang madaling solusyon sa problemang ito ay sa tulong ng isang bulletin board. Lahat ng napupunta sa digital space ay ipo-post sa isang aktwal na bulletin board. Ipapaalam nito sa sinuman na may isang bagay at kung saan nila ito makukuha.

I-convert ang Digital Materials sa QR Codes

Kapag nakuha mo na ang iyong bulletin board at tumakbo, ang tanong ay, ano ang dapat ilagay ng mga tao dito?

Upang maging ganap itong epektibo, ang sagot sa tanong na iyon ay dapat na Mga QR code. Ang isang digital na materyal ay iko-convert sa imahe at iyon ay mapupunta sa bulletin board. Kaya, ang mga taong nangangailangan nito ay magkakaroon ng madaling pag-access dito gamit ang pag-scan ng kanilang smartphone. Upang makagawa ng isa maaari mong isama upang magamit ang PDF QR code

Ano ang Maaari Mong I-convert?

Maaaring nagtataka ka, mayroon bang anumang limitasyon sa mga QR code? Sa ilang mga punto, magkakaroon ba ng mga teknikal na hamon na kailangang malampasan?

Maaaring mahirap paniwalaan, ngunit napakabihirang maabot ang mga limitasyon ng QR code. Ang teknolohiya ay maraming nalalaman at nababaluktot. Kaya, kung maaari mong isipin ito, posible na gawin ito.

Narito ang mga bagay na maaari mong i-convert.

1.  Mga Manwal at Gabay

Sa loob ng opisina, magkakaroon ng mga manwal at gabay sa iba't ibang bagay. Maaaring ito ay kung paano gumamit ng ilang partikular na kagamitan sa opisina o karaniwang pamamaraan sa pagtatrabaho. Anuman ito, maaari mo itong i-convert sa isang QR code.

Ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay upang kunin ang PDF file ng manual, kung ito ay magagamit. Sa paggamit ng pinakamahusay QR code generator online, maaari mo itong gamitin kaagad para gumawa ng QR code. 

Kung walang available na PDF file, gumawa ng isa. I-scan ang mga dokumento o i-convert ang isang naka-encode na bersyon sa isang PDF file. Pagkatapos nito, gawin lamang ang mga susunod na hakbang na nabanggit kanina.

2.  Form

Huwag kalimutan ang tungkol sa mga form. Ang mga empleyado ay dapat mag-fill up ng leave form, medical absence form, at marami pa.

Madali itong ma-convert sa isang PDF file na maaaring ma-access at ma-download ng sinumang nangangailangan nito. Sa pamamagitan ng conversion, maaari mong isama ang paggamit ng a PDF QR code sa iyong mga walang papel na pagsasama.

Sa ibang diskarte, ang napunan na form ay maaaring ma-convert sa isang imahe. Pagkatapos, gumawa ng QR code para dito. Magiging kasingdali itong i-access at isumite gaya ng paggamit ng PDF file.

3.  Mga Dokumento sa Trabaho

Kung mayroong isang uri ng papel na pumupuno sa bawat mesa, ito ay ang papeles ng gawaing nasa kamay. Nagtatambak sila, at kapag nangyari iyon, mahirap hanapin ang pinakamahalaga at ang ilan ay maaaring mawala pa.

Tulad ng unang dalawa sa listahang ito, ang mga papeles na nasa kamay ay maaaring ma-convert sa isang PDF file o isang word na dokumento. Ngunit sa kaganapan na ang file ay nagiging masyadong malaki, maaari itong i-upload bilang isang dokumento ng Google. Kunin lang ang naibabahaging link at gamitin iyon sa paggawa ng QR code na maaaring ibahagi sa opisina.

Magdagdag ng isang Call-to-Action

Huwag kalimutan na ang lahat ng mga QR code ay magkamukha. Kaya, kung ilinya mo ang mga ito sa iyong bulletin board, magiging mahirap na makilala kung para saan ang isa. Samakatuwid, huwag kalimutang magdagdag ng call-to-action upang ipahiwatig kung para saan ang QR code na iyon.

Depende sa iyong generator ng QR code, kung gagamitin mo Otix o iba pa, maaari mo ring i-personalize ang larawan sa isang tiyak na lawak. Maaari mong baguhin ang kulay at magdagdag ng logo, bukod sa iba pang mga bagay. Kaya, maaari mong higit pang ipahiwatig kung ano ang ginagawa ng imahe at kung kanino ito nilayon.

Paghihinuha:

Habang ang papel ay hindi perpekto, ang walang papel na alternatibo ay hindi rin. Mayroong ilang mga hamon kapag inilagay mo ang lahat sa digital space. Gayunpaman, ang mga QR code ay nagbibigay ng mga alternatibong solusyon sa mga dilemma na ito.

Ang dating tila isang malaking abala ay naging bale-wala na. Bilang resulta, ang pagiging walang papel ay naging mas maginhawa sa anumang bagay sa paggamit ng QR code generator na may logo tulad ng QRTiger.