Tipik bir ofis çalışanı günde yaklaşık 80 e-posta alır. Bu kadar çok postayla bireysel mesajlar kolayca gözden kaçabilir. E-postalarınızı not etmek ve bunlara göre hareket etmek için bu temel kuralları izleyin.
- E-posta yoluyla aşırı iletişim kurmayın.
- Konunun satırlarını adil bir şekilde kullanın.
- Mesajlarınızı basit ve kısa tutun.
- Biraz kibar ol.
- Sesi kontrol edin.
- Düzeltme.
1. E-posta yoluyla aşırı iletişim kurmayın
İş yerindeki en önemli stres kaynaklarından biri, insanların aldığı e-postaların çokluğudur. Bu nedenle, bir e-posta yazmaya başlamadan önce kendinize şu soruyu sorun: "Bu gerekli mi?"
Bunun bir parçası olarak, ileri geri konuşma gerektirebilecek sorunları çözmek için telefonunuzu veya IM'nizi kullanabilirsiniz. Nişan Hazırlama Aracımızı kullanın
Çeşitli iletişim türleri için ideal olan platformları belirleyin.
Ayrıca e-posta, olmasını istediğiniz kadar güvenli değildir; özellikle de insanlar, konuşma geçmişini silme endişesi olmadan e-posta gönderebilmektedir. Bir e-postada gizli veya kişisel bilgilerinizi paylaşmaktan kaçının ve sizin veya e-postanızın konusunun, ofisinizin bir ilan panosunda görmesini istemediğiniz bir şey hakkında yazmayın.
Mümkün olduğunda kötü haberler gönderin
Şahsen dostum. Bu, sempati, şefkat ve empati ile bağlantı kurmanıza ve düzeltmeler yapmanıza yardımcı olur.
Gönderiniz yanlış yöne alınırsa.
2. Konunun satırlarının adil kullanımına izin verin
Gazete manşetinin iki işlevi vardır: Dikkatinizi çeker ve makaleyi özetleyerek okuyup okumayacağınıza karar vermenizi sağlar. E-postanızın konu satırının da aynı şeyi yapması bekleniyor.
Boş bir konu satırının göz ardı edilme veya spam olarak reddedilme olasılığı daha yüksektir; bu nedenle, alıcıyı e-postanın neyle ilgili olduğu konusunda bilgilendirmek için her zaman iyi seçilmiş birkaç terim kullanın.
Mesajınız haftalık proje güncellemesi gibi günlük e-posta serilerinden biriyse konu satırına tarih eklemek isteyebilirsiniz. Yanıtlanması gereken bir mesaja "Lütfen 7 Kasım'a kadar yanıt verin" gibi bir eylem çağrısı da eklemek isteyebilirsiniz.
En değerli bilgi, alıcının e-postayı açmasına bile gerek kalmadan, aşağıdaki gibi iyi yazılmış bir konu satırıyla sağlanır. Bu, alıcılara gelen kutularına her baktıklarında toplantınızı hatırlatan bir hatırlatıcı görevi görür.
3. Mesajlarınızı şeffaf ve kısa tutun
E-postalar, geleneksel iş mektupları gibi basit ve kısa olmalıdır. Cümlelerinizi biraz kısa ve öz tutun. E-postanın gövdesi doğrudan ve açıklayıcı olmalı ve ilgili tüm bilgileri içermelidir. Lütfen yazma becerileri hakkındaki yazımıza bakın.
Ancak geleneksel mektupların aksine, birkaç e-posta göndermek tek bir e-postadan daha pahalıya mal olmaz. Dolayısıyla biriyle çeşitli konularda konuşmanız gerekiyorsa, her biri için ayrı bir e-posta yazmayı düşünün. Bu, mesajınızı basitleştirir ve karşınızdaki kişinin aynı anda tek bir konuya yanıt vermesine yardımcı olur.
Burada dengeyi bulmak çok önemli. Kimseyi mektuplarla bombalamak istemezsiniz ve çeşitli benzer noktaları tek bir metinde birleştirmek mantıklıdır. Böyle bir durumda, numaralandırılmış paragraflar veya madde işaretleri kullanarak işi kolaylaştırın ve "parçalamayı" düşünün.
Sindirimi kolaylaştırmak için küçük, iyi organize edilmiş ünitelerle ilgili ayrıntılar.
Monica'nın Jackie'den ne yapmasını istediğini belirttiğini de unutmayın (bu durumda raporu değiştirin). İnsanların ne istediğinizi görmesini kolaylaştırırsanız, size bunu verme şansları artar.
4. Politik Olun
İnsanlar ayrıca e-postaların geleneksel olanlardan daha az resmi olması gerektiğini varsayıyorlar. Ancak gönderdiğiniz mesajlar profesyonelliğinizin bir sonucudur.
İlkeler ve detaylara dikkat, öyle ki belirli bir düzeyde formalite gereklidir.
Başkalarıyla iyi bir arkadaşlığınız yoksa gündelik dilden, argodan, jargondan ve yanlış kısaltmalardan kaçının. İfadeler anlatmak istediğinizi açıklamakta faydalı olabilir ancak bunları yalnızca iyi tanıdığınız kişiler için kullanmak en iyisidir.
Duruma göre mesajınızı “Saygılarımla”, “Saygılarımla” veya En iyi dileklerimle” sözcükleriyle kapatın.
Alıcılar e-postalarını yazdırmaya ve başkalarıyla paylaşmaya karar verebilir; bu nedenle her zaman saygılı olun.
5. Ses tonunuzu kontrol edin
İnsanlarla yüz yüze karşılaştığımızda karşımızdaki kişinin beden dilini kullanırız.
nasıl hissettiklerini belirlemek için ses tonu ve yüz ifadeleri. E-posta bizi bu bilgiden mahrum bırakır, bu da insanların mesajlarımızı yanlış anladığını söyleyemeyeceğimiz anlamına gelir.
Kelime seçiminiz, cümle uzunluğu, noktalama işaretleri ve büyük harf kullanımınız görsel ve işitsel ipuçları olmadan kolayca yanlış yorumlanabilir. Aşağıdaki ilk örnekte Emma, Harry'nin üzgün veya kızgın olduğunu varsayabilir ama aslında kendini iyi hissediyor.