Kağıt Tabanlı Ofisinizi QR Kodlarla Kağıtsız Bir Ofise Nasıl Dönüştürebilirsiniz?

Her ofisin kağıtlara karşı güçlü bir sevgisi vardır. Basit notlardan önemli çalışmalara kadar her şey kağıda basılmıştır. Esas olarak, çünkü her zaman işleri halletmenin bir parçası olmuştur. Bu en temel araçtır ve işin yapılmasını sağlar. 

Ancak bu her zaman orada olduğu anlamına gelmez; en iyi seçimdir. Ofislerin başka ortamlar kullanmaması, kağıda daha iyi bir alternatif bulmalarını engelliyor. Ancak gerçekte kağıtsız olmak çok daha iyi bir seçimdir.

Neden Kağıtsız Gitmelisiniz?

Kağıt yanlış yerleştirilebilir, buruşabilir, atılabilir ve saklanması hacimli olabilir. Dijitale geçiş yapın, faydalarını hemen deneyimleyin.

Her şeye anında erişilebiliyor, bir çalışandan diğerine zahmetsizce aktarılabiliyor ve stoklanması ve belirli bilgilerin arşivlerden çıkarılması gerekene kadar bir kenara bırakılması kolay.

Yani mesele kağıtsız kalmanın buna değip değmeyeceği değil, daha ziyade bunu nasıl düzgün bir şekilde uygulayacağınızdır.

Bülten Tahtası Var

Kağıdın dijitale göre avantajı, fiziksel olarak dokunulabilen bir şeyin olmasıdır. Dolayısıyla orada olması ve insanların onu nereden alacağını bilmesi bir güvenlik duygusu sağlar.

Bu ikilemin kolay çözümü bir ilan panosunun yardımıyla olacaktır. Dijital alana giren her şey gerçek bir ilan panosunda yayınlanacak. Bu, herkese bir şeyin mevcut olduğu ve onu nereden alabilecekleri konusunda bilgi verecektir.

Dijital Materyalleri QR Kodlarına Dönüştürün

Bülten tahtanızı çalışır hale getirdikten sonra soru şu: İnsanlar ona ne koymalı?

Tamamen etkili olabilmesi için bu sorunun cevabı şu şekilde olmalıdır: QR kodları. Dijital bir materyal görüntüye dönüştürülecek ve ilan panosunda yer alacak. Böylece ihtiyacı olan kişiler akıllı telefonlarının taramasıyla kolayca erişebilecekler. Bir tane oluşturmak için PDF QR kodunu kullanmak üzere entegre edebilirsiniz

Neleri Dönüştürebilirsiniz?

Merak ediyor olabilirsiniz, QR kodlarında herhangi bir sınırlama var mı? Bir noktada aşılması gereken teknik zorluklar olur mu?

İnanması zor olabilir ama QR kodların sınırlarına ulaşmak çok nadirdir. Teknoloji çok yönlü ve esnektir. Yani eğer düşünebilirseniz, bunu yapmak mümkündür.

İşte dönüştürebileceğiniz şeyler.

1.  Kılavuzlar ve Kılavuzlar

Ofisin içinde farklı konularda kılavuzlar ve kılavuzlar olacak. Belirli ofis cihazlarının nasıl kullanılacağı veya standart çalışma prosedürleri olabilir. Her ne olursa olsun, onu bir QR koduna dönüştürebilirsiniz.

Bunu yapmanın en iyi yolu, eğer mevcutsa, kılavuzun PDF dosyasını elde etmektir. En iyinin kullanımıyla QR kod oluşturucu Çevrimiçi olduğunuzda, bunu hemen bir QR kodu oluşturmak için kullanabilirsiniz. 

Kullanılabilir PDF dosyası yoksa kendiniz bir tane oluşturun. Belgeleri tarayın veya kodlanmış bir sürümü PDF dosyasına dönüştürün. Bundan sonra, daha önce bahsedilen sonraki adımları uygulamanız yeterlidir.

2.  Formlar

Formları unutmayın. Çalışanların bir izin formu, tıbbi devamsızlık formu ve daha fazlasını doldurmaları zorunludur.

İhtiyacı olan herkesin erişebileceği ve indirebileceği bir PDF dosyasına kolayca dönüştürülebilir. Dönüşüm yoluyla, aşağıdakilerin kullanımını dahil edebilirsiniz: PDF QR kodu kağıtsız entegrasyonlarınıza.

Farklı bir yaklaşımla doldurulan form görsele dönüştürülebilir. Daha sonra bunun için bir QR kodu oluşturun. Erişimi ve gönderimi bir PDF dosyası kullanmak kadar kolay olacaktır.

3.  Çalışma Belgeleri

Her masayı dolduran bir kağıt türü varsa o da yapılan işin evraklarıdır. Birikirler ve bu olduğunda en önemlilerini bulmak zordur, hatta bazıları kaybolabilir.

Bu listedeki ilk ikisi gibi, eldeki evraklar da PDF dosyasına veya word belgesine dönüştürülebilir. Ancak dosyanın çok büyümesi durumunda Google dokümanı olarak yüklenebilir. Paylaşılabilir bağlantıyı edinin ve bunu ofiste paylaşılabilecek bir QR kodu oluşturmak için kullanın.

Harekete Geçirici Mesaj Ekleyin

Tüm QR kodlarının benzer göründüğünü unutmayın. Dolayısıyla, bunları ilan tahtanıza sıralarsanız, bunların ne işe yaradığını ayırt etmek zor olacaktır. Bu nedenle, QR kodunun ne işe yaradığına dair ipucu verecek bir harekete geçirici mesaj eklemeyi unutmayın.

QR kodu oluşturucunuza bağlı olarak, kullanıp kullanmadığınıza bağlı olarak Otix veya başka bir şey, görüntüyü bir dereceye kadar kişiselleştirebilirsiniz. Diğer şeylerin yanı sıra rengi değiştirebilir ve bir logo ekleyebilirsiniz. Böylece görselin ne işe yaradığına ve kime yönelik olduğuna dair daha fazla ipucu verebilirsiniz.

Sonuç:

Kağıt mükemmel olmasa da kağıtsız alternatif de değildir. Her şeyi dijital alana koyduğunuzda bazı zorluklarla karşılaşıyorsunuz. Ancak QR kodlar bu ikilemlere alternatif çözümler sunuyor.

Bir zamanlar büyük bir güçlük gibi görünen şey artık önemsiz hale geldi. Sonuç olarak, QRTiger gibi logolu bir QR kod oluşturucunun kullanılmasıyla kağıtsız geçiş, diğer her şeye göre daha kolay hale geldi.