Một nhân viên văn phòng điển hình nhận được khoảng 80 email mỗi ngày. Với số lượng thư như vậy, các thư riêng lẻ có thể dễ dàng bị bỏ sót. Thực hiện theo các quy tắc cơ bản này để ghi chú và hành động trên email của bạn.
- Đừng giao tiếp quá mức qua email.
- Sử dụng hợp lý các dòng của chủ đề.
- Giữ tin nhắn của bạn đơn giản và ngắn gọn.
- Hãy lịch sự.
- Kiểm tra âm thanh.
- Hiệu đính.
1. Đừng liên lạc quá nhiều qua email
Một trong những nguyên nhân gây căng thẳng lớn nhất ở nơi làm việc là số lượng email mà mọi người nhận được. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu viết email, hãy tự hỏi bản thân: “Điều này có cần thiết không?”
Là một phần của việc này, bạn có thể sử dụng điện thoại hoặc IM của mình để khắc phục các sự cố có thể cần một số cuộc trò chuyện qua lại. Sử dụng Công cụ chuẩn bị đính hôn của chúng tôi
Xác định các nền tảng phù hợp lý tưởng cho các loại hình truyền thông khác nhau.
Ngoài ra, email không an toàn như bạn mong muốn, đặc biệt là khi mọi người có thể gửi email mà không cần lo lắng về việc xóa lịch sử hội thoại. Tránh trao đổi thông tin bí mật hoặc thông tin cá nhân trong email và không viết về điều gì đó mà bạn hoặc chủ đề email của bạn không muốn văn phòng của bạn nhìn thấy trên bảng quảng cáo.
Bất cứ khi nào có thể, hãy gửi tin xấu
Gặp trực tiếp nhé anh bạn. Điều này giúp bạn kết nối với sự cảm thông, lòng trắc ẩn, sự đồng cảm và sửa đổi.
Nếu bài viết của bạn được thực hiện sai cách.
2. Cho phép sử dụng hợp lý các dòng chủ đề
Tiêu đề của tờ báo có hai chức năng: thu hút sự chú ý của bạn và tóm tắt bài viết để bạn xác định có nên đọc hay không. Dòng chủ đề email của bạn dự kiến sẽ làm điều tương tự.
Dòng chủ đề trống có nhiều khả năng bị bỏ qua hoặc bị từ chối vì coi là thư rác, vì vậy, hãy luôn sử dụng một số thuật ngữ được lựa chọn kỹ lưỡng để thông báo cho người nhận nội dung email.
Bạn có thể muốn thêm ngày vào dòng chủ đề nếu tin nhắn của bạn là một trong những chuỗi email hàng ngày, chẳng hạn như cập nhật dự án hàng tuần. Đối với một tin nhắn cần được trả lời, bạn cũng có thể muốn thêm lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như “Vui lòng trả lời trước ngày 7 tháng XNUMX”.
Thông tin có giá trị nhất được cung cấp bởi dòng chủ đề được viết tốt như dòng bên dưới mà người nhận thậm chí không cần phải mở email. Điều này hoạt động như một lời nhắc nhắc nhở người nhận về cuộc họp của bạn mỗi khi họ nhìn vào hộp thư đến của mình.
3. Giữ thông điệp của bạn minh bạch và ngắn gọn
Email, giống như thư kinh doanh thông thường, phải đơn giản và ngắn gọn. Giữ câu của bạn ngắn gọn một chút và đi thẳng vào vấn đề. Nội dung của email phải trực tiếp, mang tính mô tả và phải bao gồm tất cả thông tin liên quan. Xin vui lòng xem bài viết của chúng tôi về kỹ năng viết.
Tuy nhiên, không giống như những bức thư thông thường, việc gửi một vài email không tốn nhiều tiền hơn một lần. Vì vậy, nếu bạn cần nói chuyện với ai đó về nhiều chủ đề khác nhau, hãy cân nhắc việc viết một email riêng cho từng người trong số họ. Điều này làm cho thông điệp của bạn trở nên đơn giản hơn và giúp phóng viên của bạn trả lời từng chủ đề một.
Điều cần thiết là tìm thấy sự cân bằng ngay tại đây. Bạn không muốn đánh bom bất kỳ ai bằng các chữ cái và việc kết hợp nhiều điểm giống nhau trong một văn bản là điều hợp lý. Khi điều này xảy ra, hãy thực hiện dễ dàng bằng các đoạn văn được đánh số hoặc dấu đầu dòng và cân nhắc việc “phân đoạn”.
Thông tin chi tiết về các đơn vị nhỏ, được tổ chức tốt để giúp bạn tiếp thu dễ dàng hơn.
Cũng hãy nhớ rằng Monica đã nêu những gì cô ấy muốn Jackie làm (trong trường hợp này là sửa đổi báo cáo). Nếu bạn giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy thứ bạn muốn thì có nhiều khả năng họ sẽ cho bạn thứ này.
4. Hãy chính trị
Mọi người cũng cho rằng email nên ít trang trọng hơn những email thông thường. Nhưng những tin nhắn bạn gửi đi là kết quả của sự chuyên nghiệp của bạn.
Nguyên tắc và sự chú ý đến từng chi tiết, đòi hỏi phải có mức độ hình thức nhất định.
Nếu bạn không có tình bạn tốt với người khác, hãy tránh sử dụng ngôn ngữ thông thường, tiếng lóng, biệt ngữ và những từ viết tắt không chính xác. Biểu tượng cảm xúc có thể hữu ích trong việc giải thích ý nghĩa của bạn, nhưng tốt nhất chỉ nên sử dụng chúng cho những người bạn biết rõ.
Hãy kết thúc tin nhắn của bạn bằng những từ “Trân trọng”, “Trân trọng” hoặc Chúc những điều tốt đẹp nhất,” tùy thuộc vào tình huống.
Người nhận có thể quyết định in và trao đổi email với người khác, vì vậy hãy luôn tôn trọng.
5. Kiểm tra giọng điệu của bạn
Khi gặp mặt trực tiếp, chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể của người khác.
, giọng nói và nét mặt để xác định cảm giác của họ. Email cướp đi kiến thức này của chúng ta, có nghĩa là chúng ta không thể nói khi nào mọi người hiểu nhầm thông điệp của chúng ta.
Lựa chọn từ vựng, độ dài câu, dấu câu và cách viết hoa của bạn có thể dễ dàng bị hiểu sai nếu không có tín hiệu thị giác và âm thanh. Trong ví dụ đầu tiên bên dưới, Emma có thể cho rằng Harry đang buồn bã hoặc tức giận, nhưng thực tế, anh ấy cảm thấy ổn.