Ο τυπικός υπάλληλος γραφείου λαμβάνει περίπου 80 email την ημέρα. Με αυτόν τον όγκο αλληλογραφίας, μπορείτε εύκολα να χάσετε μεμονωμένα μηνύματα. Ακολουθήστε αυτούς τους βασικούς κανόνες για να σημειώσετε και να ενεργήσετε σχετικά με τα email σας.
- Μην επικοινωνείτε υπερβολικά μέσω email.
- Χρησιμοποιήστε σωστά τις γραμμές του θέματος.
- Κρατήστε τα μηνύματά σας απλά και σύντομα.
- Να είστε ευγενικοί.
- Ελέγξτε τον ήχο.
- Επιμέλεια.
1. Μην επικοινωνείτε υπερβολικά μέσω email
Μία από τις πιο σημαντικές πηγές άγχους στην εργασία είναι ο τεράστιος αριθμός των email που λαμβάνουν οι άνθρωποι. Πριν ξεκινήσετε λοιπόν να γράφετε ένα email, αναρωτηθείτε: «Είναι απαραίτητο;»
Ως μέρος αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνό σας ή τη συνομιλία σας για να διορθώσετε προβλήματα που είναι πιθανό να απαιτούν μια συνεχόμενη συνομιλία. Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο προετοιμασίας αρραβώνων
Προσδιορίστε τις πλατφόρμες που είναι ιδανικές για διάφορους τύπους επικοινωνιών.
Επίσης, το email δεν είναι τόσο ασφαλές όσο θα θέλατε να είναι, ειδικά καθώς οι άνθρωποι μπορούν να στέλνουν email χωρίς να ανησυχούν για τη διαγραφή του ιστορικού συνομιλιών. Αποφύγετε την ανταλλαγή εμπιστευτικών ή προσωπικών στοιχείων σε ένα email και μην γράφετε για κάτι που εσείς ή το θέμα του email σας, δεν θέλετε να δει το γραφείο σας σε διαφημιστική πινακίδα.
Όποτε είναι δυνατόν, στείλτε άσχημα νέα
Προσωπικά, φίλε. Αυτό σας βοηθά να συνδεθείτε με συμπόνια, συμπόνια και ενσυναίσθηση και να επανορθώσετε.
Εάν η ανάρτησή σας έχει ληφθεί με λάθος τρόπο.
2. Επιτρέψτε τη δίκαιη χρήση των γραμμών του θέματος
Ο τίτλος της εφημερίδας έχει δύο λειτουργίες: τραβάει την προσοχή σας και συνοψίζει το άρθρο, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε αν θα το διαβάσετε ή όχι. Το θέμα του email σας αναμένεται να κάνει το ίδιο πράγμα.
Μια κενή γραμμή θέματος είναι πιο πιθανό να αγνοηθεί ή να απορριφθεί ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία, επομένως χρησιμοποιείτε πάντα μερικούς καλά επιλεγμένους όρους για να ενημερώσετε τον παραλήπτη σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορεί να θέλετε να προσθέσετε μια ημερομηνία στη γραμμή θέματος εάν το μήνυμά σας είναι ένα από μια καθημερινή σειρά email, όπως μια εβδομαδιαία ενημέρωση έργου. Για ένα μήνυμα που πρέπει να απαντηθεί, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια πρόσκληση για δράση, όπως "Παρακαλώ απαντήστε έως τις 7 Νοεμβρίου".
Οι πιο πολύτιμες πληροφορίες παρέχονται από μια καλογραμμένη γραμμή θέματος όπως η παρακάτω, χωρίς ο παραλήπτης να χρειάζεται καν να ανοίξει ένα email. Αυτό λειτουργεί ως υπενθύμιση που υπενθυμίζει στους παραλήπτες τη συνάντησή σας κάθε φορά που κοιτάζουν τα εισερχόμενά τους.
3. Διατηρήστε τα μηνύματά σας διαφανή και σύντομα
Τα email, όπως και οι συμβατικές επαγγελματικές επιστολές, πρέπει να είναι απλά και συνοπτικά. Κρατήστε τις προτάσεις σας λίγο σύντομες και επί της ουσίας. Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι άμεσο και περιγραφικό και να περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες. Δείτε την ανάρτησή μας σχετικά με τις δεξιότητες γραφής.
Σε αντίθεση με τις συμβατικές επιστολές, ωστόσο, δεν κοστίζει περισσότερο από ένα μόνο για την αποστολή μερικών email. Επομένως, εάν θέλετε να μιλήσετε με κάποιον για διάφορα διαφορετικά θέματα, σκεφτείτε να γράψετε ένα ξεχωριστό email για καθένα από αυτά. Αυτό κάνει το μήνυμά σας πιο απλό και βοηθά τον ανταποκριτή σας να απαντά σε ένα θέμα τη φορά.
Είναι σημαντικό να βρείτε την ισορροπία εδώ. Δεν θέλετε να βομβαρδίσετε κανέναν με γράμματα και είναι λογικό να συνδυάσετε μια ποικιλία από παρόμοια σημεία σε ένα κείμενο. Όταν συμβεί αυτό, κρατήστε το εύκολο με αριθμημένες παραγράφους ή κουκκίδες και εξετάστε το ενδεχόμενο "κομματοποίησης".
Λεπτομέρειες για μικρές, καλά οργανωμένες μονάδες για ευκολότερη πέψη.
Θυμηθείτε, επίσης, ότι η Monica δήλωσε τι ήθελε να κάνει η Jackie (στην περίπτωση αυτή, τροποποιήστε την αναφορά). Εάν διευκολύνετε τους ανθρώπους να δουν αυτό που θέλετε, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα να σας το δώσουν.
4. Να είσαι πολιτικός
Οι άνθρωποι υποθέτουν επίσης ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι λιγότερο επίσημα από τα συμβατικά. Όμως τα μηνύματα που στέλνετε είναι αποτέλεσμα του επαγγελματισμού σας.
Αρχές και προσοχή στη λεπτομέρεια, έτσι ώστε να απαιτείται κάποιος βαθμός τυπικότητας.
Εάν δεν έχετε αξιοπρεπή φιλία με άλλους, αποφύγετε την περιστασιακή γλώσσα, την αργκό, την ορολογία και τις λανθασμένες συντομογραφίες. Τα emoticon μπορεί να είναι χρήσιμα για να εξηγήσουν το νόημά σας, αλλά είναι καλύτερο να τα χρησιμοποιείτε μόνο για άτομα που γνωρίζετε καλά.
Κλείστε το μήνυμά σας με τις λέξεις «Με εκτίμηση», «Ειλικρινά δικά σας» ή Ό,τι καλύτερο, ανάλογα με την κατάσταση.
Οι παραλήπτες μπορούν να αποφασίσουν να εκτυπώσουν και να ανταλλάξουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με άλλους, επομένως να είστε πάντα σεβαστές.
5. Ελέγξτε τον τόνο σας
Όταν συναντάμε ανθρώπους πρόσωπο με πρόσωπο, χρησιμοποιούμε τη γλώσσα του σώματος του άλλου ατόμου.
, τον φωνητικό τόνο και τις εκφράσεις του προσώπου για να καθορίσετε πώς αισθάνονται. Το email μας κλέβει αυτή τη γνώση, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούμε να πούμε πότε οι άνθρωποι έχουν παρεξηγήσει τα μηνύματά μας.
Η επιλογή του λεξιλογίου, το μήκος της πρότασης, τα σημεία στίξης και η χρήση κεφαλαίων μπορούν εύκολα να παρερμηνευθούν χωρίς οπτικές και ακουστικές ενδείξεις. Στο πρώτο παράδειγμα παρακάτω, η Έμμα μπορεί να υποθέσει ότι ο Χάρι είναι αναστατωμένος ή θυμωμένος, αλλά στην πραγματικότητα, νιώθει καλά.