डिजिटल उपकरणों को अपनाने से मिली सफलता

वर्तमान में लगभग हर संगठन एक निश्चित प्रकार के डिजिटलीकरण पर काम कर रहा है। तेजी से, यह डिजिटलीकरण स्वयं कर्मचारियों से संबंधित है। आख़िरकार, उन्हें अलग तरीके से काम करना शुरू करना होगा। ऐसा अक्सर इसलिए होता है क्योंकि नए समाधान उपलब्ध कराए जाते हैं जैसे Office365, नए (व्यावसायिक) एप्लिकेशन या सोशल इंट्रानेट। इन सभी डिजिटल उपकरणों का उद्देश्य उत्पादकता और/या बेहतर सहयोग में सुधार में योगदान देना है। यही लक्ष्य है, लेकिन क्या यह काम करता है...

हम देखते हैं कि कई संगठन अब डिजिटल परिवर्तन के साथ आगे बढ़ने की आवश्यकता महसूस करते हैं। नए टूल की इच्छाओं और आवश्यकताओं को दर्ज किया जाता है और उन इच्छाओं और आवश्यकताओं के आधार पर एक कार्यशील समाधान रखा जाता है। परियोजना 'सफल' है.

लेकिन, दुख की बात यह है कि समाधान अंततः अक्सर उपयोग नहीं किया जाता है या पर्याप्त नहीं है। पर्याप्त उचित समर्थन के बिना, कर्मचारियों को अभी भी अक्सर अलग तरीके से काम करना पड़ता है। कानों में परिचित लगता है, है ना?

पेशेवर उपयोगकर्ताओं के बारे में सोचने की आवश्यकता देखते हैं।

अब तक यह कोई नई बात नहीं है कि हम केवल तकनीकी प्रयास के साथ नए डिजिटल उपकरण लागू नहीं कर सकते हैं। फिर अचानक एक नया टूल इंस्टॉल कर दिया जाएगा, बिना अंतिम-उपयोगकर्ताओं को सक्रिय रूप से इसके बारे में सुनने और इसमें शामिल होने के बिना। संक्षेप में, पेशेवर यह सोचने की आवश्यकता देखते हैं कि 'हम अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए चीजों को कैसे हल करते हैं।' अंतिम उपयोगकर्ता।

संक्षेप में, पेशेवर यह सोचने की आवश्यकता देखते हैं कि 'हम अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए चीजों को कैसे हल करते हैं।'

प्रिसिजन मार्केटिंग ग्रुप के एक ब्लॉग में, जो संगठन अंतिम उपयोगकर्ताओं की धारणा पर ध्यान केंद्रित करते हैं, वे 60% अधिक बिक्री करते हैं। फिर भी, उनका वर्णन है कि अपेक्षाकृत कुछ संगठन नए टूल को 'अपनाने' और उपयोगकर्ता अनुभव पर खर्च करने के लिए बजट खाली कर रहे हैं। सभी संगठनों में से 37% ने अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए एक नया डिजिटल टूल पेश करने की तात्कालिकता को देखा और एक बजट जारी किया।

जब नए उपकरण का उपयोग नहीं किया जाता है तो हमें 'दर्द' स्पष्ट रूप से दिखाई देता है। एक कार्यशील उपकरण में बहुत सारा समय और बजट निवेश किया गया है, लेकिन उपकरण ने अधिक उत्पादक होने या अधिक स्मार्ट तरीके से काम करने में (पर्याप्त) योगदान नहीं दिया है।

यह भी दिलचस्प है: डिजिटल परिवर्तन लोगों के बारे में है

कुल मिलाकर, केंद्रीय प्रश्न बना हुआ है: 'हम यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि अंतिम उपयोगकर्ता नई प्रणाली चाहते हैं, लेकिन वे इसका उपयोग कर सकते हैं और करना जारी रखेंगे? इस लेख में, मैं आपको एक विधि - परिपक्वता मॉडल - के बारे में बताऊंगा जो इन सवालों के जवाब देने में मदद करता है।

गोद लेना सिर्फ एक प्रशिक्षण से कहीं अधिक है।

ऐसे कई पहलू हैं जो एक नए डिजिटल टूल को 'आलिंगन' करने में भूमिका निभाते हैं। तकनीक व्यवस्थित होनी चाहिए, सिस्टम भी उपयोगकर्ता के अनुकूल होना चाहिए, सही सामग्री मौजूद होनी चाहिए, और सामग्री प्रासंगिक और अद्यतन होनी चाहिए। लेकिन टूल की कार्यक्षमताएं अंतिम उपयोगकर्ताओं की इच्छाओं से भी मेल खानी चाहिए।

इन अंतिम उपयोगकर्ताओं को कुछ निराशाओं का सामना करना पड़ता है, और हम चाहते हैं कि नई प्रणाली उनकी इन निराशाओं का समाधान करे। यह सब कुछ भी नहीं है, क्योंकि संचार संगठनात्मक संस्कृति के अनुरूप होना चाहिए और अंतिम उपयोगकर्ता को भी सही मार्गदर्शन और समर्थन प्राप्त होना चाहिए जो उनके लिए उपयुक्त हो। वह पूरी सूची है!

पहले, हमने सोचा था कि प्रशिक्षण या समर्थन पर्याप्त होगा, लेकिन वह पहले ही पुराना हो चुका है। यदि कर्मचारियों को यह नहीं पता है कि उन्हें नए टूल पर स्विच क्यों करना है या यह नहीं पता है कि इसके साथ क्या करना है, तो केवल कुछ ही लोग हैं जो इसे स्वयं समझ पाएंगे। बाकी कर्मचारी पुराने तरीके से ही काम करना पसंद कर रहे हैं. इसलिए, अपनाना एक सतत प्रक्रिया है जिसमें आप संगठनात्मक संस्कृति और कर्मचारियों को जवाब देना जारी रखते हैं। नए सॉफ़्टवेयर के साथ लाइव होने से पहले और बाद में दोनों।

इसलिए, अपनाना एक सतत प्रक्रिया है जिसमें आप संगठनात्मक संस्कृति और कर्मचारियों को जवाब देना जारी रखते हैं।

परिवर्तन के प्रति भिन्न दृष्टिकोण वाले कर्मचारी

अंतिम परिणाम प्राप्त करने के लिए, अर्थात् इच्छित लक्ष्य समूह द्वारा नए उपकरण का सफल उपयोग करने के लिए, हम मानते हैं कि कोई एक आकार सभी के लिए उपयुक्त नहीं है। हमारे पास ऐसे लोगों के अलग-अलग समूह हैं जिनका बदलाव के प्रति अलग-अलग दृष्टिकोण है। रोजर्स का नवप्रवर्तन सिद्धांत जो विपणन से आता है, नवप्रवर्तकों, प्रारंभिक अपनाने वालों और पिछड़े शब्दों का वर्णन करता है। ये शर्तें नए डिजिटल टूल को अपनाने में भी अच्छी तरह फिट बैठती हैं। आप उपलब्ध संसाधनों और गतिविधियों का यथासंभव कुशलतापूर्वक उपयोग करना चाहते हैं, और कोई भी मार्गदर्शन आसान है।

सफलता की दिशा में काम करने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में परिपक्वता मॉडल

परिपक्वता मॉडल - एक मॉडल जिसे व्यावहारिक अनुभव और अन्य बातों के अलावा, रोजर्स के सिद्धांत से स्थापित किया गया है - संगठन में 80 से 85% अंतिम उपयोगकर्ताओं द्वारा नई प्रणाली के सफल उपयोग की दिशा में धीरे-धीरे काम करने में मदद करता है। मॉडल में (छवि देखें) परिवर्तन प्रक्रिया के दौरान कर्मचारियों के 3 प्रकार के दृष्टिकोण के बीच अंतर किया गया है:

• उत्साही: अग्रणी धावक (10-15%)
• थोड़ा प्रतीक्षित: अनुयायी (30-35%)
• आदत के प्राणी: भटकने वाले (30-35%)

प्रत्येक परिवर्तन प्रक्षेप पथ लक्ष्य, आकार, प्रभाव और लक्ष्य समूह में भिन्न होता है। फिर भी, प्रत्येक परिवर्तन में, आप विभिन्न प्रकार के लोगों की पहचान कर सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक का परिवर्तन के प्रति अपना दृष्टिकोण होता है। परिपक्वता मॉडल इस प्रकार के लोगों के प्रति प्रतिक्रिया करता है।

हर बदलाव के साथ और हर संगठन में आप इस तरह के बयान सुनते हैं:

'मैं एक डेमो देखना चाहूँगा!'
'अगर शुरुआती समस्याएं हैं, तो मैं इसके साथ काम नहीं करना चाहता।'
"मुझे सोचना पसंद है।"
"जब तक संभव होगा मैं पुराने तरीके से काम करना जारी रखूंगा।"
'सबसे पहले, मैं आश्वस्त होना चाहता हूं और समझना चाहता हूं कि यह कैसे काम करता है।'
"मुझसे क्या अपेक्षा की जाती है?"
"मुझे इसके साथ काम क्यों करना है?"

पहचानने योग्य बयान?

अंतिम उपयोगकर्ताओं के प्रकार

जहां एक अंतिम उपयोगकर्ता साथ मिलकर सोचना, भाग लेना पसंद करता है और उत्साही (नेता) होता है, वहीं दूसरा व्यक्ति जब सुनता है कि बदलाव आ रहा है तो वह विरोध में आ जाता है (पिछलग्गू)। यह अंतिम उपयोगकर्ता इसका आदी होना चाहता है. जहां एक अंतिम उपयोगकर्ता स्पष्टता चाहता है और उसके बाद ही आश्वस्त (अनुयायी) बनता है, वहीं दूसरे व्यक्ति को अधिक व्यक्तिगत समर्थन और ध्यान (पिछड़ापन) की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, एक सिस्टम (फ़ॉलोअर) में शुरुआती परेशानियों को ख़त्म कर देता है, जबकि दूसरा इसलिए ख़त्म हो जाता है क्योंकि गो-लाइव को लगातार स्थगित किया जा रहा है (लीडर)।

अचेतन धारणाएँ

अरेंड आर्डन ब्रेकथ्रू द सर्कल (एफ़.ई.) में लिखते हैं कि परिवर्तन के बारे में हमारी अचेतन धारणाएँ हैं। प्रबंधक सोचते हैं कि हमें अपने कर्मचारियों के साथ खुला और ईमानदार होना चाहिए, लेकिन जब बात इस पर आती है, तो वे अक्सर ऐसा नहीं करते हैं। हम अनजाने में यह भी सोचते हैं कि पुरानी पीढ़ी को बदलने में कठिनाई होती है और युवा पीढ़ी उत्साही है।

इसके अलावा, हम सोचते हैं कि हम प्रत्येक परिवर्तन को उसी तरह से मनाते हैं। अनजाने में, हम यह मान लेते हैं कि यदि हम संवाद करना और संलग्न रहना जारी रखते हैं, तो हम अपने सभी कर्मचारियों को यह एहसास दिलाते हैं कि नई प्रणाली काम करने के मौजूदा तरीके की तुलना में लाभ प्रदान करती है। कुछ भी कम सच नहीं है.

पूरे संगठन में, विभाग से लेकर टीम तक, प्रबंधन से लेकर कर्मचारियों तक और युवाओं से लेकर बुजुर्गों तक, बदलाव के प्रति अलग-अलग दृष्टिकोण वाले लोग हैं। आपको लोगों के इन समूहों को अलग तरीके से संबोधित करना चाहिए और उन्हें बदलाव में शामिल करना चाहिए। फिर, एक आकार सभी के लिए उपयुक्त नहीं है!

परिपक्वता मॉडल आपके संगठन की सहायता क्यों करता है?

सही दृष्टिकोण, सही लोग, सही संसाधन

आप एक बार में पूरा संगठन नहीं बदल सकते. यह मॉडल न केवल विभिन्न प्रकार के लोगों पर आधारित है जिन्हें आपको अलग-अलग तरीके से ध्यान में रखना है, बल्कि उन मासिक गतिविधियों और संसाधनों का भी वर्णन करता है जो अंततः सफलता की दिशा में काम करने के लिए आवश्यक हैं।

उदाहरण के लिए, आपके नए टूल को अपनाने के लिए हितधारकों को प्रक्रिया के उद्देश्य और रोडमैप के बारे में लगातार सूचित करना आवश्यक है। अंतिम उपयोगकर्ताओं को सही तरीके से संबोधित करने के लिए उनसे होने वाले लाभों का वर्णन करना भी महत्वपूर्ण है। बाद में अपनी गोद लेने की प्रक्रिया में - यदि आपने अग्रणी धावकों (उत्साही) को मना लिया है, तो इस समूह की अपनी सफलता की कहानियों और अनुभवों को अन्य सहयोगियों के साथ साझा करें।

ये गतिविधियाँ और संसाधन परिवर्तन के प्रति कर्मचारियों के विभिन्न दृष्टिकोणों में भूमिका निभाते हैं और उनके अनुरूप हैं। प्रत्येक चरण में, आप एक अलग समूह (नेताओं, अनुयायियों और पिछड़े) को संबोधित करते हैं। तब आप जानते हैं कि सही गतिविधियों और संसाधनों का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए, और आप सही लोगों से बात करते हैं।

मैंने पहले ही इसका उल्लेख किया है, लेकिन एक ही बार में सभी को समझाने की कोशिश न करें। वह बस काम नहीं करता. परिवर्तन की शुरुआत में, संगठन में उत्साही लोगों, अग्रणी लोगों पर ध्यान केंद्रित करें। उन्हें उत्साहित करें और अपने सहयोगियों को समझाने के लिए नेताओं को उनके हाथों में सौंप दें। ऐसा करके उन्हें ख़ुशी होती है. अधिक प्रतीक्षित अनुयायी केवल तभी परिवर्तन में शामिल होना चाहते हैं जब अधिक स्पष्टता हो। भटकने वाले तब तक शामिल नहीं होते जब तक कि पुराना नहीं रह जाता और उन्हें व्यक्तिगत मार्गदर्शन प्राप्त नहीं हो जाता। अग्रदूतों और अनुयायियों के आश्वस्त होने के बाद आप उन्हें सक्रिय रूप से शामिल करते हैं।

नापना जान रहा है

परिपक्वता मॉडल यह भी मानता है कि आप अपनी परिवर्तन प्रक्रिया के दौरान मापते रहें, ताकि इस बात पर नज़र रखी जा सके कि आपने निर्धारित लक्ष्य हासिल कर लिए हैं या नहीं। पहला माप एक आधारभूत माप है, जो यह निर्धारित करने में मदद करता है कि नया उपकरण कब सफल होता है। प्रगति मापी जाती रहेगी और परियोजना समाप्त होने पर समाप्त नहीं होगी।

मापने के तरीके लाइव होने के लगभग तीन, छह और नौ महीने बाद होते हैं। उपकरण के सार्थक उपयोग, कर्मचारियों की सराहना और संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान के मात्रात्मक और गुणात्मक माप के बारे में सोचें।

मापने से आप लगातार प्रक्रिया की प्रगति से अवगत रहते हैं और प्रबंधन के साथ बातचीत में बने रह सकते हैं। आप देखते हैं कि आपने कौन सी गतिविधियाँ पहले ही की हैं या नहीं की हैं और आप आंकड़ों में देखते हैं कि कितने प्रतिशत उपयोगकर्ता नए टूल के उपयोग में पहले से ही सक्रिय हैं।

उत्साही?

क्या आप परिपक्वता मॉडल के साथ तुरंत शुरुआत करना चाहते हैं? ये युक्तियाँ आपके मार्ग में आपकी सहायता करती हैं:

तुरंत पूरे संगठन पर ध्यान केंद्रित न करें, बल्कि उत्साही लोगों की तलाश करें। इन उत्साही लोगों को कैसे रोके रखा जाए और बाद में अन्य सहयोगियों को परिवर्तनों में कैसे शामिल किया जाए, इसके लिए एक योजना बनाएं। आप उनके समर्पण के लिए पुरस्कार (जैसे कि लेखन पाठ्यक्रम), एक प्रतियोगिता या अच्छी उपहार, जैसे चॉकलेट बार या धन्यवाद कार्ड के बारे में सोच सकते हैं। लक्ष्य निर्धारित करें (स्मार्ट) और नए टूल की महत्वाकांक्षा निर्धारित करें। आप महत्वाकांक्षाओं के बारे में सोच सकते हैं जैसे: 'आंतरिक फ़ाइल साझाकरण (समय) में (एक्स)% के साथ सुविधाजनक है' या '[नाम टूल] पर जानकारी का मूल्यांकन (एक्स)% के साथ [समय] में बढ़ गया है'।
माप के क्षण और जिस तरीके से आप इन लक्ष्यों को मापना जारी रखते हैं, उसे निर्धारित करें। सर्वेक्षण, सर्वेक्षण या सांख्यिकी जैसे तरीकों के बारे में सोचें। अतिरिक्त युक्ति: इन उद्देश्यों और महत्वाकांक्षाओं को एक पोस्टर में सारांशित करें जो आपको प्रबंधन को समझाने में मदद करता है।
संसाधनों और गतिविधियों का उपयोग अपने आप में एक साध्य नहीं है, बल्कि एक उपकरण है। सुनिश्चित करें कि आप संगठनात्मक संस्कृति, आदतों और लक्ष्य समूहों के आधार पर संसाधनों और गतिविधियों का चयन करें।

सुनिश्चित करें कि प्रबंधन से समय और बजट जारी हो। प्रबंधन के सहयोग के बिना, यह प्रक्रिया एक कठिन काम बन जाती है।

मैं उत्सुक हूं कि डिजिटल परिवर्तन और डिजिटल उपकरणों को अपनाना आपके लिए कैसा दिखता है? क्या आप पहले से ही विभिन्न प्रकार के अंतिम उपयोगकर्ताओं पर खेल रहे हैं?