Egy tipikus irodai dolgozó körülbelül 80 e-mailt kap naponta. Ennyi levéllel könnyen kihagyhatók az egyes üzenetek. Kövesse ezeket az alapvető szabályokat az e-mailek feljegyzéséhez és a velük kapcsolatos intézkedésekhez.
- Ne kommunikálj túl e-mailben.
- Használja tisztességesen a téma vonalait.
- Üzenete legyen egyértelmű és rövid.
- Légy udvarias.
- Ellenőrizze a hangot.
- Korrektúra.
1. Ne kommunikálj túl e-mailben
A munkahelyi stressz egyik legjelentősebb forrása a rengeteg e-mail, amelyet az emberek kapnak. Tehát mielőtt elkezdesz e-mailt írni, tedd fel magadnak a kérdést: „Szükséges ez?”
Ennek részeként telefonját vagy azonnali üzenetküldését használhatja olyan problémák megoldására, amelyek valószínűleg oda-vissza beszélgetést igényelnek. Használja eljegyzés-előkészítő eszközünket
Határozza meg azokat a platformokat, amelyek ideálisak a különféle típusú kommunikációhoz.
Ezenkívül az e-mailek nem olyan biztonságosak, mint szeretné, különösen azért, mert az emberek anélkül küldhetnek e-maileket, hogy aggódnának a beszélgetési előzmények törlése miatt. Kerülje a bizalmas vagy személyes adatok e-mailben történő cseréjét, és ne írjon olyasmiről, amiről Ön vagy az e-mail témája, nem szeretné, hogy irodája óriásplakátokon lásson.
Amikor csak lehetséges, küldjön rossz híreket
Személyesen, srác. Ez segít a rokonszenvvel, együttérzéssel és empátiával kapcsolatba lépni, és jóvátenni.
Ha a posztját rossz irányba veszik.
2. Engedélyezze a téma vonalainak méltányos használatát
Az újság címének két funkciója van: felkelti a figyelmet, és összefoglalja a cikket, így eldöntheti, hogy elolvassa-e vagy sem. Az e-mail tárgysora várhatóan ugyanezt fogja tenni.
Az üres tárgysort nagyobb valószínűséggel figyelmen kívül hagyják vagy elutasítják spamként, ezért mindig használjon néhány jól megválasztott kifejezést, hogy tájékoztassa a címzettet, hogy miről szól az e-mail.
Érdemes lehet dátumot hozzáadni a tárgysorhoz, ha üzenete napi e-mail-sorozat, például heti projektfrissítés. Egy megválaszolandó üzenethez érdemes lehet cselekvésre való felhívást is hozzáadni, például: „Kérjük, november 7-ig válaszoljon”.
A legértékesebb információkat az alábbihoz hasonló, jól megírt tárgysor biztosítja, anélkül, hogy a címzettnek meg kellene nyitnia egy e-mailt. Ez emlékeztetőként működik, amely minden alkalommal emlékezteti a címzetteket az értekezletre, amikor megtekintik a beérkezett üzeneteket.
3. Üzenete legyen átlátható és rövid
Az e-maileknek, akárcsak a hagyományos üzleti leveleknek, egyértelműnek és tömörnek kell lenniük. Legyen egy kicsit rövid és lényegre törő mondata. Az e-mail szövegének közvetlennek és leíró jellegűnek kell lennie, és tartalmaznia kell minden lényeges információt. Kérjük, tekintse meg az íráskészségről szóló bejegyzésünket.
A hagyományos levelekkel ellentétben azonban néhány e-mail elküldése nem kerül többe egynél. Tehát ha valakivel különféle témákról kell beszélnie, fontolja meg, hogy mindegyiküknek írjon külön e-mailt. Ez egyszerűbbé teszi az üzenetet, és segíti a levelezőt, hogy egyszerre csak egy témára válaszoljon.
Itt nagyon fontos megtalálni az egyensúlyt. Nem akarsz senkit sem betűkkel bombázni, és érdemes több hasonló pontot egy szövegben kombinálni. Amikor ez megtörténik, tartsa nyugodtan a számozott bekezdéseket vagy felsorolásjeleket, és fontolja meg a „darabolást”.
Részletek a kis, jól szervezett egységekről az emésztés megkönnyítése érdekében.
Ne feledje azt is, hogy Monica elmondta, mit akart Jackie-től (ebben az esetben módosítsa a jelentést). Ha megkönnyíti az emberek számára, hogy lássák, amit akarsz, nagyobb az esély arra, hogy ezt megadják neked.
4. Legyen politikus
Az emberek azt is feltételezik, hogy az e-mailek kevésbé formálisak, mint a hagyományosak. De az Ön által küldött üzenetek az Ön professzionalizmusának eredménye.
Alapelvek és a részletekre való odafigyelés, hogy bizonyos fokú formalitásra van szükség.
Ha nincs tisztességes barátságod másokkal, kerüld a hétköznapi nyelvezetet, a szlengeket, a zsargont és a helytelen rövidítéseket. A hangulatjelek hasznosak lehetnek a jelentésük magyarázatában, de a legjobb, ha csak olyan emberek számára használja őket, akiket jól ismer.
A helyzettől függően zárja le üzenetét a „Tisztelettel”, „Tisztelettel” vagy „A legjobbakat” szavakkal.
A címzettek dönthetnek úgy, hogy kinyomtatják és e-maileket váltanak másokkal, ezért mindig legyen tisztelettudó.
5. Ellenőrizze a hangszínt
Amikor szemtől szembe találkozunk emberekkel, a másik személy testbeszédét használjuk.
, énekhang és arckifejezés, hogy meghatározzák, hogyan érzik magukat. Az e-mail megfoszt tőlünk ettől a tudástól, ami azt jelenti, hogy nem tudjuk megmondani, ha az emberek félreértették az üzeneteinket.
A választott szókincs, a mondat hossza, az írásjelek és a nagybetűk könnyen félreértelmezhetők vizuális és hallható jelzések nélkül. Az alábbi példában Emma azt feltételezheti, hogy Harry ideges vagy dühös, de valójában jól érzi magát.