Il-ħaddiem tipiku tal-uffiċċju jirċievi madwar 80 email kuljum. B'dak l-ammont ta' posta, messaġġi individwali jistgħu faċilment jintilfu. Segwi dawn ir-regoli bażiċi biex tinnota u taġixxi fuq l-emails tiegħek.
- Tikkomunikax iżżejjed permezz tal-email.
- Agħmel użu ġust mill-linji tas-suġġett.
- Żomm il-messaġġi tiegħek sempliċi u qosra.
- Kun tip edukat.
- Iċċekkja l-ħoss.
- Qari tal-provi.
1. Tikkomunikax iżżejjed permezz tal-email
Wieħed mill-aktar sorsi sinifikanti ta’ stress fuq ix-xogħol huwa n-numru kbir ta’ emails li jirċievu n-nies. Allura qabel tibda tikteb email, staqsi lilek innifsek, "Dan meħtieġ?"
Bħala parti minn dan, tista 'tuża t-telefon jew l-IM tiegħek biex tirranġa problemi li x'aktarx jeħtieġu xi konverżazzjoni 'l quddiem u lura. Uża l-Għodda tagħna ta’ Preparazzjoni għall-Ingaġġ
Identifika l-pjattaformi li huma idealment adattati għal diversi tipi ta 'komunikazzjonijiet.
Barra minn hekk, l-email mhix sikura daqskemm tixtieq li tkun, speċjalment peress li n-nies jistgħu jibagħtu emails mingħajr ma joqogħdu jinkwetaw dwar it-tħassir tal-istorja tal-konversazzjoni. Evita li tiskambja dettalji kunfidenzjali jew personali f'email, u tiktebx dwar xi ħaġa li int jew is-suġġett tal-email tiegħek, ma tridx li l-uffiċċju tiegħek jara fuq billboard.
Kull meta jkun possibbli, ibgħat aħbar ħażina
Fil-persuna, raġel. Dan jgħinek tgħaqqad mas-simpatija, il-kompassjoni, u l-empatija, u tirranġa.
Jekk il-kariga tiegħek tittieħed bil-mod ħażin.
2. Ħalli użu ġust tal-linji tas-suġġett
It-titlu tal-gazzetta għandu żewġ funzjonijiet: jiġbed l-attenzjoni tiegħek u jiġbor fil-qosor l-artiklu sabiex tkun tista’ tiddetermina jekk taqrahx jew le. Il-linja tas-suġġett tal-email tiegħek hija mistennija li tagħmel l-istess ħaġa.
Linja tas-suġġett vojta hija aktar probabbli li tiġi injorata jew miċħuda bħala spam, għalhekk dejjem uża ftit termini magħżula tajjeb biex tinforma lir-riċevitur dwar xiex tkun l-email.
Inti tista 'tixtieq iżżid data fuq il-linja tas-suġġett jekk il-messaġġ tiegħek huwa wieħed minn serje ta' kuljum ta 'emails, bħal aġġornament tal-proġett ta' kull ġimgħa. Għal messaġġ li jeħtieġ li jitwieġeb, tista' wkoll trid iżżid sejħa għal azzjoni, bħal "Jekk jogħġbok wieġeb sas-7 ta' Novembru."
L-aktar informazzjoni siewja hija pprovduta minn linja tas-suġġett miktuba tajjeb bħal dik ta’ hawn taħt, mingħajr ma r-riċevitur lanqas ikollu bżonn jiftaħ email. Dan jaġixxi bħala tfakkira li tfakkar lir-riċevituri tal-laqgħa tiegħek kull darba li jħarsu lejn l-inbox tagħhom.
3. Żomm il-messaġġi tiegħek trasparenti u fil-qosor
L-emails, bħall-ittri kummerċjali konvenzjonali, għandhom ikunu sempliċi u konċiżi. Żomm is-sentenzi tiegħek ftit fil-qosor u sal-punt. Il-korp tal-email għandu jkun dirett u deskrittiv u għandu jinkludi l-informazzjoni rilevanti kollha. Jekk jogħġbok ara l-post tagħna dwar il-ħiliet tal-kitba.
B'differenza mill-ittri konvenzjonali, madankollu, ma jiswa aktar minn wieħed biss biex tibgħat ftit emails. Mela jekk għandek bżonn titkellem ma 'xi ħadd fuq varjetà ta' suġġetti differenti, ikkunsidra li tikteb email separata għal kull wieħed minnhom. Dan jagħmel il-messaġġ tiegħek aktar sempliċi u jgħin lill-korrispondent tiegħek biex iwieġeb għal suġġett wieħed kull darba.
Huwa essenzjali li ssib il-bilanċ eżatt hawn. Ma tridx tibbumbardja lil ħadd b'ittri, u jagħmel sens li tgħaqqad varjetà ta 'punti simili f'test wieħed. Meta jiġri dan, żommha faċli b’paragrafi numerati jew punti bulit, u ikkunsidra “tqattaʼ biċċiet.”
Dettalji dwar unitajiet żgħar u organizzati tajjeb biex jagħmlu d-diġestjoni aktar faċli.
Ftakar ukoll li Monica ddikjarat dak li riedet tagħmel Jackie (f'dan il-każ, emenda r-rapport). Jekk tagħmilha faċli għan-nies biex jaraw dak li trid, hemm ċans aħjar li jagħtuk dan.
4. Kun Politiku
In-nies jassumu wkoll li l-emails għandhom ikunu inqas formali minn dawk konvenzjonali. Iżda l-messaġġi li tibgħat huma riżultat tal-professjonalità tiegħek.
Prinċipji u attenzjoni għad-dettall, b'tali mod li jkun meħtieġ ċertu grad ta' formalità.
Jekk m'għandekx ħbiberija deċenti ma 'oħrajn, evita lingwaġġ każwali, slang, lingwaġġ, u abbrevjazzjonijiet mhux korretti. L-emoticons jistgħu jkunu utli biex jispjegaw it-tifsira tiegħek, iżda huwa aħjar li tużahom biss għal nies li taf sew.
Agħlaq il-messaġġ tiegħek bil-kliem “Tislijiet,” “Dejjem tiegħek,” jew L-aħjar,” skont is-sitwazzjoni.
Ir-riċevituri jistgħu jiddeċiedu li jistampaw u jiskambjaw emails ma' oħrajn, għalhekk dejjem kun rispettuż.
5. Iċċekkja t-ton tiegħek
Meta niltaqgħu ma’ nies wiċċ imb’wiċċ, nużaw il-lingwaġġ tal-ġisem tal-persuna l-oħra.
, ton vokali, u espressjonijiet tal-wiċċ biex jiddeterminaw kif iħossuhom. L-email jisirqilna dan l-għarfien, li jfisser li ma nistgħux ngħidu meta n-nies fehmu ħażin il-messaġġi tagħna.
L-għażla tal-vokabularju, it-tul tas-sentenza, il-punteġġjatura u l-kapitalizzazzjoni tiegħek jistgħu faċilment jiġu interpretati ħażin mingħajr indikazzjonijiet viżwali u li jinstemgħu. Fl-ewwel eżempju hawn taħt, Emma tista 'tassumi li Harry huwa mqalleb jew irrabjat, iżda fil-fatt, iħossu tajjeb.