Het is gemakkelijk in te zien hoe smartphones en internet voor afleiding op de werkplek kunnen zorgen. Deze tools – en technologie in het algemeen – zijn echter niet zonder verdienste.
Bij correct gebruik kunnen ze uw bedrijf helpen om eenvoudig en snel haar doelstellingen te bereiken.
Bij ITS hebben we honderden bedrijven geholpen het maximale uit technologie te halen om de prestaties van hun teams te verbeteren. In dit artikel worden zes manieren besproken waarop moderne apparaten en applicaties de efficiëntie en productiviteit op de werkplek kunnen vergroten.
Automatiseer en standaardiseer workflows en processen
Veel succesvolle bedrijven gebruiken applicaties om complexe workflows en processen te vereenvoudigen. Ze hebben functies die repetitieve en tijdrovende taken eenvoudiger maken. Dit omvat taken zoals het verzamelen en sorteren van informatie en het betalen van rekeningen.
Er zijn veel tools voor bedrijfsautomatisering die kunnen helpen bij alles, van marketing tot bedrijfsvoering.
HubSpotis bijvoorbeeld een platform voor klantrelatiebeheer, verkoop en marketing dat klantinformatie en dagelijkse klantinteracties centraliseert en organiseert. Het stelt bedrijven in staat om met potentiële klanten te communiceren. Voor hen creëert de app een unieke, gepersonaliseerde ervaring. Dit kan hen uiteindelijk overtuigen om de volgende beste actie te ondernemen.
Ripple is software voor personeelsbeheer waarmee HR de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, apparaten, apps en meer vanaf één platform kan beheren.
Het overbrengen van repetitieve en eentonige taken naar krachtige computers verhoogt de productiviteit. Het vermindert ook de kans op menselijke fouten. Bovendien maakt het door technologie het zware werk te laten doen, uw tijd en die van uw werknemers vrij, zodat zij aan belangrijke zakelijke taken kunnen werken en geld kunnen verdienen.
Houdt de communicatielijnen open
De nieuwe normale, cloud- en mobiele technologieën zullen steeds belangrijker worden naarmate werken op afstand steeds belangrijker wordt. Ze helpen ervoor te zorgen dat werknemers die thuiswerken over de middelen beschikken die ze nodig hebben om verbonden te blijven en productief te zijn.
U kunt meteen toegang krijgen tot belangrijke zakelijke apps en via de cloud verbinding maken met uw medewerkers, partners en klanten.
Met een cloudgebaseerde oplossing, zoals een Voice over Internet Protocol-telefoonsysteem, kunnen gebruikers via internet bellen en gebeld worden. Dit is handig voor externe werkomgevingen. Het maakt het voor werknemers eenvoudiger om met collega's en klanten te communiceren zonder dat ze met traditionele telefoonsystemen te maken hebben.
Ondertussen kunnen communicatie- en samenwerkingsplatforms zoals Slack, G Suite en Microsoft Teams ervoor zorgen dat uw externe teams kunnen samenwerken, zelfs als ze geografisch gescheiden zijn. Toepassingen zoals Zoom en Google Meet maken het eenvoudiger om interactieve virtuele vergaderingen te houden en toch zeer productief te zijn.
Als centrale opslagplaats voor processen stelt SharePoint gebruikers in staat om veilig inhoud te delen en te beheren met collega's zowel binnen als buiten hun organisatie. Het feit dat SharePoint integreert met Microsoft Teams is fantastisch. Het kan ook worden gesynchroniseerd tussen pc's, Macs en mobiele apparaten, waardoor samenwerking bij het documenteren en presenteren eenvoudiger wordt. Aan de andere kant maakt Confluence het gemakkelijk voor mensen om alles, van kwartaalplanningsdocumenten tot blogs over het aannemen van nieuwe werknemers, allemaal op één plek te maken en te delen.
Zorgt voor een betere strategische planning en tijdmanagement.
Proper time management zorgt ervoor dat u en uw medewerkers het maximale uit uw werkdag halen. Agenda- en planningsapps, zoals Google Agenda, kunnen met vrijwel elk type productiviteitsapp worden geïntegreerd. Ze zijn ook direct beschikbaar op elk apparaat. Plan eenvoudig uw taken en doe uw best om ze binnen de gestelde termijnen te voltooien. Het instellen van herinneringen kan u helpen op het goede spoor te blijven en goede gewoonten te ontwikkelen.
U kunt ook tijdregistratiesoftware gebruiken, zoals Time dokter om de voortgang en het tempo van uw externe medewerkers te monitoren. Hierdoor zijn ze zich meer bewust van hoe ze hun dagen doorbrengen en hoeveel productieve tijd ze regelmatig besteden. Dit kan hen helpen erachter te komen welke taken minder of meer werk vergen, waardoor ze efficiënter kunnen worden.
Het maakt het stellen en behalen van doelen eenvoudiger.
Als je de succesverhalen van bekende mensen leest, zul je een opvallende overeenkomst opmerken: ze hadden allemaal een visie en een sterk verlangen om die te verwezenlijken. Velen hadden ook goed georganiseerde en gedetailleerde actieplannen om specifieke doelstellingen te bereiken. Het stellen van doelen heeft veel kracht, en technologie kan u helpen bij het creëren en vasthouden aan uw eigen succesblauwdruk.
U kunt doelen vastleggen en dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse herinneringen instellen met behulp van algemene smartphonefuncties, zoals een takenlijst en herinneringsapps. Dit kan u helpen bij het stellen van prioriteiten en het beheren van uw planning. Er zijn echter apps voor het volgen van doelen beschikbaar, zoals Strides. De app kan u helpen gefocust te blijven op uw doelen door grafieken en herinneringen aan te bieden om ervoor te zorgen dat ze worden bereikt.
Het maakt het gemakkelijker om je te concentreren
Omdat technologie veel andere taken aankan, kan uw team zich beter concentreren en langer werken. Hierdoor kunnen ze productiever worden. Daarom is het van cruciaal belang om de juiste technologie te selecteren als aanvulling op uw bestaande bedrijfsprocessen, workflows en cultuur. Dit zou kunnen betekenen dat we de meest recente productiviteitstools en apps niet gebruiken ten gunste van meer gevestigde technologie.
Stimuleert doorlopend onderwijs
Investeren in de ontwikkeling van uw medewerkers is van cruciaal belang voor het aanwakkeren van de drive, creativiteit en vooruitziendheid die nodig zijn om de concurrentie voor te blijven. Werknemers kunnen de mogelijkheid krijgen om hun kennis, vaardigheden en talenten te vergroten door gebruik te maken van een leermanagementsysteem. Het kan dienen als opslagplaats voor trainingsmateriaal en certificeringen. Hierdoor kunnen ze met nieuwe ideeën en oplossingen komen die het meest voordelig zijn voor uw bedrijf en klanten.
Bent u op zoek naar manieren om uw productiviteit te verhogen met technologie?
Technologie heeft het vermogen om de productiviteit te belemmeren of aanzienlijk te verbeteren. Het gaat erom dat je het beste haalt uit wat je hebt. De moeilijkheid komt voort uit het in praktijk brengen ervan op een manier die de prestaties van uw team ten goede komt.