Det er lett å se hvordan smarttelefoner og internett kan forårsake distraksjoner på arbeidsplassen. Disse verktøyene – og teknologien generelt – er imidlertid ikke uten fortjeneste.
Når de brukes riktig, kan de hjelpe din bedrift med å enkelt og raskt nå sine mål.
Hos ITS har vi hjulpet hundrevis av bedrifter med å få mest mulig ut av teknologien for å forbedre ytelsen til teamene deres. Denne artikkelen vil se på seks måter moderne enheter og applikasjoner kan øke effektiviteten og produktiviteten på arbeidsplassen på.
Automatiser og standardiser arbeidsflyter og prosesser
Mange suksessrike bedrifter bruker applikasjoner for å forenkle komplekse arbeidsflyter og prosesser. De har funksjoner som gjør repeterende og tidkrevende oppgaver enklere. Dette inkluderer oppgaver som å samle og sortere informasjon og betale regninger.
Det finnes mange forretningsautomatiseringsverktøy der ute som kan hjelpe med alt fra markedsføring til drift.
HubSpot, for eksempel, er en plattform for administrasjon av kunderelasjoner, salg og markedsføring som sentraliserer og organiserer kundeinformasjon og daglige kundeinteraksjoner. Det gjør det mulig for bedrifter å samhandle med potensielle kunder. For dem skaper appen en unik, personlig opplevelse. Dette kan til slutt overtale dem til å ta den nest beste handlingen.
Rippling er en ansattadministrasjonsprogramvare som lar HR administrere lønn, fordeler, enheter, apper og mer fra én enkelt plattform.
Overføring av repeterende og monotone oppgaver til kraftige datamaskiner øker produktiviteten. Det reduserer også muligheten for menneskelige feil. Videre frigjør det å la teknologi gjøre de tunge løftene din og dine ansattes tid slik at de kan jobbe med viktige forretningsoppgaver og tjene penger.
Holder kommunikasjonslinjer åpne
De nye normal-, sky- og mobilteknologiene vil bli stadig viktigere etter hvert som eksternt arbeid blir. De bidrar til å sørge for at arbeidere som jobber hjemmefra har ressursene de trenger for å holde kontakten og være produktive.
Du kan komme til viktige bedriftsapper med en gang og få kontakt med dine ansatte, partnere og kunder med skyen.
En skybasert løsning, for eksempel et Voice over Internet Protocol-telefonsystem, lar brukere ringe og motta telefonsamtaler over internett. Dette er nyttig for eksterne arbeidsmiljøer. Det gjør det enklere for ansatte å kommunisere med kolleger og kunder uten å måtte forholde seg til tradisjonelle telefonsystemer.
I mellomtiden kan kommunikasjons- og samarbeidsplattformer som Slack, G Suite og Microsoft Teams tillate de eksterne teamene dine å samarbeide selv når de er geografisk atskilt. Apper som Zoom og Google Meet gjør det enklere å ha interaktive virtuelle møter samtidig som de er veldig produktive.
Som et sentralt oppbevaringssted for prosesser, lar SharePoint brukere trygt dele og administrere innhold med kolleger både i og utenfor organisasjonen. Det faktum at SharePoint integreres med Microsoft Teams er fantastisk. Den kan også synkronisere på tvers av PC-er, Mac-er og mobile enheter, noe som gjør dokumentasjon og presentasjonssamarbeid enklere. På den annen side gjør Confluence det enkelt for folk å lage og dele alt fra kvartalsvise planleggingsdokumenter til blogger om å ansette nye medarbeidere, alt på ett sted.
Tillater bedre strategisk planlegging og tidsstyring.
riktig tidsstyring sikrer at du og dine ansatte får mest mulig ut av arbeidsdagen din. Kalender- og planleggingsapper, for eksempel Google Kalender, integreres med praktisk talt alle typer produktivitetsapper. De er også lett tilgjengelige på alle enheter. Bare planlegg oppgavene dine og gjør ditt beste for å fullføre dem innenfor tidsrammene du har satt. Å sette påminnelser kan hjelpe deg med å holde deg på sporet og utvikle gode vaner.
Du kan også bruke tidsporingsprogramvare som Time Doktor for å overvåke fremdriften og tempoet til dine eksterne ansatte. Dette lar dem være mer bevisste på hvordan de bruker dagene og hvor mye produktiv tid de bruker på regelmessig basis. Dette kan hjelpe dem med å finne ut hvilke oppgaver som krever mindre eller mer arbeid, noe som kan hjelpe dem til å bli mer effektive.
Det gjør det lettere å sette og nå mål.
Når du leser suksesshistoriene til kjente mennesker, vil du legge merke til en slående likhet: de hadde alle en visjon og et sterkt ønske om å oppnå det. Mange hadde også godt organiserte og detaljerte handlingsplaner for å nå spesifikke mål. Målsetting har mye kraft, og teknologi kan hjelpe deg med å lage og holde deg til din egen suksessoppskrift.
Du kan registrere mål og angi daglige ukentlige og månedlige påminnelser ved å bruke vanlige smarttelefonfunksjoner som en gjøremålsliste og påminnelsesapper. Dette kan hjelpe deg med å prioritere og administrere timeplanen din. Imidlertid er det tilgjengelige apper for målsporing, for eksempel Strides. Appen kan bidra til å holde fokus på målene dine ved å gi diagrammer og påminnelser for å sikre at de blir nådd.
Det gjør det lettere å konsentrere seg
Fordi teknologi kan håndtere mange andre oppgaver, vil teamet ditt kunne fokusere mer og jobbe over lengre perioder. Dette gjør at de kan bli mer produktive. Som et resultat er det avgjørende å velge riktig teknologi for å utfylle dine eksisterende forretningsprosesser, arbeidsflyter og kultur. Dette kan bety at man ikke bruker de nyeste produktivitetsverktøyene og appene til fordel for mer etablert teknologi.
Oppmuntrer til videreutdanning
Å investere i utviklingen til de ansatte er avgjørende for å skape den drivkraften, kreativiteten og fremsynet som kreves for å ligge i forkant av konkurrentene. Ansatte kan få myndighet til å fremme sine kunnskaper, ferdigheter og talenter ved å bruke et læringsstyringssystem. Det kan tjene som et oppbevaringssted for opplæringsmateriell og sertifiseringer. Dette lar dem komme opp med nye ideer og løsninger som vil være mest fordelaktig for din bedrift og kunder.
Leter du etter måter å øke produktiviteten din med teknologi?
Teknologi har evnen til å enten hindre eller betydelig forbedre produktiviteten. Det handler om å få mest mulig ut av det du har. Vanskeligheten kommer fra å sette det i handling på en måte som vil være til nytte for teamets ytelse.