O típico funcionário de escritório recebe cerca de 80 e-mails por dia. Com essa quantidade de correspondência, mensagens individuais podem ser facilmente perdidas. Siga estas regras básicas para anotar e agir de acordo com seus e-mails.
- Não se comunique demais por e-mail.
- Faça uso justo das falas do assunto.
- Mantenha suas mensagens diretas e curtas.
- Seja educado.
- Verifique o som.
- Revisão.
1. Não se comunique demais por e-mail
Uma das fontes mais significativas de estresse no trabalho é o grande número de e-mails que as pessoas recebem. Portanto, antes de começar a escrever um e-mail, pergunte-se: “Isso é necessário?”
Como parte disso, você pode usar seu telefone ou mensagem instantânea para corrigir problemas que provavelmente exigirão alguma conversa. Use nossa ferramenta de preparação de engajamento
Identifique as plataformas ideais para vários tipos de comunicação.
Além disso, o e-mail não é tão seguro quanto você gostaria, especialmente porque as pessoas podem enviar e-mails sem se preocupar em excluir o histórico de conversas. Evite trocar dados confidenciais ou pessoais em um e-mail e não escreva sobre algo que você ou o assunto do seu e-mail não queira que seu escritório veja em um outdoor.
Sempre que possível, envie más notícias
Pessoalmente, cara. Isso ajuda você a se conectar com simpatia, compaixão e empatia e a fazer as pazes.
Se sua postagem for interpretada de maneira errada.
2. Permita o uso justo das linhas do assunto
A manchete do jornal tem duas funções: chama a atenção e resume o artigo para que você decida se deve lê-lo ou não. Espera-se que a linha de assunto do seu e-mail faça a mesma coisa.
É mais provável que uma linha de assunto em branco seja ignorada ou rejeitada como spam, portanto, sempre use alguns termos bem escolhidos para informar ao destinatário do que se trata o e-mail.
Você pode adicionar uma data na linha de assunto se sua mensagem fizer parte de uma série diária de e-mails, como uma atualização semanal do projeto. Para uma mensagem que precisa ser respondida, você também pode adicionar um apelo à ação, como “Responda até 7 de novembro”.
As informações mais valiosas são fornecidas por um assunto bem escrito como o abaixo, sem que o destinatário precise abrir um e-mail. Isso funciona como um lembrete que lembra os destinatários da sua reunião sempre que eles acessam a caixa de entrada.
3. Mantenha suas mensagens transparentes e breves
Os e-mails, assim como as cartas comerciais convencionais, devem ser diretos e concisos. Mantenha suas frases um pouco breves e diretas. O corpo do e-mail deve ser direto e descritivo e incluir todas as informações relevantes. Por favor, veja nossa postagem sobre habilidades de escrita.
Ao contrário das cartas convencionais, porém, não custa mais do que apenas uma para enviar alguns e-mails. Portanto, se você precisar conversar com alguém sobre diversos assuntos diferentes, considere escrever um e-mail separado para cada um deles. Isto torna a sua mensagem mais simples e ajuda o seu correspondente a responder a um tópico de cada vez.
É essencial encontrar o equilíbrio aqui. Você não quer bombardear ninguém com cartas e faz sentido combinar vários pontos semelhantes em um texto. Quando isso acontecer, mantenha a calma com parágrafos numerados ou marcadores e considere “fragmentar”.
Detalhes em unidades pequenas e bem organizadas para facilitar a digestão.
Lembre-se também de que Mônica declarou o que queria que Jackie fizesse (neste caso, alterasse o relatório). Se você tornar mais fácil para as pessoas verem o que você deseja, há uma chance maior de que elas lhe dêem isso.
4. Seja político
As pessoas também presumem que os e-mails devem ser menos formais do que os convencionais. Mas as mensagens que você envia são resultado do seu profissionalismo.
Princípios e atenção aos detalhes, de modo que é necessário um certo grau de formalidade.
Se você não tem uma amizade decente com outras pessoas, evite linguagem casual, gírias, jargões e abreviações incorretas. Os emoticons podem ser úteis para explicar o que você quer dizer, mas é melhor usá-los apenas para pessoas que você conhece bem.
Encerre sua mensagem com as palavras “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou Tudo de bom”, dependendo da situação.
Os destinatários podem decidir imprimir e trocar e-mails com outras pessoas, portanto, seja sempre respeitoso.
5. Verifique o seu tom
Quando conhecemos pessoas cara a cara, usamos a linguagem corporal da outra pessoa.
, tom de voz e expressões faciais para determinar como eles se sentem. O e-mail nos rouba esse conhecimento, o que significa que não podemos dizer quando as pessoas entenderam mal nossas mensagens.
Sua escolha de vocabulário, comprimento da frase, pontuação e letras maiúsculas podem ser facilmente mal interpretadas sem sinais visuais e sonoros. No primeiro exemplo abaixo, Emma pode presumir que Harry está chateado ou com raiva, mas na verdade ele se sente bem.