Det är lätt att se hur smartphones och internet kan orsaka distraktioner på arbetsplatsen. Dessa verktyg – och teknik i allmänhet – är dock inte utan meriter.
När de används på rätt sätt kan de hjälpa ditt företag att enkelt och snabbt uppnå sina mål.
På ITS har vi hjälpt hundratals företag att få ut det mesta av tekniken för att förbättra deras teams prestanda. Den här artikeln kommer att titta på sex sätt som moderna enheter och applikationer kan öka effektiviteten och produktiviteten på arbetsplatsen.
Automatisera och standardisera arbetsflöden och processer
Många framgångsrika företag använder applikationer för att förenkla komplexa arbetsflöden och processer. De har funktioner som gör repetitiva och tidskrävande uppgifter enklare. Detta inkluderar uppgifter som att samla in och sortera information och betala räkningar.
Det finns många verktyg för affärsautomatisering där ute som kan hjälpa till med allt från marknadsföring till drift.
HubSpot, till exempel, är en plattform för hantering av kundrelationer, försäljning och marknadsföring som centraliserar och organiserar kundinformation och dagliga kundinteraktioner. Det gör det möjligt för företag att interagera med potentiella kunder. För dem skapar appen en unik, personlig upplevelse. Detta kan så småningom övertala dem att vidta den näst bästa åtgärden.
Rippling är en personalhanteringsprogramvara som låter HR hantera löner, förmåner, enheter, appar och mer från en enda plattform.
Att överföra repetitiva och monotona uppgifter till kraftfulla datorer ökar produktiviteten. Det minskar också risken för mänskliga fel. Genom att låta tekniken göra det tunga lyftet frigörs dessutom din tid och dina anställdas tid så att de kan arbeta med viktiga affärsuppgifter och tjäna pengar.
Håller kommunikationslinjerna öppna
De nya normala, moln- och mobilteknikerna kommer att bli allt viktigare i takt med att distansarbete blir. De hjälper till att se till att arbetare som arbetar hemifrån har de resurser de behöver för att hålla kontakten och vara produktiva.
Du kan komma till viktiga affärsappar direkt och få kontakt med dina anställda, partners och kunder med molnet.
En molnbaserad lösning, som ett telefonsystem med Voice over Internet Protocol, låter användare ringa och ta emot telefonsamtal över internet. Detta är användbart för fjärrarbetsmiljöer. Det gör det enklare för anställda att kommunicera med kollegor och kunder utan att behöva hantera traditionella telefonsystem.
Samtidigt kan kommunikations- och samarbetsplattformar som Slack, G Suite och Microsoft Teams tillåta dina fjärrteam att samarbeta även när de är geografiskt åtskilda. Applikationer som Zoom och Google Meet gör det enklare att ha interaktiva virtuella möten samtidigt som de är väldigt produktiva.
Som ett centralt arkiv för processer gör SharePoint det möjligt för användare att säkert dela och hantera innehåll med kollegor både inom och utanför organisationen. Det faktum att SharePoint integreras med Microsoft Teams är fantastiskt. Den kan också synkronisera mellan PC, Mac och mobila enheter, vilket gör dokumentation och presentationssamarbete enklare. Å andra sidan gör Confluence det enkelt för människor att skapa och dela allt från kvartalsvisa planeringsdokument till bloggar om att anställa nya medarbetare, allt på ett ställe.
Möjliggör bättre strategisk planering och tidshantering.
Rätt tidsplanering ser till att du och dina anställda får ut det mesta av din arbetsdag. Kalender- och schemaläggningsappar, som Google Kalender, integreras med praktiskt taget alla typer av produktivitetsappar. De är också lätt tillgängliga på alla enheter. Planera helt enkelt dina uppgifter och gör ditt bästa för att slutföra dem inom de tidsramar du har ställt in. Att ställa in påminnelser kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår och utveckla goda vanor.
Du kan också använda tidspårningsprogram som tid läkare för att övervaka framstegen och tempot för dina fjärranställda. Detta gör att de kan bli mer medvetna om hur de spenderar sina dagar och hur mycket produktiv tid de ägnar regelbundet. Detta kan hjälpa dem att ta reda på vilka uppgifter som kräver mindre eller mer arbete, vilket kan hjälpa dem att bli mer effektiva.
Det gör det lättare att sätta upp och uppfylla mål.
När du läser framgångsberättelser om kända personer kommer du att märka en slående likhet: de hade alla en vision och en stark önskan att uppnå den. Många hade också välorganiserade och detaljerade handlingsplaner för att nå specifika mål. Målsättning har mycket kraft, och teknik kan hjälpa dig att skapa och hålla fast vid din egen framgångsritning.
Du kan spela in mål och ställa in dagliga vecko- och månadspåminnelser med vanliga smartphonefunktioner som en att göra-lista och påminnelseappar. Detta kan hjälpa dig att sätta prioriteringar och hantera ditt schema. Det finns dock målspårningsappar tillgängliga, som Strides. Appen kan hjälpa till att hålla fokus på dina mål genom att tillhandahålla diagram och påminnelser för att säkerställa att de uppnås.
Det gör det lättare att koncentrera sig
Eftersom tekniken kan hantera många andra uppgifter kommer ditt team att kunna fokusera mer och arbeta under längre tid. Detta gör att de kan bli mer produktiva. Som ett resultat är det avgörande att välja rätt teknik för att komplettera dina befintliga affärsprocesser, arbetsflöden och kultur. Detta kan innebära att man inte använder de senaste produktivitetsverktygen och apparna till förmån för mer etablerad teknik.
Uppmuntrar fortbildning
Att investera i dina anställdas utveckling är avgörande för att skapa den drivkraft, kreativitet och framsynthet som krävs för att ligga före konkurrenterna. Anställda kan få befogenhet att föra fram sina kunskaper, färdigheter och talanger genom att använda ett lärandehanteringssystem. Det kan fungera som ett arkiv för utbildningsmaterial och certifieringar. Detta gör att de kan komma med nya idéer och lösningar som kommer att vara mest fördelaktiga för ditt företag och kunder.
Letar du efter sätt att öka din produktivitet med teknik?
Tekniken har förmågan att antingen hindra eller avsevärt förbättra produktiviteten. Allt handlar om att göra det bästa av det du har. Svårigheten kommer från att omsätta det i handling på ett sätt som kommer att gynna ditt lags prestation.