Ang karaniwang manggagawa sa opisina ay tumatanggap ng humigit-kumulang 80 email bawat araw. Sa dami ng mail, ang mga indibidwal na mensahe ay madaling makaligtaan. Sundin ang mga pangunahing panuntunang ito upang tandaan at kumilos sa iyong mga email.
- Huwag mag-overcommunicate sa pamamagitan ng email.
- Gamitin nang patas ang mga linya ng paksa.
- Panatilihing diretso at maikli ang iyong mga mensahe.
- Maging magalang.
- Suriin ang tunog.
- Pagwawasto.
1. Huwag mag-overcommunicate sa pamamagitan ng email
Ang isa sa pinakamahalagang pinagmumulan ng stress sa trabaho ay ang dami ng mga email na nakukuha ng mga tao. Kaya bago ka magsimulang magsulat ng isang email, tanungin ang iyong sarili, "Kailangan ba ito?"
Bilang bahagi nito, maaari mong gamitin ang iyong telepono o IM upang ayusin ang mga problema na malamang na nangangailangan ng pabalik-balik na pag-uusap. Gamitin ang aming Tool sa Paghahanda ng Pakikipag-ugnayan
Tukuyin ang mga platform na perpektong angkop para sa iba't ibang uri ng komunikasyon.
Gayundin, ang email ay hindi kasing ligtas gaya ng gusto mo, lalo na't ang mga tao ay maaaring magpadala ng mga email nang hindi nababahala tungkol sa pagtanggal ng kasaysayan ng pag-uusap. Iwasang makipagpalitan ng mga kumpidensyal o personal na detalye sa isang email, at huwag magsulat tungkol sa isang bagay na ikaw o ang paksa ng iyong email, ay hindi gustong makita ng iyong opisina sa isang billboard.
Hangga't maaari, magpadala ng masamang balita
Sa personal, lalaki. Makakatulong ito sa iyo na kumonekta sa simpatiya, pakikiramay, at empatiya, at upang gumawa ng mga pagbabago.
Kung ang iyong post ay kinuha sa maling paraan.
2. Payagan ang patas na paggamit ng mga linya ng paksa
Ang pamagat ng pahayagan ay may dalawang tungkulin: ito ay nakakakuha ng iyong pansin at nagbubuod ng artikulo upang matukoy mo kung babasahin ito o hindi. Ang linya ng paksa ng iyong email ay inaasahang gagawa ng parehong bagay.
Ang isang blangkong linya ng paksa ay mas malamang na hindi papansinin o tanggihan bilang spam, kaya laging gumamit ng ilang napiling termino para ipaalam sa tatanggap kung tungkol saan ang email.
Maaaring gusto mong magdagdag ng petsa sa linya ng paksa kung ang iyong mensahe ay isa sa araw-araw na serye ng mga email, gaya ng lingguhang pag-update ng proyekto. Para sa isang mensaheng kailangang sagutin, maaari ka ring magdagdag ng tawag para sa pagkilos, gaya ng “Paki-reply bago ang Nobyembre 7.”
Ang pinakamahalagang impormasyon ay ibinibigay ng isang mahusay na pagkakasulat na linya ng paksa tulad ng nasa ibaba, nang hindi man lang kailangan ng tatanggap na magbukas ng email. Nagsisilbi itong paalala na nagpapaalala sa mga tatanggap ng iyong pulong sa tuwing titingin sila sa kanilang inbox.
3. Panatilihing malinaw at maikli ang iyong mga mensahe
Ang mga email, tulad ng mga nakasanayang liham ng negosyo, ay dapat na diretso at maigsi. Panatilihing maikli at diretso ang iyong mga pangungusap. Ang katawan ng email ay dapat na direkta at naglalarawan at dapat isama ang lahat ng nauugnay na impormasyon. Mangyaring tingnan ang aming post sa mga kasanayan sa pagsulat.
Hindi tulad ng mga nakasanayang liham, gayunpaman, hindi ito nagkakahalaga ng higit sa isa lamang upang magpadala ng ilang mga email. Kaya kung kailangan mong makipag-usap sa isang tao sa iba't ibang mga paksa, isaalang-alang ang pagsulat ng isang hiwalay na email para sa bawat isa sa kanila. Ginagawa nitong mas simple ang iyong mensahe at tinutulungan ang iyong tagapagbalita na tumugon sa isang paksa sa isang pagkakataon.
Mahalagang mahanap ang balanse dito mismo. Hindi mo gustong bombahin ang sinuman gamit ang mga titik, at makatuwirang pagsamahin ang iba't ibang magkakatulad na punto sa isang teksto. Kapag nangyari ito, panatilihin itong madali gamit ang mga may bilang na talata o bullet point, at isaalang-alang ang "chunking."
Mga detalye sa maliliit at maayos na mga unit para mapadali ang pagtunaw.
Tandaan din, na sinabi ni Monica kung ano ang gusto niyang gawin ni Jackie (sa kasong ito, amyendahan ang ulat). Kung gagawin mong madali para sa mga tao na makita kung ano ang gusto mo, mas malaki ang pagkakataong ibigay nila ito sa iyo.
4. Maging Pulitika
Ipinapalagay din ng mga tao na ang mga email ay dapat na hindi gaanong pormal kaysa sa mga nakasanayan. Ngunit ang mga mensahe na iyong ipinadala ay resulta ng iyong propesyonalismo.
Mga prinsipyo at atensyon sa detalye, na nangangailangan ng isang tiyak na antas ng pormalidad.
Kung wala kang disenteng pakikipagkaibigan sa iba, iwasan ang kaswal na pananalita, slang, jargon, at maling mga pagdadaglat. Maaaring maging kapaki-pakinabang ang mga emoticon upang ipaliwanag ang iyong kahulugan, ngunit pinakamainam na gamitin lamang ang mga ito para sa mga taong lubos mong kilala.
Isara ang iyong mensahe sa mga salitang "Pagbati," "Taos-puso," o All the best," depende sa sitwasyon.
Maaaring magpasya ang mga tatanggap na mag-print at makipagpalitan ng mga email sa iba, kaya palaging maging magalang.
5. Suriin ang iyong tono
Kapag nakaharap natin ang mga tao, ginagamit natin ang wika ng katawan ng kausap.
, tono ng boses, at mga ekspresyon ng mukha upang matukoy kung ano ang kanilang nararamdaman. Inaagaw sa amin ng email ang kaalamang ito, na nangangahulugang hindi namin masasabi kung mali ang pagkaunawa ng mga tao sa aming mga mensahe.
Ang iyong pagpili sa bokabularyo, haba ng pangungusap, bantas, at capitalization ay madaling ma-misinterpret nang walang nakikita at naririnig na mga pahiwatig. Sa unang halimbawa sa ibaba, maaaring ipagpalagay ni Emma na si Harry ay nagagalit o nagagalit, ngunit sa katunayan, maayos ang kanyang pakiramdam.