Типовий офісний працівник отримує близько 80 електронних листів на день. З такою кількістю листів окремі повідомлення можна легко пропустити. Дотримуйтеся цих основних правил, щоб враховувати свої електронні листи та діяти з ними.
- Не надто спілкуйтеся електронною поштою.
- Добросовісно використовуйте лінії теми.
- Нехай ваші повідомлення будуть ясними та короткими.
- Будь чемним.
- Перевірте звук.
- Коректура.
1. Не надто спілкуйтеся електронною поштою
Одне з найважливіших джерел стресу на роботі – величезна кількість електронних листів, які люди отримують. Тож перш ніж почати писати електронний лист, запитайте себе: «Чи потрібно це?»
У рамках цього ви можете використовувати свій телефон або миттєві повідомлення для вирішення проблем, які, ймовірно, потребуватимуть певної бесіди. Скористайтеся нашим інструментом підготовки до участі
Визначте платформи, які ідеально підходять для різних типів комунікацій.
Крім того, електронна пошта не така безпечна, як хотілося б, особливо тому, що люди можуть надсилати електронні листи, не турбуючись про видалення історії розмов. Уникайте обміну конфіденційними чи особистими даними в електронному листі та не пишіть про те, що ви або тему вашого електронного листа, не бажайте, щоб ваш офіс бачив на рекламному щиті.
По можливості надсилайте погані новини
Особисто, хлопець. Це допоможе вам виявити симпатію, співчуття та емпатію та загладити провину.
Якщо ваша публікація сприйнята неправильно.
2. Дозвольте добросовісне використання ліній теми
Газетний заголовок виконує дві функції: він привертає вашу увагу та підсумовує статтю, щоб ви могли визначити, читати її чи ні. Очікується, що рядок теми вашого електронного листа буде робити те саме.
Порожній рядок теми, швидше за все, буде проігнорований або відхилений як спам, тому завжди використовуйте кілька добре підібраних термінів, щоб повідомити одержувачу, про що йдеться в листі.
Ви можете додати дату в рядок теми, якщо ваше повідомлення належить до серії щоденних електронних листів, як-от щотижневе оновлення проекту. Для повідомлення, на яке потрібно відповісти, ви також можете додати заклик до дії, наприклад «Будь ласка, дайте відповідь до 7 листопада».
Найціннішу інформацію надає добре написана тема, як наведена нижче, одержувачу навіть не потрібно відкривати електронний лист. Це діє як нагадування, яке нагадує одержувачам про вашу зустріч кожного разу, коли вони переглядають свою папку «Вхідні».
3. Зберігайте свої повідомлення прозорими та короткими
Електронні листи, як і звичайні ділові листи, мають бути ясними та лаконічними. Нехай ваші пропозиції будуть трохи короткими та по суті. Тіло електронного листа має бути прямим, описовим і містити всю відповідну інформацію. Перегляньте нашу публікацію про навички письма.
Однак, на відміну від звичайних листів, надсилання кількох електронних листів коштує не більше, ніж лише одне. Тому, якщо вам потрібно поговорити з кимось на різні теми, подумайте про те, щоб написати окремий електронний лист для кожного з них. Це спростить ваше повідомлення та допоможе вашому кореспонденту відповідати на одну тему за раз.
Тут важливо знайти баланс. Ви не хочете нікого бомбити листами, і має сенс об’єднати безліч схожих моментів в одному тексті. Коли це трапиться, зробіть це легше, пронумерувавши абзаци або маркери, і подумайте про «розбиття».
Подробиці про невеликі, добре організовані одиниці для полегшення травлення.
Також пам’ятайте, що Моніка заявила, що вона хоче від Джекі (у цьому випадку внести зміни до звіту). Якщо ви полегшите людям бачити те, що ви хочете, є більше шансів, що вони дадуть вам це.
4. Будьте політичними
Люди також вважають, що електронні листи мають бути менш формальними, ніж звичайні. Але повідомлення, які ви надсилаєте, є результатом вашого професіоналізму.
Принципи та увага до деталей, що вимагає певної формальності.
Якщо у вас немає гідної дружби з іншими, уникайте невимушеної мови, сленгу, жаргону та неправильних скорочень. Смайли можуть бути корисними, щоб пояснити ваше значення, але найкраще використовувати їх лише для людей, яких ви добре знаєте.
Завершіть повідомлення словами «З повагою», «З повагою» або «Всього найкращого», залежно від ситуації.
Одержувачі можуть вирішувати друкувати та обмінюватися електронними листами з іншими, тому завжди будьте поважні.
5. Перевірте свій тон
Коли ми зустрічаємося з людьми віч-на-віч, ми використовуємо мову тіла іншої людини.
, тон голосу та вираз обличчя, щоб визначити, що вони відчувають. Електронна пошта позбавляє нас цих знань, а це означає, що ми не можемо сказати, коли люди неправильно зрозуміли наші повідомлення.
Ваш словниковий запас, довжину речення, пунктуацію та використання великих літер можна легко неправильно витлумачити без візуальних і звукових підказок. У першому прикладі нижче Емма може припустити, що Гаррі засмучений або злий, але насправді він почувається добре.