'Phương pháp làm việc mới' và sự nhanh nhẹn, hoạt bát là điều khó có thể tưởng tượng được trong khu vườn văn phòng hiện đại. Điều đầu tiên hứa hẹn với chúng tôi sự linh hoạt về địa điểm và thời gian làm việc. Thứ hai mang chúng ta đến với nhau nhiều hơn vào những thời điểm cố định. Vì vậy, hai xu hướng không phải lúc nào cũng đi đôi với nhau. Thực tế ảo sẽ giúp chúng ta điều này. Trong bài viết này, chúng tôi cho bạn biết làm thế nào.
'Cách làm việc mới.' Trong những năm gần đây, nó ngày càng được nhiều công ty chấp nhận. Hầu hết các nhà tư tưởng ngày nay đều có một chiếc máy tính xách tay để họ có thể thực hiện công việc của mình hầu như ở mọi nơi và mọi lúc. Ở nhà, tại văn phòng hoặc chi nhánh khác của công ty, mọi thứ đều có thể xảy ra. Chúng tôi linh hoạt hơn rất nhiều về thời gian và địa điểm thực hiện công việc của mình.
Mặt khác, chúng ta cũng thấy rằng Agile và Scrum không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc CNTT. Trong phạm vi suy nghĩ này, chúng tôi thấy rằng mọi người ngày càng làm việc cùng nhau thường xuyên hơn trong các dự án và sản phẩm.
Sự kết hợp của những xu hướng này đảm bảo rằng chúng ta bị thu hút bởi cả hai phía. Một mặt, chúng ta phải và muốn linh hoạt về địa điểm và thời gian làm việc. Mặt khác, chúng tôi dự kiến sẽ làm việc tích cực cùng nhau ngay tại chỗ. Đây có thể là một thách thức, đặc biệt nếu các thành viên trong nhóm sống rải rác ở các địa điểm khác nhau ở quốc gia (bên ngoài). Việc tính đến ai, khi nào và ở đâu ngày càng trở nên khó khăn.
Phương tiện hiện tại không phải lúc nào cũng lý tưởng.
Để giải quyết thách thức này, một kho chương trình và công cụ đã sẵn sàng. Đặc biệt Skype đã trở thành một ứng dụng thường xuyên ở các công ty lớn hơn. Tất cả những ai đã từng tham gia một cuộc họp Skype (với hơn 10 người tham gia) đều biết cảm giác thất vọng.
Do sự chậm trễ trong lời nói và thiếu giao tiếp phi ngôn ngữ, nó không phải lúc nào cũng hoạt động tốt. Chúng tôi cũng không tìm thấy sự cộng tác trực tiếp thông qua hội nghị truyền hình với phiên làm việc ngoài đời thực (IRL).
Chúng ta bỏ lỡ những công cụ lỗi thời, chẳng hạn như một tờ A4 đơn giản với một cây bút hoặc một chồng giấy nhớ. Chúng tôi đã chứng kiến những bước phát triển xung quanh thực tế ảo (VR) và chủ yếu nghĩ: “Trời…”
Làm việc cùng nhau trong VR
VR cho phép bạn làm việc cùng với những người khác trong cùng một không gian ảo từ – ví dụ: phòng khách của bạn. Trong buổi biểu diễn của chúng tôi, bạn sẽ tìm thấy những công cụ tương tự trong phòng đó mà bạn cũng gặp trong phòng họp tiêu chuẩn. Có bảng trắng và bút đánh dấu để vẽ và viết, dán giấy để nhận xét về tài liệu, bài thuyết trình tương tác, bảng Kanban với thông tin tổng quan về các dự án hiện tại và báo cáo mà cả hai cùng thực hiện.
VR thậm chí có thể tiến xa hơn một bước so với phòng họp thông thường. Với sự trợ giúp của tất cả các loại công cụ, các vật thể 3D có thể được cùng nhau thiết kế, tháo dỡ và điều chỉnh. Các vấn đề trừu tượng, chẳng hạn như quy trình và cấu trúc dữ liệu phức tạp, cũng được chuyển đổi thành bản đồ 3D, sau đó được xem và chỉnh sửa bằng VR.
Để có thể gặp gỡ trong VR, rõ ràng bạn cần có kính VR nhưng cũng cần có một chương trình để gặp gỡ. Bạn có thể nhờ một nhà phát triển CNTT xây dựng một kế hoạch như vậy hoặc bạn sử dụng các chương trình hiện có. Trong thí điểm của chúng tôi, chúng tôi đã chọn cái sau.
Khi đánh giá các chương trình, chúng tôi đã tính đến những điều sau:
- Nền tảng thân thiện với người dùng như thế nào? Hoạt động và điều hướng có tự nhiên hay mọi hành động đều giống như một cuộc đấu tranh lớn?
- Bạn có thể làm những việc trên nền tảng mà bạn có thể làm trong cuộc họp IRL không? Ví dụ:
- Bạn có thể thuyết trình bằng PowerPoint hoặc Prezi không?
- Bạn có thể mở tài liệu và sử dụng chúng cùng nhau một cách hiệu quả không?
- Các công cụ lập kế hoạch như Kanban hoặc bảng hiệu scrum có sẵn trên nền tảng không?
- Sự tương tác có bổ sung thêm điều gì không?
- Các avatar không làm mất tập trung vào sự tương tác?
- Hình đại diện của bạn có bắt chước khi bạn nói chuyện dựa trên ngữ điệu của bạn không?
- Có dễ dàng để thể hiện một cái gì đó rõ ràng bằng tay của bạn?
- Nền tảng có bổ sung thêm gì không?
- Bạn có thể vẽ hoặc xây dựng ở chế độ 3D không?
- Bạn có thể mô phỏng các môi trường khác, kể cả những môi trường chưa tồn tại (chẳng hạn như một tòa nhà mới) không?
Chương trình phù hợp
Theo tiêu chí trên, chúng tôi đã thử nghiệm mười chương trình khác nhau. Đây dường như không phải là một chương trình được yêu thích tuyệt đối: không có chương trình nào là toàn diện. Tuy nhiên, chúng tôi đã tìm thấy ba chương trình phù hợp với trường hợp sử dụng cụ thể của riêng chúng. Các nền tảng này là Facebook Spaces, vTime và rumii.
Tư vấn và thuyết trình (nền tảng: rumii)
Rumii là một nền tảng lý tưởng để tư vấn và trình bày. Giao tiếp bằng giọng nói và trình bày tài liệu cũng như PowerPoint hoạt động tốt. Ngoài ra, các công cụ scrum, chẳng hạn như CHUYẾN DU LỊCH, có sẵn trên nền tảng này. Bạn đã có thể bắt đầu với điều này.
Cũng có những tiêu cực. Tài liệu có thể được chỉnh sửa trên nền tảng, nhưng điều này bất tiện và chậm chạp. Thực tế làm việc cùng nhau về 'thứ gì đó' chỉ giới hạn ở khả năng vẽ trên bảng trắng. Các bản vẽ đã được thực hiện chưa thể được lưu lại.
Tuy nhiên, Rumii vẫn đang trong giai đoạn phát triển ban đầu. Với tham vọng của các nhà phát triển, rumii dự kiến sẽ phát triển thành một nền tảng tuyệt vời để cộng tác, trình bày và tư vấn.
Tư vấn và phát trực tuyến (nền tảng: Facebook Spaces)
Facebook Spaces không phải là nền tảng chính thức nhất. Nhưng những gì nó làm thì tốt. Nền tảng này tập trung chắc chắn vào giao tiếp nhưng ở mức độ thấp hơn là hợp tác. Nó rất thân thiện với người dùng, nó cung cấp một số tùy chọn tốt để chia sẻ phiên với người khác.
Nó cũng tốt với các chức năng đa nền tảng. Thật không may, việc chỉnh sửa hoặc trình bày tài liệu hoặc đối tượng ít hữu ích hơn rất nhiều. Với chức năng beta, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình nhưng chúng tôi vẫn thấy nó khá cồng kềnh.
Một hạn chế đáng kể là việc có hồ sơ Facebook là điều kiện tiên quyết để làm việc với nền tảng này. Với một ứng dụng quy mô lớn, điều này có thể gây ra sự cố vì Facebook thường được sử dụng ở chế độ riêng tư (và do đó không dành cho công việc).
Cuộc trò chuyện, ghi âm và phát sóng (nền tảng: vTime)
vTime tương tự như Facebook Spaces về nhiều mặt. Nó chủ yếu tập trung vào giao tiếp và cũng có phần hạn chế về tính năng. Đặc biệt là 1. đặc điểm giống doanh nghiệp hơn một chút và 2. khả năng ghi lại các phiên VR (điều này sẽ sớm ra mắt). Điều này cho phép các cuộc họp diễn ra trong một công ty nhỏ được hiển thị cho nhiều đối tượng hơn cả trực tiếp và sau đó.
Tương lai hợp tác trong lĩnh vực VR
Cuộc thí điểm về các cuộc họp trong không gian ảo này bắt đầu với ý tưởng rằng VR có thể là bước tiếp theo trong Cách làm việc mới. Liệu điều đó có xảy ra không? Vẫn còn quá sớm đối với chúng tôi, nhưng chúng tôi chắc chắn không loại trừ khả năng này. Hiện tại, chúng tôi thấy rằng VR hoạt động tốt trong các trường hợp sử dụng cụ thể, nhưng các nền tảng hiện tại vẫn chưa sẵn sàng để sử dụng trên quy mô lớn. Đặc biệt là việc chỉnh sửa tài liệu trong VR còn nhiều điều chưa được mong muốn và khiến cho thao tác khác thường trở nên rắc rối hơn là gặp mặt trực tiếp.
Điều đó nói lên rằng: sự phát triển xung quanh việc hợp tác trong lĩnh vực VR đang diễn ra nhanh chóng. Ngày càng có nhiều nền tảng có sẵn với chức năng ngày càng tăng và thân thiện với người dùng. Khả năng lớn là những ứng dụng này sẽ không chỉ trở nên tốt hơn mà còn rẻ hơn và do đó dễ tiếp cận hơn trong tương lai!
Tóm lại: cuộc họp trong VR vẫn còn ở giai đoạn sơ khai, nhưng chúng ta rất nóng lòng chờ đợi sự phát triển này trưởng thành!