सामान्य कार्यालय कर्मचारी को प्रतिदिन लगभग 80 ईमेल प्राप्त होते हैं। मेल की इतनी मात्रा के साथ, व्यक्तिगत संदेश आसानी से छूट सकते हैं। अपने ईमेल को नोट करने और उस पर कार्रवाई करने के लिए इन बुनियादी नियमों का पालन करें।
- ईमेल के ज़रिए ज़्यादा संवाद न करें.
- विषय की पंक्तियों का उचित प्रयोग करें।
- अपने संदेश सीधे और संक्षिप्त रखें.
- विनम्र रहें.
- ध्वनि की जाँच करें.
- प्रूफरीडिंग।
1. ईमेल के ज़रिए ज़्यादा बातचीत न करें
काम पर तनाव के सबसे महत्वपूर्ण स्रोतों में से एक लोगों को मिलने वाली बड़ी संख्या में ईमेल हैं। इसलिए इससे पहले कि आप ईमेल लिखना शुरू करें, अपने आप से पूछें, "क्या यह आवश्यक है?"
इसके भाग के रूप में, आप उन समस्याओं को ठीक करने के लिए अपने फ़ोन या IM का उपयोग कर सकते हैं जिनके लिए आगे-पीछे की बातचीत की आवश्यकता हो सकती है। हमारे सगाई तैयारी उपकरण का उपयोग करें
उन प्लेटफार्मों की पहचान करें जो विभिन्न प्रकार के संचार के लिए आदर्श रूप से उपयुक्त हैं।
साथ ही, ईमेल उतना सुरक्षित नहीं है जितना आप चाहेंगे, खासकर इसलिए क्योंकि लोग बातचीत के इतिहास को हटाने की चिंता किए बिना ईमेल भेज सकते हैं। ईमेल में गोपनीय या व्यक्तिगत विवरण का आदान-प्रदान करने से बचें, और ऐसी किसी चीज़ के बारे में न लिखें जिसे आप या आपके ईमेल का विषय, नहीं चाहते कि आपका कार्यालय किसी बिलबोर्ड पर देखे।
जब भी संभव हो, बुरी ख़बरें भेजें
व्यक्तिगत रूप से, लड़का। यह आपको सहानुभूति, करुणा और समानुभूति से जुड़ने और सुधार करने में मदद करता है।
अगर आपकी पोस्ट को गलत तरीके से लिया जाता है.
2. विषय की पंक्तियों के उचित उपयोग की अनुमति दें
अखबार के शीर्षक के दो कार्य हैं: यह आपका ध्यान आकर्षित करता है और लेख का सारांश देता है ताकि आप यह निर्धारित कर सकें कि इसे पढ़ना चाहिए या नहीं। आपके ईमेल की विषय पंक्ति से भी यही काम करने की अपेक्षा की जाती है।
एक रिक्त विषय पंक्ति को अनदेखा किए जाने या स्पैम के रूप में अस्वीकार किए जाने की अधिक संभावना है, इसलिए प्राप्तकर्ता को यह सूचित करने के लिए कि ईमेल किस बारे में है, हमेशा कुछ अच्छी तरह से चुने गए शब्दों का उपयोग करें।
यदि आपका संदेश ईमेल की दैनिक श्रृंखला में से एक है, जैसे कि साप्ताहिक प्रोजेक्ट अपडेट, तो आप विषय पंक्ति पर एक तारीख जोड़ना चाह सकते हैं। जिस संदेश का उत्तर देने की आवश्यकता है, उसके लिए आप कार्रवाई के लिए कॉल भी जोड़ना चाह सकते हैं, जैसे "कृपया 7 नवंबर तक उत्तर दें।"
सबसे मूल्यवान जानकारी नीचे दी गई जैसी अच्छी तरह से लिखी गई विषय पंक्ति द्वारा प्रदान की जाती है, प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने की भी आवश्यकता नहीं होती है। यह एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है जो प्राप्तकर्ताओं को हर बार जब वे अपना इनबॉक्स देखते हैं तो आपकी मीटिंग की याद दिलाते हैं।
3. अपने संदेशों को पारदर्शी और संक्षिप्त रखें
ईमेल, पारंपरिक व्यावसायिक पत्रों की तरह, सीधे और संक्षिप्त होने चाहिए। अपने वाक्यों को थोड़ा संक्षिप्त और सटीक रखें। ईमेल का मुख्य भाग प्रत्यक्ष और वर्णनात्मक होना चाहिए और इसमें सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल होनी चाहिए। कृपया लेखन कौशल पर हमारी पोस्ट देखें।
हालाँकि, पारंपरिक पत्रों के विपरीत, कुछ ईमेल भेजने में केवल एक से अधिक खर्च नहीं होता है। इसलिए यदि आपको विभिन्न विषयों पर किसी से बात करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग ईमेल लिखने पर विचार करें। यह आपके संदेश को सरल बनाता है और आपके संवाददाता को एक समय में एक विषय का उत्तर देने में मदद करता है।
यहीं संतुलन खोजना आवश्यक है। आप किसी पर भी अक्षरों का बोझ नहीं डालना चाहते, और विभिन्न समान बिंदुओं को एक पाठ में संयोजित करना समझ में आता है। जब ऐसा होता है, तो इसे क्रमांकित अनुच्छेदों या बुलेट बिंदुओं के साथ आसान रखें, और "खंडन" पर विचार करें।
पाचन को आसान बनाने के लिए छोटी, सुव्यवस्थित इकाइयों का विवरण।
यह भी याद रखें कि मोनिका ने वही कहा जो वह जैकी से करवाना चाहती थी (इस मामले में, रिपोर्ट में संशोधन करें)। यदि आप लोगों के लिए यह देखना आसान बनाते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो इस बात की बेहतर संभावना है कि वे आपको यह देंगे।
4. राजनीतिक बनें
लोग यह भी मानते हैं कि ईमेल पारंपरिक ईमेल की तुलना में कम औपचारिक होने चाहिए। लेकिन आपके द्वारा भेजे गए संदेश आपकी व्यावसायिकता का परिणाम हैं।
सिद्धांत और विवरण पर ध्यान, ऐसे कि कुछ हद तक औपचारिकता की आवश्यकता होती है।
यदि आपकी दूसरों के साथ अच्छी दोस्ती नहीं है, तो आकस्मिक भाषा, कठबोली भाषा, शब्दजाल और गलत संक्षिप्ताक्षरों से बचें। इमोटिकॉन्स आपके अर्थ को समझाने में उपयोगी हो सकते हैं, लेकिन उनका उपयोग केवल उन लोगों के लिए करना सबसे अच्छा है जिन्हें आप अच्छी तरह से जानते हैं।
स्थिति के आधार पर अपने संदेश को "सादर," "ईमानदारी से आपका," या शुभकामनाएं, शब्दों के साथ बंद करें।
प्राप्तकर्ता दूसरों के साथ ईमेल प्रिंट करने और आदान-प्रदान करने का निर्णय ले सकते हैं, इसलिए हमेशा सम्मानजनक रहें।
5. अपना लहजा जांचें
जब हम लोगों से आमने-सामने मिलते हैं तो हम सामने वाले की शारीरिक भाषा का इस्तेमाल करते हैं।
, स्वर स्वर और चेहरे के भाव यह निर्धारित करने के लिए कि वे कैसा महसूस करते हैं। ईमेल हमसे यह ज्ञान छीन लेता है, जिसका अर्थ है कि हम यह नहीं कह सकते कि कब लोगों ने हमारे संदेशों को गलत समझा है।
दृश्य और श्रव्य संकेतों के बिना आपकी शब्दावली की पसंद, वाक्य की लंबाई, विराम चिह्न और पूंजीकरण की आसानी से गलत व्याख्या की जा सकती है। नीचे दिए गए पहले उदाहरण में, एम्मा मान सकती है कि हैरी परेशान या क्रोधित है, लेकिन वास्तव में, वह ठीक महसूस करता है।